व्यापार सेवाओं के लिए मदवार अनुमान उदाहरण

एक गृहस्वामी एक ही मरम्मत के लिए दो कोट्स रखे हुए हैं। एक केवल कुल राशि दिखाता है। दूसरा उपकरण, श्रम घंटे, परमिट, निपटान, कर और वह काम दिखाता है जो अभी भी तकनीशियन द्वारा दीवार खोलने के बाद क्या मिलता है इस पर निर्भर करता है। दूसरा कोट पढ़ने में अधिक समय लेता है लेकिन ग्राहक को कुछ महत्वपूर्ण देता है: यह समझने का तरीका कि वे किस चीज के लिए भुगतान कर रहे हैं और क्या अभी भी बदल सकता है।

वही स्पष्टता एक एचवीएसी, प्लंबिंग, इलेक्ट्रिकल, रूफिंग या जनरल-कॉन्ट्रैक्टिंग शॉप को अधिक सख्त संचालन चलाने में मदद करती है। यह आइटमाइज्ड एस्टिमेट उदाहरण दिखाता है कि मात्रा, यूनिट मूल्य, श्रम, सामग्री, कर और आफ्टर-आवर्स चार्ज के साथ कोट कैसे बनाया जाए फिर हर लाइन को शॉप प्राइस बुक से जोड़ा जाए। यह भी दिखाता है कि अनिश्चितता को कैसे लेबल किया जाए बजाय उसे अस्पष्ट “मिसलेनियस” चार्ज में छिपाने के।

अंत तक आपके पास अपने स्वयं के एस्टिमेट के लिए एक व्यावहारिक संरचना, एक पूरी तरह एनोटेटेड एचवीएसी उदाहरण और अगली कॉल पर लागू करने योग्य चेकलिस्ट होगी। यदि आपकी टीम को तकनीशियनों के काम करते समय पूछताछ का विश्वसनीय उत्तर देने का भी तरीका चाहिए तो answering service for contractors स्कोप कैप्चर करने और एस्टिमेटर को सटीक जॉब विवरण पास करने में मदद कर सकता है। estimate writing for service businesses पर व्यापक मार्गदर्शन के लिए दस्तावेज संरचना की तुलना ग्राहक संचार से करें।

Table of Contents

• Why Customers Trust an Itemized Estimate
  • The quote becomes a shared job plan
• What an Itemized Estimate Actually Contains
  • The complete receipt
  • Separate price from confidence
• Anatomy of a Single Line Item
  • A toilet replacement example
• An Annotated Itemized Estimate Example
  • Why the labor line is not a wage line
• Making Uncertainty Visible with Allowances and Exclusions
  • Put the risk beside the assumption
  • Make the change process visible
• Tying Your Estimate to a Shop Price Book
  • Consistency matters at the first call
• Your Downloadable Template and How to Use It

Why Customers Trust an Itemized Estimate

ग्राहक दो कोट्स की तुलना करते समय हमेशा सबसे कम कुल राशि नहीं चुनता। वे यह निर्धारित करने की कोशिश कर रहे हैं कि दोनों कॉन्ट्रैक्टर एक ही काम की पेशकश कर रहे हैं या नहीं। एकमुश्त कोट यह कठिन बना देता है। इसमें परमिट, निपटान, स्टार्टअप टेस्टिंग और आवश्यक एक्सेसरीज़ शामिल हो सकते हैं या उन्हें बाहर छोड़ सकते हैं। ग्राहक केवल कुल राशि से नहीं बता सकता।

एक आइटमाइज्ड एस्टिमेट उन सवालों का उत्तर सीधे दिखाते हुए देता है। यह उपकरण का नाम लेता है, श्रम आधार दिखाता है, फीस की पहचान करता है और फर्म मूल्यों को अलाउंस से अलग करता है। जब ग्राहक पूछता है कि मूल्य क्यों बदला तो आप प्रभावित लाइन की ओर इशारा कर सकते हैं बजाय अनस्पष्ट कुल राशि का बचाव करने के।

The quote becomes a shared job plan

मान लीजिए प्लंबिंग ग्राहक फिक्स्चर, शटऑफ वाल्व, सप्लाई कनेक्शन, फिटिंग्स, टेस्टिंग, डिस्पोजल और श्रम के लिए अलग-अलग लाइनें देखता है। वे किसी भी एक आइटम के बारे में काम स्वीकृत करने से पहले पूछ सकते हैं। तकनीशियन को भी ऑफिस से फील्ड में जाने पर स्पष्ट स्कोप मिलता है।

एक उपयोगी एस्टिमेट दिखाना चाहिए:

• What is included: काम और सामग्री जो कोटेड मूल्य में शामिल हैं।
• What is provisional: अलाउंस या शर्त जो अभी उपलब्ध नहीं जानकारी पर निर्भर करती है।
• What is excluded: वह काम जो ग्राहक को चाहिए हो सकता है लेकिन स्वीकृत स्कोप का हिस्सा नहीं है।
• What changes the price: एक्सेस समस्याएं, छिपी हुई क्षति, कोड आवश्यकताएं या आफ्टर-आवर्स दर।

Practical rule: यदि कोई ग्राहक उचित रूप से पूछ सकता है, “क्या यह शामिल है?”, तो उत्तर लाइन के बगल में दें इससे पहले कि उन्हें पूछना पड़े।

एस्टिमेट कॉन्फिडेंस को प्रोजेक्ट मैच्योरिटी से भी मेल खाना चाहिए। एक प्रारंभिक डायग्नोस्टिक कोट उतनी ही सटीकता नहीं दर्शा सकता जितनी पूरी तरह स्कोप्ड प्रपोजल। एक Project Management Institute समीक्षा रिपोर्ट करती है कि कॉन्सेप्चुअल स्टेज पर लगभग 30% से 50% सटीकता, डिजाइन के दौरान लगभग 20%, टेंडरिंग पर लगभग 10% और प्रीकंस्ट्रक्शन के दौरान लगभग 5%। The review explains how estimate accuracy improves as project definition develops।

एक छोटी शॉप के लिए यह अंतर विश्वास और मार्जिन दोनों की रक्षा करता है। ग्राहक को बताएं कि वे फिक्स्ड स्कोप, डायग्नोस्टिक विजिट या लिखित स्वीकृति के अधीन अलाउंस को स्वीकृत कर रहे हैं। एस्टिमेट तब केवल मूल्य से अधिक बन जाता है। यह दोनों पक्षों द्वारा समझी गई बात का रिकॉर्ड बन जाता है।

एक एनोटेटेड आइटमाइज्ड एस्टिमेट उदाहरण

निम्नलिखित एचवीएसी कोट एक शिक्षण उदाहरण है। इसके आंकड़े जानबूझकर संरचना के उदाहरण के रूप में प्रस्तुत किए गए हैं, न कि अनुशंसित बाजार मूल्य के रूप में। महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि प्रत्येक पंक्ति ग्राहक को बताती है कि उन्हें क्या मिल रहा है और दुकान को बताती है कि क्या जांचना चाहिए।

उपकरण पंक्तियाँ एक आम गलतफहमी को रोकती हैं। फर्नेस या हीट पंप रिप्लेसमेंट केवल कैबिनेट नहीं है। कॉइल, थर्मोस्टेट, पैड, डिस्कनेक्ट, लाइन सेट, डक्ट ट्रांजिशन, रेफ्रिजरेंट, फास्टनर, सीलेंट और स्टार्टअप कार्य सभी पूर्ण इंस्टॉलेशन को प्रभावित कर सकते हैं।

डक्टवर्क पंक्ति माप से आनी चाहिए, अनुमान से नहीं। प्रकाशित एस्टिमेटिंग मार्गदर्शन शीट-मेटल ट्रंक-एंड-ब्रांच डक्टवर्क को लगभग $25 से $55 प्रति लीनियर फुट और फ्लेक्स डक्ट को $10 से $20 प्रति लीनियर फुट पर रखता है। वही मार्गदर्शन एसीसीए स्टैंडर्ड 5 क्यूआई के तहत कमीशनिंग के लिए 1.5 से 3.0 घंटे आवंटित करने की सिफारिश करता है। एचवीएसी एस्टिमेटिंग मार्गदर्शन डक्ट मात्रा, लोडेड श्रम, कमीशनिंग और उपकरण चयन को कवर करता है।

श्रम पंक्ति वेतन पंक्ति क्यों नहीं है

उदाहरणात्मक श्रम गणना 16 घंटे गुणा $85 है, जो $1,360 उत्पन्न करती है। $85 दर तकनीशियन का वेतन नहीं है। एक पूर्ण रूप से बोझिल दर मजदूरी, पेरोल कर, लाभ, बीमा, वाहन, उपकरण, पर्यवेक्षण, प्रशिक्षण और गैर-बिल योग्य समय को ध्यान में रखती है।

एस्टिमेट को यह भी बताना चाहिए कि नॉन-स्टैंडर्ड घंटों के बाद नौकरी कैसे बदलती है। वही स्कोप रखें, फिर प्रभावित श्रम या सेवा शुल्क पर दुकान के दस्तावेज़ित नॉन-स्टैंडर्ड घंटे नियम लागू करें। नोट के बिना स्टैंडर्ड मूल्य निर्धारण को आपातकालीन नंबर से न बदलें। ग्राहक को देखना चाहिए कि कार्य वही है, जबकि प्रतिक्रिया विंडो या दर श्रेणी भिन्न है।

एचवीएसी साइजिंग तकनीकी स्कोप से संबंधित है, शॉर्टकट से नहीं। उपकरण चयन की गणना किए गए लोड और मैनुअल एस जैसी प्रक्रियाओं का पालन करना चाहिए। आमतौर पर इस्तेमाल किया जाने वाला 20-बीटीयू-प्रति-वर्ग-फुट शॉर्टकट उपकरण को ओवरसाइज़ कर सकता है, लागत बढ़ा सकता है और साइक्लिंग जोखिम पैदा कर सकता है, इसलिए एस्टिमेट को चयन के लिए इस्तेमाल किए गए आधार की पहचान करनी चाहिए।

एस्टिमेट को केवल वहीं एक फर्म प्रस्ताव के रूप में भेजा जा सकता है जहां स्कोप उस विश्वास का समर्थन करता है। यदि तकनीशियन लाइन-सेट स्थिति या छिपे हुए डक्टवर्क को सत्यापित नहीं कर सकता, तो उस भाग को निरीक्षण पूरा होने का नाटक करने के बजाय अलाउंस या बहिष्करण के रूप में लेबल करें।

अलाउंस और बहिष्करण के साथ अनिश्चितता को दृश्यमान बनाना

अधिक पंक्तियाँ स्वचालित रूप से एस्टिमेट को पारदर्शी नहीं बनातीं। दर्जनों प्रविष्टियों वाला एक कोट अभी भी “विविध सामग्री,” “मानक इंस्टॉलेशन,” या बिना व्याख्या वाले अलाउंस में जोखिम छिपा सकता है।

प्रत्येक अनिश्चित आइटम को एक स्थिति दें। शामिल का उपयोग करें जब स्कोप और मात्रा ज्ञात हो, अलाउंस जब कार्य अपेक्षित हो लेकिन अंतिम मात्रा या चयन की पुष्टि न हुई हो, और बहिष्कृत जब कार्य प्रस्ताव का हिस्सा न हो।

जोखिम को धारणा के बगल में रखें

एक रिप्लेसमेंट पर विचार करें जहां तकनीशियन पूर्ण ड्रेन रूट नहीं देख सकता। दृश्यमान भाग शामिल हो सकता है, जबकि छिपी हुई क्षति अलाउंस या बहिष्करण बनी रहती है। ग्राहक को यह जानने की जरूरत है कि यदि धारणा बदलती है तो क्या होता है।

आम जोखिम वाहक में दीवारों या छत के पीछे छिपी हुई क्षति, कठिन पहुंच, निपटान आवश्यकताएं, परमिट शुल्क और नौकरी के दौरान खोजा गया कोड-आवश्यक कार्य शामिल हैं। प्रत्येक के लिए सादे भाषा का नोट deserved है। सभी अनिश्चितता को एक अस्पष्ट आकस्मिकता को सौंपने से बचें। एक आकस्मिकता का दस्तावेज़ित कारण और स्पष्ट अनुमोदन प्रक्रिया होनी चाहिए।

अनुबंध को यह भी बताना चाहिए कि परिवर्तनों को कौन स्वीकृत करता है और कैसे। ओहियो अटॉर्नी जनरल सलाह देता है कि लिखित गृह-सुधार अनुबंधों को कार्य, सामग्री, भुगतान शर्तें, परमिट, निरीक्षण, वारंटी और परिवर्तनों के लिए लिखित अनुमोदन निर्दिष्ट करना चाहिए। इसका उपभोक्ता मार्गदर्शन गृह-सुधार समझौते में गृहस्वामी द्वारा अपेक्षित लिखित विवरण की रूपरेखा प्रस्तुत करता है।

बदलाव प्रक्रिया को दृश्यमान बनाएं

एक अच्छा बदलाव नोट तीन प्रश्नों का उत्तर देता है:

• क्या पाया गया: बिना कारण का अनुमान लगाए फील्ड स्थिति का वर्णन करें।
• क्या बदलता है: प्रभावित पंक्ति, मात्रा, यूनिट मूल्य और श्रम की पहचान करें।
• किसने स्वीकृत किया: जहां अनुबंध की आवश्यकता हो, आगे बढ़ने से पहले ग्राहक का लिखित अनुमोदन रिकॉर्ड करें।

उदाहरण के लिए, “मौजूदा कनेक्शन के क्षरण के कारण अतिरिक्त फिटिंग की आवश्यकता” “अतिरिक्त सामग्री” से अधिक उपयोगी है। यदि परमिट प्राधिकरण को अतिरिक्त निरीक्षण की आवश्यकता होती है, तो उस शुल्क को अपनी पंक्ति के रूप में जोड़ें। यदि निपटान बताए गए स्कोप से अधिक हो जाता है, तो कुल को अदृश्य रूप से बढ़ाने के बजाय निपटान समायोजन दिखाएं।

यह दृष्टिकोण ग्राहक को निष्पक्ष विकल्प देता है। वे बदलाव को स्वीकृत कर सकते हैं, जब सुरक्षित हो तो स्थगित कर सकते हैं, या कोई अन्य विकल्प मांग सकते हैं। ठेकेदार के पास कीमत क्यों बढ़ी, इसका एक रक्षात्मक रिकॉर्ड रहता है।

अपनी एस्टिमेट को एक दुकान प्राइस बुक से जोड़ना

एक प्राइस बुक दुकान की सेवाओं, पुर्जों, श्रम अलाउंस, कर, शुल्क और मूल्य निर्धारण नियमों की मास्टर सूची है। यह एस्टिमेट को व्यक्तिगत स्मृति अभ्यास से दोहराई जाने वाली प्रक्रिया में बदल देती है।

एचवीएसी उदाहरण में प्रत्येक पंक्ति को एक प्रविष्टि से जोड़ा जाना चाहिए। उपकरण प्रविष्टि में स्वीकृत मॉडल या चयन नियम होता है। डक्ट प्रविष्टि में माप की इकाई और सामग्री दर होती है। श्रम प्रविष्टि में पूर्ण रूप से बोझिल दर या कार्य मूल्य होता है। कमीशनिंग प्रविष्टि में अपेक्षित समय और दस्तावेज़ीकरण आवश्यकता होती है।

पहली कॉल पर संगति मायने रखती है

केंद्रीय स्रोत के बिना, दो तकनीशियन एक ही मरम्मत को अलग-अलग कोट कर सकते हैं। एक को निपटान शामिल करना याद रहता है। दूसरा नौकरी स्वीकृत होने के बाद ही परमिट जोड़ता है। एक आपातकालीन नियम को सही ढंग से लागू करता है। दूसरा याद से पूरे श्रम मूल्य को बदल देता है।

नियमों को लाइन आइटम के साथ स्टोर करें:

• मानक-घंटे नियम: सामान्य सेवा विंडो और लागू दरों को परिभाषित करें।
• नॉन-स्टैंडर्ड घंटे नियम: सरचार्ज या वैकल्पिक मूल्य श्रेणी की पहचान करें।
• अलाउंस नियम: बताएं कि पंक्ति कब अनंतिम है और कौन बदलाव स्वीकृत करता है।
• कर नियम: रिकॉर्ड करें कि प्रासंगिक अधिकार क्षेत्र में कौन सी श्रेणियां कर उपचार प्राप्त करती हैं।
• संशोधन नियम: बिना व्याख्या वाले कुल को संपादित करने के बजाय प्रभावित मात्रा या पंक्ति को अपडेट करें।

एक स्प्रेडशीट इस प्रक्रिया का समर्थन कर सकती है यदि कॉलम, सूत्र और संस्करण नियंत्रण अनुशासित हों। समर्पित एस्टिमेटिंग सॉफ्टवेयर कार्य के अधिक हिस्से को स्वचालित कर सकता है। सिद्धांत वही रहता है: कोट को दुकान की स्वीकृत जानकारी से खींचना चाहिए, न कि जिस भी तकनीशियन ने फोन उठाया हो।

उन दुकानों के लिए जिन्हें स्टाफ के व्यस्त होने पर कोट और बुकिंग हैंडल करने की आवश्यकता होती है, Mercateer कंपनी की प्राइस बुक से आइटमाइज्ड बोले गए कोट उत्पन्न कर सकता है और कॉन्फ़िगर किए गए नियमों का उपयोग करके अपॉइंटमेंट बुक कर सकता है। यह टूल एस्टिमेटिंग प्रक्रिया के चारों ओर एक संभावित परत है, न कि सटीक माप या फील्ड सत्यापन के प्रतिस्थापन के रूप में।

आपका डाउनलोड करने योग्य टेम्पलेट और इसका उपयोग कैसे करें

आपके डाउनलोड करने योग्य आइटमाइज्ड एस्टिमेट टेम्पलेट को प्रत्येक पंक्ति को एक घर देना चाहिए। विवरण, मात्रा, इकाई, यूनिट मूल्य, श्रम घंटे, श्रम दर, सामग्री, कर, स्थिति, धारणाएं, बहिष्करण और लाइन कुल के लिए कॉलम शामिल करें। बदलावों के लिए ग्राहक-अनुमोदन क्षेत्र जोड़ें ताकि एस्टिमेट एक साफ नौकरी रिकॉर्ड बन सके।

पहले कोट पर इस चेकलिस्ट का उपयोग करें:

1. स्कोप की पुष्टि करें: लिखें कि तकनीशियन क्या करेगा और ग्राहक क्या हासिल करने की कोशिश कर रहा है।
2. सटीक आइटम खींचें: मॉडल नंबर, मापी गई मात्रा और वर्तमान प्राइस बुक प्रविष्टियों का उपयोग करें।
3. दर श्रेणी सेट करें: मानक घंटे, नॉन-स्टैंडर्ड घंटे, आपातकालीन प्रतिक्रिया, या कोई अन्य स्वीकृत श्रेणी चिह्नित करें।
4. प्रत्येक पंक्ति को टैग करें: शामिल, अलाउंस, या बहिष्कृत चुनें, फिर जोखिम को सादे भाषा में समझाएं।
5. लागत उपचार अलग करें: दुकान के नियमों के अनुसार सामग्री, श्रम, कर, परमिट, निपटान, ओवरहेड और लाभ दिखाएं।
6. धारणाएं रिकॉर्ड करें: पहुंच, छिपी हुई स्थितियां, कोड आवश्यकताएं, ग्राहक चयन और अनुमोदन आवश्यकताएं नोट करें।

यदि आपको काम पूरा होने के बाद भुगतान का अनुरोध करने के लिए एक सुसंगत दस्तावेज़ की भी आवश्यकता है, तो आप मुफ्त इनवॉइस टेम्पलेट ब्राउज़ कर सकते हैं। एस्टिमेट और इनवॉइस को जुड़ा रखें, लेकिन इनवॉइस का उपयोग बिना व्याख्या वाले स्कोप बदलावों को पेश करने के लिए न करें।

जब स्थितियां बदलती हैं, तो केवल प्रभावित पंक्ति को संशोधित करें। क्षतिग्रस्त-घटक अलाउंस को बदलें, स्वीकृत परमिट जोड़ें, या मापी गई डक्ट मात्रा को समायोजित करें। बिना व्याख्या के कुल न बदलें और ग्राहक से अपनी तर्क को रिवर्स-इंजीनियर करने की अपेक्षा न करें।

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Mercateer व्यापार व्यवसायों को कॉल और संदेशों का उत्तर देने, अपनी खुद की प्राइस बुक से आइटमाइज्ड कोट उत्पन्न करने और अपॉइंटमेंट को सीधे कैलेंडर पर बुक करने में मदद करता है। अगली एचवीएसी, प्लंबिंग, इलेक्ट्रिकल, रूफिंग, या सामान्य-ठेकेदारी नौकरी पर टेम्पलेट लागू करें, फिर Mercateer पर जाएं कि इसका फ्रंट-ऑफिस वर्कफ्लो सुसंगत कोटिंग और शेड्यूलिंग का समर्थन कैसे कर सकता है।