ट्रेड्स के लिए 8 सर्वश्रेष्ठ व्यवसाय वॉयसमेल अभिवादन स्क्रिप्टें

घर का मालिक छत से पानी टपकते हुए कॉल करता है। किसी को एसी चालू करवाना है इससे पहले कि घर असुरक्षित हो जाए। एक प्रॉपर्टी मैनेजर पहले उपलब्ध क्रू को लॉक इन करना चाहता है इससे पहले कि अगली दुकान को कॉल करे। अगर वह कॉल वॉइसमेल पर जाती है, तो आपकी ग्रिटिंग को सिर्फ प्रोफेशनल लगने से ज्यादा करना पड़ता है। इसे काम को जीवित रखना पड़ता है।

ट्रेड बिजनेसेस के लिए, वॉइसमेल अक्सर पहला संपर्क बिंदु होता है, खासकर जब टेक्स फील्ड में हों, ऑफिस स्टाफ व्यस्त हो, या कॉल्स ऑफ-आवर्स में आएं। समस्या सरल है। सामान्य ग्रिटिंग्स लीड्स खो देती हैं। वे हिचकिचाहट पैदा करती हैं, जरूरी कॉलर्स को कोई निर्देश नहीं देतीं, और उन डिटेल्स को कलेक्ट करने में विफल रहती हैं जो आपकी टीम को उद्देश्यपूर्ण तरीके से कॉल बैक करने के लिए चाहिए।

एक मजबूत बिजनेस वॉइसमेल ग्रिटिंग तीन काम एक साथ करती है। यह कॉलर को बताती है कि वे सही कंपनी पर पहुंच गए हैं, इमरजेंसी को बिना दायित्व बनाए निर्देशित करती है, और ठीक वही जानकारी प्रॉम्प्ट करती है जो आपकी टीम को काम बुक करने या प्राथमिकता देने में मदद करती है। यह HVAC, प्लंबिंग, इलेक्ट्रिकल, रूफिंग, और अन्य सर्विस ट्रेड्स में एक स्टैंडर्ड ऑफिस सेटिंग से कहीं ज्यादा मायने रखता है।

नीचे दिए स्क्रिप्ट्स ट्रेड बिजनेसेस के ऑपरेशन के तरीके के लिए बने हैं। वे इमरजेंसी कॉल्स, सीजनल रशेस, मोबाइल टेक्नीशियन, द्विभाषी सर्विस एरियाज, और इस वास्तविकता को ध्यान में रखते हैं कि कई कॉल्स तब आती हैं जब कोई फ्रंट डेस्क पर नहीं बैठा होता। प्रत्येक एक के साथ एक प्रैक्टिकल वजह जोड़ी गई है कि यह क्यों काम करता है, यह कहां फेल हो सकता है, और यह लीड कैप्चर को कैसे प्रभावित करता है।

वे एक बात स्पष्ट करती हैं। पारंपरिक वॉइसमेल अभी भी मदद कर सकता है, लेकिन केवल एक हद तक। अगर मिस्ड कॉल्स बार-बार हों, तो एक लाइव आंसरिंग सर्विस या AI रिसेप्शनिस्ट एक अच्छी तरह लिखी ग्रिटिंग से भी ज्यादा जॉब्स कैप्चर कर सकती है, क्योंकि सबसे अच्छा वॉइसमेल वही है जो ग्राहक को कभी सुनना ही न पड़े।

सामग्री तालिका

• 1. प्रोफेशनल सर्विस-फर्स्ट ग्रिटिंग
• 2. इमरजेंसी-रिस्पॉन्सिव ग्रिटिंग विद ट्रायेज
  • ट्रायेज को रियल डिस्पैच बिहेवियर के आसपास बनाएं
• 3. स्पेसिफिक विंडो ग्रिटिंग विद कॉलबैक कमिटमेंट
  • विंडो को ऑपरेशंस से सेट करें, न कि इच्छाधारी सोच से
• 4. मल्टीलिंगुअल वेलकम ग्रिटिंग
  • लैंग्वेज प्रॉमिस को ऑपरेशनल रखें
• 5. सेल्फ-सर्विस ऑप्शन ग्रिटिंग
  • जहां सेल्फ-सर्विस लीड कैप्चर को बेहतर बनाती है
• 6. वैल्यू प्रॉपोजिशन ग्रिटिंग
  • कॉल बैक पर साबित करने योग्य क्लेम से लीड करें
• 7. सीजनल हॉलिडे-एडजस्टेड ग्रिटिंग
  • सीजनल स्क्रिप्ट्स को अपेक्षाओं को मैनेज करना चाहिए, माफी नहीं मांगना चाहिए
• 8. मोबाइल टेक्नीशियन-फ्रेंडली ग्रिटिंग
  • ग्रिटिंग को उस वर्कफ्लो से मैच करें जो आप वास्तव में मॉनिटर करते हैं
• 8 बिजनेस वॉइसमेल ग्रिटिंग्स की तुलना
• ग्रिटिंग से ग्रोथ तक: क्यों सबसे अच्छा वॉइसमेल कोई वॉइसमेल नहीं है

1. प्रोफेशनल सर्विस-फर्स्ट ग्रिटिंग

एक घर का मालिक लंच के दौरान कॉल करता है क्योंकि एसी ठंडा करना बंद कर दिया। अगर आपका वॉइसमेल सिर्फ कहे, "मैसेज छोड़ें," तो उस कॉलर के पास अभी भी दो अनुत्तरित सवाल हैं। क्या वे सही कंपनी पर पहुंचे हैं, और कितना इंतजार करना पड़ेगा रिस्पॉन्स के लिए? अच्छी ग्रिटिंग्स पहले कुछ सेकंड्स में ही उस अनिश्चितता को दूर कर देती हैं।

स्क्रिप्ट: "एबीसी HVAC को कॉल करने के लिए धन्यवाद। हम अभी अन्य ग्राहकों की मदद कर रहे हैं। कृपया अपना नाम, फोन नंबर, पता, और जरूरी सर्विस छोड़ें, और हम आपको एक बिजनेस डे के अंदर कॉल बैक करेंगे।"

यह ट्रेड बिजनेसेस के लिए सबसे अच्छा डिफॉल्ट ग्रिटिंग है जो फोन ट्री बनाए बिना संगठित लगना चाहते हैं। यह बिजनेस नाम की पुष्टि करता है, बताता है कि कोई क्यों नहीं उठा, और डिस्पैच को वे डिटेल्स देता है जो रियल लीड्स को अस्पष्ट कॉलबैक्स से अलग करने के लिए जरूरी हैं। पता पूछना मायने रखता है क्योंकि सर्विस एरिया, रूटिंग, और ग्राहक हिस्ट्री सभी यह प्रभावित करते हैं कि वह लीड कितनी तेजी से बुक हो सकती है।

ट्रेड-ऑफ सरल है। यह स्क्रिप्ट तभी काम करती है जब आपकी टीम वादे के विंडो में कॉल्स रिटर्न करती है। अगर समर HVAC डिमांड, स्टॉर्म डैमेज वर्क, या पतला ऑफिस स्टाफ नियमित रूप से कॉलबैक्स को एक दिन से आगे धकेल देता है, तो ग्राहक आपकी दुकान को पहुंचने में मुश्किल मानने से पहले मैसेज अपडेट करें।

इसे छोटा और स्पेसिफिक रखें। कंपनी नाम। अनुपलब्ध होने का संक्षिप्त कारण। क्या छोड़ना है। कब रिस्पॉन्ड करेंगे। कुछ भी अतिरिक्त कंपलीशन रेट्स को कम करता है और व्यस्त कॉलर्स को हैंग अप करने का ज्यादा समय देता है।

कुछ बदलाव इस फॉर्मेट को मजबूत बनाते हैं:

• कॉलबैक प्रॉमिस को अपनी रियल कैपेसिटी से मैच करें: "एक बिजनेस डे के अंदर" तभी विश्वसनीय है जब आपका ऑफिस और फील्ड टीम इसे सपोर्ट कर सके।
• पता पूछें: डिस्पैच टेरिटरी चेक कर सकता है, सही टेक्नीशियन असाइन कर सकता है, और मौजूदा ग्राहकों को तेजी से स्पॉट कर सकता है।
• जरूरी सर्विस पूछें: "नो कूल," "पैनल इश्यू," और "रिप्लेसमेंट के लिए एस्टीमेट" एक जैसी मैसेजेस के रूप में नहीं आनी चाहिए।
• इसे तभी यूज करें जब इसके पीछे प्रोसेस मौजूद हो: अगर 4 बजे के बाद कोई वॉइसमेल मॉनिटर नहीं करता, तो इसे ट्रेड बिजनेसेस के लिए आफ्टर-आवर्स आंसरिंग सर्विस के साथ पेयर करें या अलग आफ्टर-आवर्स वर्कफ्लो।

यह ग्रिटिंग एक काम अच्छे से करती है। यह स्टैंडर्ड सर्विस कॉल्स को साफ-सुथरे तरीके से कैप्चर करती है और प्रोफेशनल टोन सेट करती है। यह खुद से जरूरी कॉल्स, मल्टीलिंगुअल कॉलर्स, या भारी सीजनल स्पाइक्स को हैंडल नहीं करती, यही वजह है कि बेस्ट शॉप्स इसे बेसलाइन स्क्रिप्ट मानते हैं, न कि पूरी फोन स्ट्रैटेजी।

2. इमरजेंसी-रिस्पॉन्सिव ग्रिटिंग विद ट्रायेज

ट्रेड बिजनेसेस अच्छे जॉब्स खो देते हैं जब जरूरी कॉलर्स को एक सामान्य रिकॉर्डिंग सुनाई देती है जो ड्रिपिंग फॉसेट और बर्स्ट मेन दोनों के लिए एक जैसी लगती है। इमरजेंसी कॉलर्स को दिशा चाहिए, सौजन्य भाषा नहीं।

स्क्रिप्ट: "नॉर्थलाइन प्लंबिंग को कॉल करने के लिए धन्यवाद। अगर आप बर्स्ट पाइप, एक्टिव लीक, नो हीट, या इलेक्ट्रिकल सेफ्टी इश्यू के बारे में कॉल कर रहे हैं, तो कृपया इस मैसेज में इमरजेंसी निर्देशों का पालन करें। रूटीन सर्विस के लिए, अपना नाम, नंबर, पता, और समस्या छोड़ें, और हमारी टीम जल्द से जल्द आपके कॉल का जवाब देगी।"

ऐसा स्क्रिप्ट तब सबसे अच्छा काम करता है जब यह रियल प्रोसेस से जुड़ा हो। अगर आप कॉलर्स को बताते हैं कि क्या इमरजेंसी गिनती है, तो आपके ऑन-कॉल टेक्नीशियन को वे ही डेफिनिशन्स चाहिए। अन्यथा हर "जरूरी" कॉलबैक ऑफिस और फील्ड के बीच बहस बन जाता है।

ट्रायेज को रियल डिस्पैच बिहेवियर के आसपास बनाएं

एक मजबूत इमरजेंसी वॉइसमेल तीन चीजें करता है। यह उन इमरजेंसीज को नाम देता है जिनका आप रिस्पॉन्स करते हैं, कॉलर्स को बताता है कि क्या छोड़ना है, और आफ्टर-आवर्स कवरेज से मैच करने वाला पाथ देता है।

Vitel Global's business voicemail examples द्वारा समरीकृत केस मटेरियल नोट करता है कि ट्रेड कॉन्ट्रैक्टर्स के लिए आफ्टर-आवर्स ग्रिटिंग्स को रेगुलर बिजनेस आवर्स स्टेट करने चाहिए और इमरजेंसी के लिए वैकल्पिक कॉन्टैक्ट मेथड देना चाहिए। उसी सोर्स ने डॉक्यूमेंटेड लॉस का हवाला दिया है ओवरनाइट इमरजेंसी लीड्स का जब वह वैकल्पिक गायब हो। यही वजह है कि "हम बंद हैं, मैसेज छोड़ें" जैसा सामान्य स्क्रिप्ट सर्विस ट्रेड्स के लिए खराब परफॉर्म करता है।

अगर आपकी दुकान को आफ्टर-आवर्स फ्लो का बेहतर वर्शन चाहिए, तो कॉन्ट्रैक्टर्स के लिए आफ्टर-आवर्स आंसरिंग सर्विस कॉलर्स को रिकॉर्डिंग पर भरोसा करने के बजाय डिस्पैच तक रियल पाथ देती है।

इमरजेंसी वॉइसमेल्स तब फेल होते हैं जब वे सब कुछ जरूरी या कुछ भी जरूरी नहीं लेबल करते।

वर्डिंग को टाइट रखें। हर फेलियर मोड को लिस्ट न करें जो सोच सकते हैं। उन कुछ को नाम दें जो इमीडिएट डिस्पैच ड्राइव करते हैं, और बाकी को नॉर्मल कॉलबैक क्यू में रूट करें।

3. स्पेसिफिक विंडो ग्रिटिंग विद कॉलबैक कमिटमेंट

ज्यादातर वॉइसमेल ग्रिटिंग्स कॉलबैक का वादा "जल्द ही" करती हैं। ग्राहक इसे "शायद" सुनते हैं। एक संकीर्ण विंडो ज्यादा विश्वसनीय लगती है, लेकिन केवल तभी अगर आपकी टीम इसे लगातार हिट कर सके।

स्क्रिप्ट: "रिजव्यू इलेक्ट्रिक को कॉल करने के लिए धन्यवाद। अगर आप अपना नाम, नंबर, पता, और समस्या का संक्षिप्त विवरण छोड़ें, तो हम बिजनेस आवर्स में दो घंटों के अंदर, या आफ्टर आवर्स कॉल पर अगले बिजनेस डे सुबह 9 बजे तक कॉल बैक करेंगे।"

यह स्क्रिप्ट प्रीमियम सर्विस पोजिशनिंग के लिए मजबूत है। यह घर पर इंतजार कर रहे होमओनर्स और टेनेंट्स को अपडेट करने वाले प्रॉपर्टी मैनेजर्स को आश्वस्त करती है। यह आपकी ऑफिस के अंदर भी डिसिप्लिन फोर्स करती है। एक बार पब्लिक प्रॉमिस कर दें, डिस्पैच को मिस्ड कॉल्स के ढेर के बजाय कॉलबैक क्यू से काम करना पड़ता है।

विंडो को ऑपरेशंस से सेट करें, न कि इच्छाधारी सोच से

सबसे अच्छा कॉलबैक विंडो वह है जो आपकी टीम बुरे दिन पर भी रख सके, न कि आपके बेस्ट डे पर। अगर आपका CSR लंच लेता है, आपका डिस्पैचर वारंटी कॉल्स भी हैंडल करता है, और टेक्नीशियन्स सड़क से अनियमित समय पर टेक्स्ट करते हैं, तो सिर्फ अच्छा लगने क्योंकि नजदीकी इमीडिएट कॉलबैक का वादा न करें।

इस फॉर्मेट को तब यूज करें जब आपके पास वॉइसमेल चेक करने और फॉलो-अप असाइन करने का दोहरावदार प्रोसेस हो। यह उन शॉप्स के लिए फिट नहीं जो मैसेजेस तभी चेक करते हैं जब कोई याद कर ले।

कुछ ट्रेड-ऑफ्स मायने रखते हैं:

• संकीर्ण विंडोज ट्रस्ट बनाते हैं: वे ऑपरेशनल लापरवाही को तेजी से एक्सपोज भी करते हैं।
• चौड़ी विंडोज प्रेशर कम करती हैं: वे आपको धीमा साउंड करा सकती हैं, खासकर लाइव आंसर करने वाले कॉम्पिटिटर्स के खिलाफ।
• बिजनेस-आवर्स वर्डिंग मदद करती है: यह कॉलर्स को ओवरनाइट फोन के पास किसी के बैठे मानने से रोकती है।

स्क्रिप्ट को अनुपलब्धता के छोटे कारण लाइन से भी फायदा होता है। प्रोफेशनल वॉइसमेल गाइडेंस लगातार संक्षिप्त ग्रिटिंग्स को फेवर करती है जो बताती हैं कि आप अन्य ग्राहकों की मदद कर रहे हैं और रिस्पॉन्स टाइमफ्रेम शामिल करती हैं, क्योंकि यह फ्रस्ट्रेशन और रिपीटेड कॉलबैक्स को कम करती है। प्रैक्टिस में, "हम अभी अन्य ग्राहकों की मदद कर रहे हैं" निर्देशों से पहले साइलेंस से बेहतर लैंड करता है।

इस ग्रिटिंग को यूज करें अगर आपकी ऑफिस कम फॉलो-अप कंप्लेंट्स और ज्यादा प्रेडिक्टेबल कॉलबैक एक्सपेक्टेशन्स चाहती है।

4. मल्टीलिंगुअल वेलकम ग्रिटिंग

अगर आप मिश्रित-भाषा पड़ोसों की सर्विस करते हैं, तो आपका वॉइसमेल या तो दरवाजा खोलता है या तुरंत घर्षण पैदा करता है। कॉलर्स बहुत जल्दी तय कर लेते हैं कि आपकी दुकान उनकी मदद कर सकती है या नहीं।

स्क्रिप्ट: "मेट्रो होम सर्विसेज को कॉल करने के लिए धन्यवाद। हम कई भाषाओं में ग्राहकों की सर्विस करते हैं। कृपया अपना नाम, नंबर, पता, और सर्विस रिक्वेस्ट छोड़ें, और मैसेज छोड़ते समय अपनी पसंदीदा भाषा बताएं।"

वह सरल जोड़ टोन बदल देता है। यह कॉलर्स को बताता है कि बाद में कॉल में समझे जाने के लिए लड़ना नहीं पड़ेगा। प्रॉपर्टी मैनेजर्स, लैंडलॉर्ड्स, और मल्टीजेनरेशनल हाउसहोल्ड्स के लिए, यह आपकी कंपनी को ट्रस्ट करना आसान बना सकता है।

लैंग्वेज प्रॉमिस को ऑपरेशनल रखें

मल्टीलिंगुअल सपोर्ट का विज्ञापन न करें अगर ऑफिस फॉलो थ्रू न कर सके। एक वॉइसमेल ग्रिटिंग जो नॉन-इंग्लिश कॉलर्स को इनवाइट करती है वो तभी उपयोगी है अगर शेड्यूलिंग, कोटिंग, और कन्फर्मेशन बिना कन्फ्यूजन के जारी रह सके।

अगर लैंग्वेज कवरेज आपकी इनटेक स्ट्रैटेजी का हिस्सा है, तो कॉन्ट्रैक्टर्स के लिए द्विभाषी आंसरिंग सर्विस कॉलर्स को पहले वॉइसमेल से जूझने के बजाय क्लीनर हैंडऑफ देती है।

यह प्रकार की ग्रिटिंग खासकर इनके लिए अच्छी काम करती है:

• अर्बन सर्विस एरियाज: विविध भाषा जरूरतों वाले पड़ोस अक्सर पहले एक्सेसिबल साउंड करने वाली दुकान को रिवार्ड देते हैं।
• फैमिली डिसीजन-मेकिंग: एक व्यक्ति कॉल कर सकता है जबकि दूसरा काम अप्रूव करता है।
• प्रॉपर्टी मैनेजमेंट अकाउंट्स: मैनेजर्स ऐसे वेंडर्स चाहते हैं जो रेजिडेंट्स से स्पष्ट कम्युनिकेट कर सकें।

जो काम नहीं करता वो ग्रिटिंग को कॉम्प्लिकेटेड मिनी-IVR में बदलना है। अगर आपका वॉइसमेल लंबे लैंग्वेज मेनू से शुरू होता है, तो कई कॉलर्स उसके लिए नहीं रुकेंगे। इसे डायरेक्ट रखें। मदद कर सकने की पुष्टि करें, पसंदीदा भाषा स्टेट करने को कहें, और सुनिश्चित करें कि अगला स्टेप उस प्रॉमिस को सपोर्ट कर सके।

5. सेल्फ-सर्विस ऑप्शन ग्रिटिंग

हर कॉलर वॉइसमेल नहीं छोड़ना चाहता। कुछ बुक करना, फोटो भेजना, या रफ कोट रिक्वेस्ट करना चाहते हैं बिना कॉलबैक का इंतजार किए। एक सेल्फ-सर्विस ग्रिटिंग उन्हें दूसरा रूट देती है।

स्क्रिप्ट: "समिट रूफिंग को कॉल करने के लिए धन्यवाद। सबसे तेज रिस्पॉन्स के लिए, अपना नाम, पता, और इश्यू की फोटोज हमें टेक्स्ट करें, या हमारी वेबसाइट से बुक करें। अगर आप मैसेज छोड़ना पसंद करें, तो नाम, नंबर, पता, और जरूरी सर्विस शामिल करें।"

इसे तब यूज करें जब आपकी वेबसाइट बुकिंग, वेब चैट, या SMS वर्कफ्लो अच्छे से काम करे। अगर आपका ऑनलाइन फॉर्म क्लंकी है या ऑफिस टेक्स्ट्स को इग्नोर करता है, तो यह स्क्रिप्ट सिर्फ दूसरा ब्रोकन चैनल बनाएगी।

सेल्फ-सर्विस-फर्स्ट अप्रोच वास्तविकता को भी पहचानता है। कई कॉलर्स पहले से मोबाइल पर हैं, ड्राइववे में खड़े या लीकिंग छत को घूरते हुए। फोटो भेजना वॉइसमेल में फ्लैशिंग डैमेज या पैनल इश्यू डिस्क्राइब करने से आसान हो सकता है।

जहां सेल्फ-सर्विस लीड कैप्चर को बेहतर बनाती है

यह स्क्रिप्ट रूटीन जॉब्स, एस्टीमेट रिक्वेस्ट्स, और सर्विस इंक्वायरीज के लिए फ्रिक्शन कम करती है जिन्हें पहले लाइव फोन कॉन्वर्सेशन की जरूरत नहीं। यह तब भी मदद करती है जब फील्ड टीम्स टेक्स्ट करने में कॉल रिटर्न करने से तेज हो सकती है।

अगर आप एक सिस्टम चाहते हैं जो कॉल्स, टेक्स्ट्स, चैट, और बुकिंग रिक्वेस्ट्स को साथ कैच करे, तो कॉन्ट्रैक्टर्स के लिए AI रिसेप्शनिस्ट हर कॉलर को वॉइसमेल छोड़ने और बाद में किसी के सॉर्ट करने की उम्मीद करने से बेहतर फिट है।

दुकानों के डिजिटल इनटेक और कॉलर बिहेवियर के बारे में सोचने का अच्छा उदाहरण यह है:

सेल्फ-सर्विस ऑप्शन्स को लिमिटेड रखें। एक टेक्स्ट पाथ और एक बुकिंग पाथ काफी है। अगर कॉलर्स को ज्यादा चॉइसेज दें, तो वे कोई नहीं चुनेंगे।

6. वैल्यू प्रॉपोजिशन ग्रिटिंग

कुछ बिजनेसेस अपनी ग्रिटिंग की पहली लाइन को फिलर पर वेस्ट करते हैं। बेहतर मूव है ग्राहकों के आपको चुनने की वजह से लीड करना।

स्क्रिप्ट: "आप प्रिसिजन एयर पर पहुंच गए हैं। हम हीटिंग और कूलिंग रिपेयर्स के लिए लाइसेंस्ड सर्विस, क्लियर कम्युनिकेशन, और फास्ट शेड्यूलिंग प्रदान करते हैं। कृपया अपना नाम, नंबर, पता, और इश्यू छोड़ें, और हम अपने नॉर्मल कॉलबैक विंडो में कॉल रिटर्न करेंगे।"

यह स्टाइल तब काम करता है जब आपकी दुकान क्लियर डिफरेंशिएटर पर कॉम्पीट करती है। शायद सेम-डे अवेलेबिलिटी, लाइसेंस्ड टेक्नीशियन्स, क्लीनर इंस्टॉल्स, फ्लैट-रेट प्राइसिंग, या स्ट्रॉंग वारंटी कम्युनिकेशन। जो भी हो, बीप से पहले सबसे महत्वपूर्ण चीज कहें।

कॉल बैक पर साबित करने योग्य क्लेम से लीड करें

ग्रिटिंग को ऐड रीड जैसी नहीं लगनी चाहिए। इसे पोजिशनिंग जैसी लगनी चाहिए। एक छोटी लाइन काफी है।

ट्रेड्स में काम करने वाले कुछ उदाहरण:

• स्पीड: "हम सर्विस कॉल्स के लिए फास्ट शेड्यूलिंग ऑफर करते हैं।"
• ट्रस्ट: "हमारे टेक्नीशियन्स लाइसेंस्ड और बैकग्राउंड-चेक्ड हैं।"
• क्लैरिटी: "हम स्ट्रेटफॉरवर्ड रिपेयर रेकमेंडेशन्स और लिखित ऑप्शन्स प्रदान करते हैं।"
• स्पेशलाइजेशन: "हम रेसिडेंशियल सर्विस और रिप्लेसमेंट पर फोकस करते हैं।"

फील्ड नोट: वॉइसमेल के लिए सबसे अच्छा वैल्यू प्रॉपोजिशन आपका फेवरेट स्लोगन नहीं है। यह वह प्रॉमिस है जो आपकी ऑफिस और टेक्नीशियन्स लगातार डिलीवर कर सकें।

जो काम नहीं करता वो कई क्लेम्स को एक सांसभर वाक्य में स्टैक करना है। अगर आपका वॉइसमेल होमपेज बैनर जैसा साउंड करने की कोशिश करे, तो कॉलर्स इसे ट्यून आउट कर देंगे। एक कोर मैसेज चुनें और बाकी को वेबसाइट, ट्रक रैप, और एस्टीमेट प्रेजेंटेशन के लिए रखें।

यह स्क्रिप्ट उन शॉप्स के लिए उपयोगी है जो क्राउडेड मार्केट्स में हैं जहां कई कंपनियां फोन पर इंटरचेंजेबल साउंड करती हैं। यह स्लो कॉलबैक्स को रेस्क्यू नहीं करेगी, लेकिन कॉलर को याद दिला सकती है कि आपके कॉल का इंतजार क्यों करें।

7. सीजनल हॉलिडे-एडजस्टेड ग्रिटिंग

ट्रेड्स फ्लैट डिमांड साइकिल्स में ऑपरेट नहीं करते। एसी सीजन, पहली कोल्ड स्नैप, स्टॉर्म डैमेज, हॉलिडे शेड्यूल्स, और रीजनल वेदर स्विंग्स सभी बदल देते हैं कि कॉलर्स को क्या चाहिए और आपकी टीम क्या डिलीवर कर सकती है।

कूलिंग सीजन के लिए स्क्रिप्ट: "वैली कम्फर्ट को कॉल करने के लिए धन्यवाद। हम वर्तमान में कूलिंग कॉल्स का हाई वॉल्यूम हैंडल कर रहे हैं। कृपया अपना नाम, नंबर, पता छोड़ें, और बताएं कि आपका सिस्टम पूरी तरह डाउन है या अभी भी ऑपरेट कर रहा है, और हम जरूरत के आधार पर कॉल रिटर्न करेंगे।"

विंटर के लिए स्क्रिप्ट: "वैली कम्फर्ट को कॉल करने के लिए धन्यवाद। अगर आपके पास नो हीट है, तो कृपया मैसेज में स्पष्ट रूप से कहें साथ में अपना पता और कॉलबैक नंबर। रूटीन मेंटेनेंस या एस्टीमेट्स के लिए, डिटेल्स छोड़ें और हम नॉर्मल बिजनेस आवर्स में फॉलो अप करेंगे।"

सीजनल स्क्रिप्ट्स को अपेक्षाओं को मैनेज करना चाहिए, माफी नहीं मांगना चाहिए

ऐसी बिजनेस वॉइसमेल ग्रिटिंग काम करती है क्योंकि यह करंट ऑपरेटिंग कंडीशन्स को रिफ्लेक्ट करती है। सर्ज पीरियड्स के दौरान, कॉलर्स मुख्य रूप से जानना चाहते हैं कि उनका इश्यू जरूरी गिनता है या नहीं और कब कॉन्टैक्ट एक्सपेक्ट कर सकते हैं।

एक ऑपरेशनल एडवांटेज प्राथमिकता है। अगर आपकी ग्रिटिंग कॉलर्स से "नो हीट," "नो कूल," एक्टिव लीक, या सेफ्टी इश्यू आइडेंटिफाई करने को कहे, तो डिस्पैच मैसेजेस आने पर क्यू को तेजी से सॉर्ट कर सकता है। यह "कॉल मी बैक" वॉइसमेल्स से भरे सामान्य इनबॉक्स से कहीं ज्यादा उपयोगी है।

सीजनल अपडेट्स के कुछ अच्छे यूजेस:

• समर HVAC सर्ज: फुल आउटेज को वीक एयरफ्लो या मेंटेनेंस से अलग करें।
• विंटर हीटिंग डिमांड: नो-हीट कॉल्स को स्पष्ट रूप से फ्लैग करें।
• हॉलिडे क्लोजर: रिटर्न टाइमिंग और जरूरी वैकल्पिक्स स्टेट करें।
• स्टॉर्म रिस्पॉन्स: जब रेलेवेंट हो तो कॉलर्स से फोटोज, लोकेशन डिटेल्स, और हेजर्ड नोट्स छोड़ने को कहें।

यह अप्रोच तभी काम करती है अगर आप ग्रिटिंग को अपडेट करें। एक स्टेल सीजनल मैसेज ट्रस्ट को तेजी से डैमेज करता है। अगर अप्रैल है और आपका वॉइसमेल अभी भी हॉलिडे आवर्स का रेफरेंस देता है, तो कॉलर्स सोचेंगे कि आपकी ऑपरेशन में और क्या आउटडेटेड है।

8. मोबाइल टेक्नीशियन-फ्रेंडली ग्रिटिंग

दोपहर 2:17 बजे सर्विस कॉल आती है। आपका लीड टेक क्रॉलस्पेस में है, ओनर जॉब्स के बीच ड्राइव कर रहा है, और कोई आंसर नहीं कर सकता। अगर वॉइसमेल सिर्फ "मैसेज छोड़ें" कहे, तो वह कॉलर अक्सर अगली कंपनी ट्राई करता है। एक मोबाइल टेक्नीशियन-फ्रेंडली ग्रिटिंग उन्हें तेजतर पाथ देती है और आपकी टीम को बेहतर जानकारी।

स्क्रिप्ट: "आप कार्टर इलेक्ट्रिकल पर पहुंच गए हैं। हमारी टीम जॉब साइट्स पर है और आपका कॉल मिस कर सकती है। सबसे तेज रिस्पॉन्स के लिए, अपना नाम, पता, और इश्यू की फोटो अगर संभव हो तो टेक्स्ट करें। अगर आप वॉइसमेल पसंद करें, तो नंबर, सर्विस पता, और समस्या का छोटा विवरण छोड़ें, और हम टेक्नीशियन क्लियर होने पर कॉल रिटर्न करेंगे।"

यह फॉर्मेट फील्ड-बेस्ड शॉप्स के लिए अच्छा काम करता है क्योंकि यह काम कैसे हैंडल होता है उसके साथ मैच करता है। एक टेक्नीशियन अपॉइंटमेंट्स के बीच पैनल फोटो, मॉडल नंबर, या लीक लोकेशन को रिव्यू कर सकता है पूरे कॉल के लिए मिड-जॉब रुकने से ज्यादा आसानी से। यह लीड कैप्चर को भी इम्प्रूव करता है। पता और फोटो वाला टेक्स्ट "कॉल मी बैक" कहने वाले वॉइसमेल से प्राथमिकता देना आसान है।

ग्रिटिंग को उस वर्कफ्लो से मैच करें जो आप वास्तव में मॉनिटर करते हैं

अगर आपकी टीम मोबाइल फोन्स पर जीती है, तो कॉलर्स को पहले चेक होने वाले चैनल की ओर स्टीयर करें। कुछ कंपनियों के लिए, यह मेन नंबर पर SMS है। दूसरों के लिए, मिस्ड-कॉल टेक्स्ट सिस्टम है जो डिस्पैच या ओनर को समरी भेजता है।

यह ग्रिटिंग खासकर इन सिचुएशन्स के लिए फिट है:

• ओनर-ऑपरेटर शॉप्स: एक व्यक्ति सेलिंग, डिस्पैचिंग, और कॉल्स रन करता है।
• छोटी सर्विस टीमें: टेक्नीशियन्स जॉब्स के छोटे गैप्स में रिप्लाई कर सकते हैं।
• डायग्नोस्टिक-हैवी वर्क: फोटोज इलेक्ट्रिकल इश्यूज, प्लंबिंग लीक, रूफिंग डैमेज, अप्लायंस मॉडल नंबर्स, और मिनी-स्प्लिट एरर्स को क्वालिफाई करने में मदद करते हैं।

ट्रेड-ऑफ सरल है। अगर आप टेक्स्ट्स मांगते हैं, तो किसी को उन्हें पढ़ना और एक्शन लेना पड़ता है। अगर कोई शाम तक उस चैनल को मॉनिटर नहीं करता, तो ग्रिटिंग ज्यादा फ्रस्ट्रेशन पैदा करती है, कम नहीं।

कई ट्रेड बिजनेसेस के लिए, यह स्क्रिप्ट ओल्ड-स्कूल वॉइसमेल और फुल-टाइम रिसेप्शनिस्ट के बीच प्रैक्टिकल मिडिल ग्राउंड है। यह बेहतर जॉब डिटेल्स कैप्चर करता है, फोन टैग कम करता है, और मोबाइल टीमों को डिसाइड करने में मदद करता है कि कौन से कॉल्स को अभी कॉलबैक चाहिए, कौन से शेड्यूल हो सकते हैं, और कौन से फील्ड से टेक्स्ट से बेहतर हैंडल हो सकते हैं।

8 बिजनेस वॉइसमेल ग्रिटिंग्स की तुलना

ग्रिटिंग से ग्रोथ तक: क्यों सबसे अच्छा वॉइसमेल कोई वॉइसमेल नहीं है

एक घर का मालिक शाम 6:40 बजे कॉल करता है क्योंकि पानी लॉन्ड्री रूम के फर्श पर फैल रहा है। आपकी ग्रिटिंग पॉलिश्ड, क्लियर, और करंट है। यह फिर भी उस कॉलर को वेटिंग गेम में भेज देती है।

ट्रेड्स में वॉइसमेल की यह कोर लिमिट है। बेहतर रिकॉर्डिंग कन्फ्यूजन कम कर सकती है और आपकी टीम को क्लीनर मैसेजेस दिला सकती है, लेकिन यह फिर भी स्ट्रेस्ड कस्टमर पर बोझ डालती है कि समस्या एक्सप्लेन करे, कॉलबैक का इंतजार करे, और टीम कॉल रिटर्न करने पर अवेलेबल रहे। जरूरी सर्विस कैटेगरीज में, वह हैंडऑफ जॉब्स का खर्च करता है।

ट्रेड बिजनेसेस इसे अन्य सर्विस कंपनियों से ज्यादा फील करते हैं क्योंकि कॉल इंटेंट तेजी से बदलता है। एक रूटीन कोट रिक्वेस्ट सुबह तक वेट कर सकती है। जनवरी में नो-हीट कॉल या बिजनेस आवर्स के बाद ब्रेकर इश्यू आमतौर पर नहीं कर सकता। कॉलर आपकी ब्रांड वॉइस को ग्रेड नहीं कर रहा। वे तय कर रहे हैं कि आपकी कंपनी रीचेबल, ऑर्गनाइज्ड, और ऐक्शन लेने को तैयार साउंड करती है या नहीं।

यहां तक कि अच्छा वॉइसमेल फ्रिक्शन ऐड करता है। कॉलर को सुनना पड़ता है, डिटेल्स छोड़नी पड़ती हैं, मैसेज जल्दी सुने जाने की उम्मीद करनी पड़ती है, और फिर जो भी कॉल बैक करे उसे सिचुएशन रिपीट करनी पड़ती है। कुछ मैसेज ही नहीं छोड़ते। अन्य लिस्ट की अगली दुकान को कॉल करते हैं। जैसा पहले नोट किया, ग्रिटिंग को छोटा रखना मदद करता है, लेकिन छोटा और प्रोफेशनल फिर भी फॉलबैक है, फुल इनटेक प्रोसेस नहीं।

यही वजह है कि सच्चा अपग्रेड ऑपरेशनल है, कॉस्मेटिक नहीं।

एक लाइव आंसरिंग लेयर या AI रिसेप्शनिस्ट फोन रिंग होने के बाद क्या होता है उसे बदल देता है। मैसेज स्टोर करने के बजाय, यह पता कलेक्ट कर सकता है, सर्विस इश्यू आइडेंटिफाई कर सकता है, इमरजेंसी कॉल्स फ्लैग कर सकता है, रूटीन क्वेश्चन्स आंसर कर सकता है, बुकिंग स्लॉट ऑफर कर सकता है, और डिटेल्स को सीधे डिस्पैच में भेज सकता है। फील्ड-हैवी बिजनेसेस के लिए, यह मायने रखता है। ऑफिस स्टाफ को पार्शियल वॉइसमेल्स सॉर्ट नहीं करने पड़ते। टेक्नीशियन्स को क्लीनर जॉब नोट्स मिलते हैं। आफ्टर-आवर्स कॉलर्स को इश्यू अभी जरूरी होने पर रिस्पॉन्स पाथ मिलता है।

ट्रेड-ऑफ है। पारंपरिक वॉइसमेल सस्ता और सरल है। AI रिसेप्शन या लाइव आंसरिंग को सेटअप, कॉल-फ्लो डिसीजन, और क्लियर रूल्स चाहिए कि क्या बुक करना है, एस्केलेट करना है, या रिव्यू के लिए होल्ड। लेकिन लंच के दौरान, आफ्टर-आवर्स पीरियड्स, वेदर स्पाइक्स, या ओनर ट्रक में होने पर कॉल्स मिस करने वाली शॉप्स के लिए, वह एक्स्ट्रा स्ट्रक्चर आमतौर पर रिकवरड लीड्स और कम फ्रस्ट्रेटेड कॉलर्स में खुद को पे कर लेता है।

ज्यादातर कॉन्ट्रैक्टर्स के लिए सबसे मजबूत अप्रोच सरल है। ग्रिटिंग को फिक्स करें ताकि कॉलर्स को कुछ करंट और उपयोगी सुनाई दे। फिर हाई-वैल्यू कॉलर्स को वॉइसमेल तक पहुंचने से रोकने पर काम करें।

Mercateer ट्रेड बिजनेसेस को वॉइसमेल से आगे जाने का प्रैक्टिकल तरीका देता है। यह 24/7 कॉल्स और मैसेजेस आंसर करता है, आपके मौजूदा नंबर के साथ काम करता है, लाइव कोटिंग के लिए आपके प्राइस बुक का यूज करता है, और डायरेक्टली आपके कैलेंडर या डिस्पैच फ्लो में बुक करता है। अगर आप कम मिस्ड लीड्स, क्लीनर आफ्टर-आवर्स कवरेज, और फील्ड में व्यस्त टीम के समय भी काम करने वाली फ्रंट ऑफिस चाहते हैं, तो Mercateer को देखें।