Mikä on visuaalinen puheposti? Opas moderneille yrityksille

Lopetat palvelukutsun, vilkaiset puhelinta ja näet puhepostiviestin ilmoituksen. Se voi olla tukkeutunut pääviemäri, ilmanvaihtohäiriö tai joku pyytämässä tarjousta paneelin päivityksestä. Napautat sisään, kuulet tien melua, saat puoliksi osoitteen ja toistat viestin kolme kertaa vain selvittääksesi, onko se kiireellinen.

Tämä on jokapäiväinen ongelma, jonka puheposti oli tarkoitettu ratkaisemaan. Se tallentaa puhelun, kun et voi vastata. Mutta toimialan yritykselle peruspuheposti tallentaa viestin usein huonosti ja liian myöhään. Siihen mennessä kun dekoodaat sen, asiakas saattaa jo soitella seuraavalle toimistolle.

Siksi monet yrittäjät esittävät lopulta yksinkertaisen kysymyksen: mikä on visuaalinen puheposti, ja onko se hyödyllinen yritykselleni? Lyhyt vastaus on kyllä. Se on todellinen parannus vanhaan puhepostiin verrattuna. Kun katsot tarkemmin, miten puhelut muuttuvat töiksi, näet myös, missä se auttaa, missä se jää puutteelliseksi ja mitä paremman järjestelmän täytyy tehdä.

Sisällysluettelo

• Puuttuvan puhelun piilotetut kustannukset
• Mikä tarkalleen ottaen on visuaalinen puheposti
  • Ajattele sitä inboxin kaltaisena
  • Kolme tärkeintä ominaisuutta
• Hyödyt ja haitat palveluyrityksille
  • Missä visuaalinen puheposti auttaa
  • Missä se jää edelleen puutteelliseksi
• Näin otat visuaalisen puhepostin käyttöön laitteellasi
  • iPhone-asetukset
  • Android-asetukset
  • Jos se ei näy heti
• Puhepostin takana: AI-puhelun käsittely toimialoille
  • Miksi puheposti jumittaa viestivaiheessa
  • Puhelun käsittelymenetelmät verrattuna
  • Miltä parempi puhelun käsittely näyttää
• Lopeta viestien hallinta – aloita töiden varaaminen

Puuttuvan puhelun piilotetut kustannukset

Putkimiehen käsivarret ovat upotettu korjaukseen lavuaarin alla, kun puhelin soi kahdesti ja hiljenee. Myhemmin hän tarkistaa puhepostin ja kuulee tämän:

„Hei, tää on Karen, luulen että seinässä on vuoto, vesi tulee patterin listauksesta, soita takas numeroon…”

Sitten auton ovi paiskataan. Numero on vaimeana. Osoite puuttuu. Viesti loppuu.

Tämä ei ole vain hankaluus. Se on katkennut luovutus asiakkaalta, jolla on ongelma, yritykselle, joka voisi sen ratkaista. Kotipalveluissa puuttuvat puhelut eivät saavu siististi pakattuna. Ne tulevat asennusten aikana, ajon aikana, toimistoaikojen jälkeen, illallisen aikana tai kun toimiston linja ohjautuu puhepostiin, koska kaikki ovat varattuja.

Perinteinen puheposti pahentaa tilannetta. Soitat sisään, syötät PIN-koodin, kuuntelet järjestyksessä ja toivot, että viesti on selkeä genug aktioitavaksi. Jos sinulla on kolme puuttuvaa puhelua, et voi nopeasti skannata niitä ja päättää, mikä tarvitsee huomiota ensin. Kaikki muuttuvat takaisinsoittotehtäviksi, vaikka yksi viesti olisi hätätilanne ja toinen matalaprioriteettinen tarjouspyyntö.

Käytännön sääntö: Jos puhelu menee puhepostiin, työ on jo vaarassa. Ainoa kysymys on, kuinka paljon hyödyllistä tietoa voit pelastaa siitä puutteesta.

Siksi monet toimistot lisäävät jonkinlaisen after-hours-peiton, kuten urakoitsijoiden after-hours-vastauspalvelun. Syy on yksinkertainen. Asiakkaat eivät järjestele ongelmiaan toimistoaikojesi mukaan.

Visuaalinen puheposti parantaa tätä tilannetta, koska se tekee puhepostista helpommin tarkastettavan ja lajiteltavan. Sen sijaan että kaivautuisit ääniviidakkoon, voit yleensä nähdä viestit listana, napauttaa haluamaasi ja usein lukea transkription. Kiireiselle yrittäjälle se on merkittävä askel eteenpäin.

Muista silti, mitä se on. Se on parempi tapa hallita puuttuvia puheluita, ei tapa estää niitä.

Mikä tarkalleen ottaen on visuaalinen puheposti

Visuaalinen puheposti on puheposti, joka esitetään näytöllä inboxina puhelinkäytävän sijaan. Jos olet koskaan käyttänyt sähköpostia, ymmärrät jo perusidean. Näet viestilistan, valitset haluamasi ja avaat sen suoraan.

Ajattele sitä inboxin kaltaisena

Perinteisessä puhepostissa järjestelmä ohjaa kokemusta. Soitat puhepostinumeroon, syötät PIN-koodin ja kuljet läpi kehotteiden järjestyksessä.

Visuaalisessa puhepostissa sinä ohjaat järjestystä. Voit yleensä nähdä, kuka soitti, milloin soitettiin ja minkä viestin haluat avata ensin. Tämä yksinkertainen muutos tekee siitä niin paljon nopeamman käytännössä.

Tämä ei aina ollut vakio. Visuaalinen puheposti nousi määritteleväksi mobiili-UI-innovaatioksi alkuperäisen iPhonen lanseerauksessa vuonna 2007, kun Apple esitteli vieritettävän näytöllisen inboxin, joka mahdollisti soittajan nimet, aikaleimat ja viestien kestot sekä viestien toiston missä tahansa järjestyksessä ilman puhepostipalvelimen valintaa. Vuoteen 2015 mennessä Android 6.0 integroi järjestelmätason visuaalisen puhepostikehyksen, mikä merkitsi siirtymää omaisuudesta alustatason ominaisuuteen, kuten kuvataan tässä visuaalisen puhepostin ja Android-integraation historiassa.

Kolme tärkeintä ominaisuutta

Useimmille yrittäjille visuaalinen puheposti tiivistyy kolmeen käytännölliseen ominaisuuteen.

1. Viestilista
   Et joudu kuuntelemaan sokeasti vanhimmasta uusimpaan. Avaat Puhelin-sovelluksen ja skannaat saapuneet.

2. Napauta-toista pääsy
   Voit valita viestin, joka kuulostaa kiireellisimmältä, ja kuunnella sen ensin.

3. Transkriptio
   Monet puhelimet tai operaattorin sovellukset muuntavat puhepostin tekstiksi, joten voit lukea viestin tikkailtaessa, ryömintätilassa tai meluisan kondensaattorin vieressä.

Tämä on selkokielinen vastaus kysymykseen „mikä on visuaalinen puheposti“: se on puheposti tehty näkyväksi, valittavaksi ja usein luettavaksi.

Se ei ole erilainen puhepostilaatikko. Se on erilainen käyttöliittymä samalle puuttuvan puhelun tapahtumalle.

Nopea esimerkki tekee eron selväksi. Oletetaan, että toimistollasi on kolme viestiä odottamassa:

• „Ei ilmastointia, vanhempi henkilö kotona“
• „Tarvitsen tarjouksen vedenlämmittimen vaihdosta“
• „Soitan takaisin laskusta“

Perinteinen puheposti pakottaa kuuntelemaan järjestelmän antamassa järjestyksessä. Visuaalinen puheposti antaa skannata, päättää ja toimia. Se ei ratkaise jokaista puhelun käsittelyongelmaa, mutta poistaa paljon kitkaa tarkistusprosessista.

Hyödyt ja haitat palveluyrityksille

Palveluyritykselle visuaalinen puheposti on kiusallinen välimuoto. Se on paljon parempi kuin vanha puheposti. Se ei vieläkään ole sama kuin live-vastaus puheluun.

Missä visuaalinen puheposti auttaa

Suurin etu on triagointi. Jos pyörität LVI-, putki-, sähkö-, kattotyö- tai yleisen urakoinnin yritystä, kaikki puuttuvat puhelut eivät ole yhtä kiireellisiä. Transkriptio, joka sanoo „putki puhjennut“, ansaitsee huomion ennen kuin sellainen, joka sanoo „etsin tarjousta ensi kuulle“.

Muutama yrityshyöty erottuu:

• Nopeampi lajittelu: Voit skannata useita puuttuvia puheluita nopeasti dial-in-kuuntelun ja järjestyksellisen toiston sijaan.
• Parempi sisäinen luovutus: Dispatcheri voi lukea transkription ja lähettää tekstin teknikkolle ilman äänen uudelleentoistoa kaiuttimelta.
• Perus kirjallinen tallenne: Vaikka epätäydellinen transkriptio antaa tiimillesi jotain haettavaa, mikä on parempi kuin muistiin luottaminen.
• Vähemmän kitkaa liikkeellä: Yrittäjät ja kenttätekniikot voivat tarkistaa viestejä paikoissa, joissa äänen kuuntelu on hankalaa, välttäen äänentoiston.

Joillekin toimistoille tämä riittää kääntämään sen päälle. Jos käytät vielä klassista puhepostia, siirtyminen urakoitsijoiden vastausjärjestelyyn, joka tukee parempia puheluvirtoja voi tehdä puuttuvista puheluista vähemmän kaoottisia.

Missä se jää edelleen puutteelliseksi

Rajoitukset ovat merkittävämpiä kuin yleensä tajutaan.

Ensinnäkin transkriptio ei ole sama kuin ymmärtäminen. Toimialan puhelut sisältävät katunimet, mallinumerot, tekniset termit, porttikoodit ja naapuruston ääntämiset. Jo hyvä transkriptio voi muuttaa „kondensaattorin tuulettimen moottori“ hölyngiksi tai vääristää osoitteen niin, että takaisinsoitto on pakko.

Toiseksi visuaalinen puheposti on reaktiivinen. Asiakas on jo soittanut eikä tavoittanut sinua. Hallitset jälkiselvittelyä.

Kolmanneksi se ei yleensä muuntaa viestiä strukturoiduksi työtallenteeksi itsestään. Sinun täytyy edelleen poimia nimi, ongelma, kiireellisyys, osoite ja takaisinsoittotiedot ja siirtää ne kalenteriisi, CRM:äänsi, dispatch-taululle tai tarjousprosessiin.

Toimiston todellisuus: Puhepostin transkriptio voi kertoa, mitä tapahtui. Se ei yleensä kvalifioi liidiä, hinnoittele työtä tai varaa työpaikkaa puolestasi.

Tämä viimeinen kohta on helppo ohittaa. Visuaalinen puheposti parantaa pääsyä puhepostiin. Se ei uudelleenmuotoile eteistäsi. Jos tiimisi hukkuu takaisinsoittoihin, after-hours-viesteihin ja „soittakaa meille“-tageihin, juurisyy ei ole toistoliittymä. Juurisyy on, että liian monta puhelua muuttuu viesteiksi alun perin.

Näin otat visuaalisen puhepostin käyttöön laitteellasi

Jos haluat testata visuaalista puhepostia työpuhelimellasi, asennus on yleensä yksinkertainen. Tarkat näytöt vaihtelevat operaattorin ja laitteen mukaan, mutta yleinen polku on suoraviivainen.

iPhone-asetukset

iPhonessa visuaalinen puheposti on yleensä sisäänrakennettu Puhelin-sovellukseen.

Kokeile tätä:

1. Avaa Puhelin-sovellus.
2. Napauta Puheposti.
3. Jos kehotetaan, napauta Aseta nyt.
4. Luo puhepostisalasana tai PIN, jos operaattorisi vaatii.
5. Valitse oletus- tai mukautettu tervehdys.

Kun se on aktiivinen, viestisi pitäisi näkyä listana Puheposti-välilehdellä. Voit napauttaa viestiä toistaaksesi, poistaaksesi tai tarkistaaksesi saatavilla olevan transkription.

Jos Puheposti-välilehti ei toimi odotetusti, ongelma on usein operaattorin aktivointi eikä puhelin itse. Tällöin tarkista linja-asetuksesi tai ota yhteyttä operaattorisi tukeen.

Android-asetukset

Android on hieman vähemmän yhtenäinen, koska eri puhelinvalmistajat ja operaattorit käsittelevät puhepostia eri tavoin. Käytännössä useimmat seuraavat yhtä kahta polkua:

• Operaattorin sovelluspolku: Operaattorisi tarjoaa oman visuaalisen puhepostisovelluksensa.
• Puhelinsovelluspolku: Puhelimesi sisäänrakennettu valitsin sisältää visuaalisen puhepostivaihtoehdon asetuksissa.

Yleinen asetusvirta näyttää tältä:

• Avaa Puhelin-sovellus: Aloita tavallisesta valitsimestasi.
• Tarkista asetukset: Etsi Puheposti tai Visuaalinen puheposti.
• Kytke päälle: Jos vaihtoehto on olemassa, ota se käyttöön.
• Viimeistele tilikehotteet: Jotkut operaattorit vaativat salasanan, tervehdyksen tai aktivointivaiheen.

Tässä nopea opastus, jos haluat nähdä prosessin toiminnassa.

Jos se ei näy heti

Muutama yleinen ongelma aiheuttaa sekaannusta.

• Operaattorisi saattaa tarvita aktivoinnin: Joillain linjoilla on puheposti, mutta ei visuaalista käyttöliittymää ennen aktivointia.
• Sovelluksesi saattaa tarvita päivityksen: Vanhempi puhelinohjelmisto voi piilottaa tai rikkoa puhepostioiminnot.
• Yrityslinjat voivat toimia eri tavalla: Jos solusi on kytketty laajempaan puhelinjärjestelyyn, ohjaus tai operaattorin asetukset voivat vaikuttaa sovelluksessa näkyvään.

Nopea testi: Soita työpuhelimeesi toisesta numerosta, anna mennä puhepostiin, jätä lyhyt viesti ja tarkista, näkyykö se valittavana listaelementtinä äänipohjaisen postilaatikon kehotteen sijaan.

Jos näkyy, olet valmis. Jos ei, puuttuva pala on yleensä operaattoripuolella, ei käyttäjävirhe.

Puhepostin takana: AI-puhelun käsittely toimialoille

Visuaalinen puheposti ratkaisee kapean ongelman hyvin. Se auttaa tarkistamaan puuttuvat puhelut tehokkaammin. Monille toimialan yrityksille se on hyödyllinen mutta puutteellinen.

Suurempi ongelma on, mitä tapahtuu ennen kuin puheposti edes ilmestyy. Palveluyritykset käsittelevät puhelupiikkejä, after-hours-hätätilanteita, kentällä olevia miehiä ja yrittäjiä, jotka eivät voi vastata kädet täynnä töitä. Tässä ympäristössä puheposti on vähemmän workflow ja enemmän varasuunnitelma.

Miksi puheposti jumittaa viestivaiheessa

Puhepostin käsittelyssä yrityksille on aukko. Nykyinen visuaalista puhepostia käsittelevä sisältö keskittyy kuluttajaperusteisiin, kuten viestien toistoon, transkriptioiden lukemiseen ja vanhojen puhepostien poistoon. Se harvoin selittää, miten putki- tai LVI-yritys voisi käyttää puhepostia työtallennuksen ja dispatch-workflow:ssa. Suurten operaattorien tukisivutkin käsittelevät sitä erillisenä inboxina strukturoitujen työtallenteiden lähteenä, mikä jättää monet pienet toimialan yritykset alihyödyntämään puhepostidataa, kuten kuvataan tässä Android-puhepostidokumentaatiossa, joka käsittelee yritysworkflow-aukkoa.

Tämä kohta on tärkeä, koska toimistot eivät tarvitse siistimpää inboxia menetetyille mahdollisuuksille. Ne tarvitsevat tavan tallentaa asiakkaan ongelma, ohjata kiireellisyys oikein, kerätä työtiedot ja siirtää puhelu varatulle tapaamiselle.

Transkriptio voi auttaa soittamaan takaisin nopeammin. Se ei yleensä voi esittää jatkokysymyksiä kuten:

• Onko tämä hätätilanne vai voiko se odottaa huomenna?
• Mikä laite on vaikuttunut?
• Mikä on palveluosoite?
• Haluatko ensimmäisen vapaan ajan?
• Hyväksytkö tarjotun palveluvälin?

Nämä kysymykset muuttavat puhelun todelliseksi työtallenteeksi.

Puhelun käsittelymenetelmät verrattuna

Tämä on käytännöllinen hyvä, parempi, paras eteneminen:

• Hyvä: Perinteinen puheposti ainakin tallentaa jotain.
• Parempi: Visuaalinen puheposti auttaa tiimiäsi tarkistamaan ja lajittelemaan puuttuvat puhelut nopeammin.
• Paras: Live AI-vastaanottaja käsittelee puhelun ennen kuin se muuttuu puhepostiksi.

Miltä parempi puhelun käsittely näyttää

Toimialan yritykselle vahvin järjestelmä ei ala viestien hallinnasta. Se alkaa puhelun tallennuksesta.

Se tarkoittaa, että soittaja saa vastauksen, kuvaa ongelman selkokielellä ja etenee ilman takaisinsoittoa. Järjestelmä tunnistaa, onko kiireellistä, kerää osoitteen ja yhteystiedot, jakaa hinnaston tarvittaessa ja varaa työn tai ohjaa sen päivystävälle teknikkolle.

Tämä on eri kategoria kuin puheposti. Se ei ole inbox. Se on etupiiritoimintaa.

Jos toimistosi vertailee aktiivisesti vaihtoehtoja, urakoitsijoille rakennettu AI-vastaanottaja on selkein esimerkki tästä siirtymästä. Keskeinen ero ei ole kosmeettinen. Se on operatiivinen. Et enää kysy: „Kuinka hallitsemme missatut viestit?“ Kysyt: „Kuinka lopetamme puhelun häviämisen alun perin?“

Puheposti järjestää jäänteet. Live-puhelun käsittely tallentaa kysynnän, kun asiakas on valmis palkkaamaan.

Yksityisyrittäjälle visuaalinen puheposti saattaa riittää nyt. Monitekniikka-toimistolle tai mille tahansa tiimille, joka yrittää suojella after-hours-tuloja, se ei yleensä ole maaliviiva. Se on puoliväli.

Lopeta viestien hallinta – aloita töiden varaaminen

Visuaalinen puheposti on fiksu päivitys. Jos käsittelet vielä vanhaa dial-in-puhepostia, sen käyttöönotto kannattaa, koska se tekee puuttuvista puheluista helpompia tarkistaa, lajitella ja ymmärtää.

Mutta siinä se rajoittuu. Se auttaa sinua käymään läpi viestejä sen jälkeen, kun asiakas ei tavoittanut sinua. Toimialan yritykselle se tarkoittaa, että kulutat edelleen aikaa aikomuksen dekoodaamiseen, takaisinsoittoihin ja työtietojen uudelleenrakentamiseen ääninpätkistä ja epätäydellisistä transkriptioista.

Päätös on yksinkertainen. Haluatko järjestelmän, joka auttaa hallitsemaan puuttuvia puheluita, vai järjestelmän, joka auttaa tallentamaan live-kysyntää?

Perinteinen puheposti on minimivaatimus. Visuaalinen puheposti on parempi, koska se antaa selkeyttä ja nopeutta. Tarkoitukseen rakennettu AI-vastaanottaja menee pidemmälle muuttamalla saapuvat puhelut kvalifioiduiksi, hinnoitelluiksi ja varatuiksi töiksi, kun asiakas on vielä linjalla.

Jos puhelimesi on enimmäkseen henkilökohtainen laite, visuaalinen puheposti saattaa olla kaikki, mitä tarvitset. Jos puhelimesi on tulokanava, kasvat puhepostiajattelun ohi nopeasti.

---

Jos haluat järjestelmän, joka tekee enemmän kuin tallentaa viestejä, Mercateer antaa toimialan yrityksille tavan vastata puheluihin ympäri vuorokauden, käsitellä asiakaskyselyitä reaaliajassa ja siirtää saapuvaa kysyntää varattuihin töihin missattujen takaisinsoittojen sijaan.