अपॉइंटमेंट बुकिंग बॉट: यह कैसे काम करता है और क्या चुनें

शनिवार की रात है, एक घर के मालिक का पाइप फट गया है, और आप एक और काम खत्म कर रहे हैं जबकि आपका फोन बज रहा है। कॉल वॉइसमेल तक पहुंच जाती है। जब तक आप संदेश सुनते हैं, घर का मालिक पहले ही अगले प्लंबर को कॉल कर चुका हो सकता है।

एक अपॉइंटमेंट बुकिंग बॉट उस पहली बातचीत को संभाल सकता है, लेकिन जवाब देना सबसे कठिन हिस्सा नहीं है। सवाल यह है कि क्या आपकी दुकान में सही तकनीशियन, पर्याप्त यात्रा समय और आपात स्थिति के लिए जगह है। एक उपयोगी बॉट उन डिस्पैच नियमों का पालन करता है और जानता है कि कब बुकिंग बंद करनी है और किसी व्यक्ति को शामिल करना है।

विषय सूची

• अपॉइंटमेंट बुकिंग बॉट क्या है और ट्रेड्स को इसकी क्यों जरूरत है
  • यह उन टूल्स से कैसे अलग है जिन्हें आप पहले से जानते हैं
  • वे काम जो इसे करना चाहिए
• एक अपॉइंटमेंट बुकिंग बॉट कॉल कैसे हैंडल करता है
  • जवाब देने से स्लॉट कमिट करने तक
  • एक पूर्ण बुकिंग कैसी दिखती है
• जहां बॉट को रुकना चाहिए और व्यक्ति को सौंपना चाहिए
  • इन ट्रिगर्स पर स्वचालित बुकिंग रोकें
  • स्पीच रिकग्निशन को अविश्वसनीय मानें
• मुख्य विशेषताएं और प्रत्येक क्या करता है
  • फीचर लेबल के पीछे क्या बैठा है
  • उपयोग योग्य वार्तालाप समय सुनें
• ट्रेड कंपनियों के लिए व्यावसायिक लाभ
  • उस काम को मापें जो पूरा होता है
  • क्यों अधिक बुकिंग गलत परिणाम हो सकती है
• अपॉइंटमेंट बुकिंग बॉट कैसे चुनें
  • बिक्री जवाबों नहीं, व्यवहार को स्कोर करें
  • चैनल को काम से मिलाएं
• बॉट को अपने शेड्यूल से कनेक्ट करें और लाइव होने से पहले सेटअप की पुष्टि करें
  • लाइव होने की जांच चलाएं
  • स्वीकृत सेटअप का सबूत रखें

अपॉइंटमेंट बुकिंग बॉट क्या है और ट्रेड्स को इसकी क्यों जरूरत है

एक अपॉइंटमेंट बुकिंग बॉट एक स्वचालित सहायक है जो फोन, वेबसाइट चैट, टेक्स्ट या ईमेल के माध्यम से सेवा अनुरोध को हैंडल करता है। यह योग्यता वाले प्रश्न पूछता है, शेड्यूल जांचता है, और जब अनुरोध आपके नियमों को पूरा करता है तो अपॉइंटमेंट आरक्षित करता है।

ट्रेड बिजनेस के लिए, इसका मतलब खाली कैलेंडर वर्ग से अधिक है। ड्रेन-क्लीनिंग अनुरोध के लिए सेवा पता, रुकावट का विवरण, तात्कालिकता जांच और उचित आगमन विंडो चाहिए। बॉट को यह भी जानना चाहिए कि क्या आपकी दुकान बोले गए मूल्य की अनुमति देती है या निरीक्षण की आवश्यकता है।

कॉलर की समस्या किसी के कैलेंडर खोलने से पहले शुरू हो जाती है।

यह उन टूल्स से कैसे अलग है जिन्हें आप पहले से जानते हैं

एक बुनियादी वेब बुकिंग फॉर्म जानकारी और पसंदीदा दिन एकत्र करता है। जब तक इसमें अतिरिक्त तर्क और एकीकरण नहीं है, यह आपके ड्रेन-क्लियरिंग शुल्क की व्याख्या नहीं कर सकता या तय नहीं कर सकता कि अनुरोध को आपातकालीन प्रतिक्रिया की जरूरत है।

एक सामान्य चैटबॉट प्रश्नों का वार्तालाप तरीके से जवाब दे सकता है, लेकिन केवल वार्तालाप तकनीशियन क्षमता आरक्षित नहीं करता। इसे विश्वसनीय प्रतिबद्धताएं करने से पहले आपके मूल्य पुस्तक, सेवा नियमों और शेड्यूलिंग सिस्टम तक नियंत्रित पहुंच की जरूरत है।

मौन की लागत काफी है: 411 लोकल्स द्वारा आयोजित 85 व्यवसायों के एक अध्ययन में, 2023 में 62.2% व्यावसायिक कॉल अनुत्तरित रहीं, एंथ्रोवा के अध्ययन के खाते के अनुसार। यह एक व्यापक व्यावसायिक नमूना है, ट्रेड-केवल बेंचमार्क नहीं, लेकिन यह बताता है कि जवाब देने पर परिचालन ध्यान देने की क्यों जरूरत है।

वे काम जो इसे करना चाहिए

• उठाएं: कॉलर कौन है और उन्हें क्या चाहिए यह स्थापित करें बिना उन्हें संदेश लेने के लूप में भेजे।
• योग्यता और मूल्य: कवरेज, तात्कालिकता और जॉब प्रकार जांचें, फिर स्वीकृत मूल्य का उपयोग करें या अनुमान व्यवस्थित करें।
• बुक करें: वह काम आरक्षित करें जिसे दुकान डिलीवर कर सके, डिस्पैच के लिए पर्याप्त विवरण के साथ।

व्यावहारिक जांच: आफ्टर आवर्स अपने नंबर पर कॉल करें। ध्यान दें कि जवाब मिलने में कितना समय लगता है, क्या कोई तात्कालिकता जांचता है, और क्या आप अगला कदम और लागू शुल्क जानकर छोड़ते हैं।

बॉट साइट पर तकनीशियन के निदान की जगह नहीं लेता। यह जॉब तैयार करता है और अपेक्षाएं सेट करता है बिना यह दिखावा किए कि कॉलर के विवरण से पता चल जाता है कि क्या गलत है।

एक अपॉइंटमेंट बुकिंग बॉट कॉल कैसे हैंडल करता है

एक पूर्ण कॉल को नियंत्रित अनुक्रम का पालन करना चाहिए, न कि सुधारात्मक बातचीत का। प्रत्येक कदम या तो अनुरोध को वैध बुकिंग की ओर ले जाता है या व्यक्ति को शामिल करने का कारण पहचानता है।

यह अवलोकन मुख्य चरण दिखाता है, डिस्पैच जांच नीचे समझाई गई हैं।

जवाब देने से स्लॉट कमिट करने तक

1. तुरंत जवाब दें और बिजनेस की पहचान करें। ग्रीटिंग को दुकान का नाम देने और यह बताने के लिए कॉन्फ़िगर करें कि कॉलर स्वचालित सहायक से बात कर रहा है। तेज जवाब कॉलर को यह सोचने की कीमत पर नहीं आना चाहिए कि वे तकनीशियन से बात कर रहे हैं।

2. भाषा और अनुरोध प्रकार की पुष्टि करें। कॉलर की पसंदीदा भाषा और क्या उन्हें मरम्मत, रखरखाव, अनुमान या मौजूदा अपॉइंटमेंट में मदद की जरूरत है यह स्थापित करें। यह न मानें कि उच्चारण बताता है कि कोई व्यक्ति कौन सी भाषा पसंद करता है।

3. नियमित प्रश्नों से पहले तात्कालिकता जांचें। दुकान के ट्राइएज नियमों को लक्षणों जैसे गर्मी न होना, गैस की गंध, या छत से पानी आना पर लागू करें। आम गलती पूरे ग्राहक रिकॉर्ड एकत्र करना है इससे पहले कि यह पहचाना जाए कि सामान्य शेड्यूलिंग रुकनी चाहिए।

4. जॉब विवरण एकत्र और सत्यापित करें। नाम, कॉलबैक नंबर, पता, यूनिट, समस्या विवरण और पसंदीदा विंडो कैप्चर करें। आगे बढ़ने से पहले स्थान को दोहराएं, क्योंकि गलत यूनिट नंबर तकनीशियन को गलत दरवाजे पर भेज सकता है।

5. स्वीकृत मूल्य दें या अनुमान व्यवस्थित करें। बोले गए मूल्य के लिए अधिकृत काम के लिए ही बिजनेस की मूल्य पुस्तक का उपयोग करें, और समझाएं कि राशि डिस्पैच फीस, अनुमान या परिभाषित सेवा शुल्क है या नहीं। हम कॉल के दौरान बिजनेस की मूल्य पुस्तक से मूल्य प्रश्नों का जवाब देते हैं न कि कॉलर के लक्षणों से आंकड़ा गढ़ते।

6. डिस्पैच नियमों को संतुष्ट करने वाला स्लॉट खोजें। वास्तविक उपलब्धता, सेवा क्षेत्र, जॉब अवधि और तकनीशियन उपयुक्तता जांचें इससे पहले कि विंडो पेश की जाए। हम कॉलर के लाइन पर रहते हुए बिजनेस के वास्तविक कैलेंडर उपलब्धता के खिलाफ बुक करते हैं।

7. अपॉइंटमेंट लिखें और परिणाम जांचें। कॉलर का नाम, पता, जॉब प्रकार और उद्धृत मूल्य कैलेंडर एंट्री से जोड़ें। सफलता की घोषणा केवल इसलिए न करें क्योंकि सिस्टम ने लिखने का प्रयास किया; अपॉइंटमेंट मौजूद होना चाहिए।

8. पुष्टि और डिस्पैच रिकॉर्ड भेजें। हम कॉल समाप्त होने से पहले कॉलर को टेक्स्ट पुष्टि भेजते हैं, और ऑन-कॉल तकनीशियन को बुकिंग विवरण और पूर्ण ट्रांसक्रिप्ट प्राप्त होता है। गंतव्य नंबर की पुष्टि करें ताकि निजी जॉब जानकारी किसी और को न जाए।

एक पूर्ण बुकिंग कैसी दिखती है

एक पूर्ण बुकिंग में एक सत्यापित ग्राहक, सेवा स्थान, जॉब विवरण, आगमन विंडो और मूल्य या अनुमान-विजिट शर्तें होती हैं। ग्राहक के पास पुष्टि होती है, और तकनीशियन के पास कार्रवाई योग्य रिकॉर्ड होता है, न कि केवल एक अधिसूचना कि किसी ने कॉल किया।

जब प्रदाता यह वर्कफ्लो कैसे प्रदर्शित करते हैं इसकी तुलना करते हैं, मोजोलिन से एआई रिसेप्शनिस्ट चुनें आपको शॉर्टलिस्ट बनाने में मदद कर सकता है। प्रत्येक विकल्प का परीक्षण एक ही सेवा अनुरोध के खिलाफ करें न कि केवल ग्रीटिंग गुणवत्ता की तुलना करें।

इस वीडियो का उपयोग लाइव टेस्ट के साथ करें, इस बात पर ध्यान दें कि बातचीत और शेड्यूलिंग कार्रवाई के बीच क्या होता है।

जहां बॉट को रुकना चाहिए और व्यक्ति को सौंपना चाहिए

ग्रीटिंग को दुकान की पहचान करनी चाहिए और समझाना चाहिए कि कॉलर स्वचालित सहायक से बात कर रहा है। रिकॉर्डिंग सक्षम करने या व्यक्तिगत विवरण एकत्र करने से पहले, कैप्चर किए जाने वाले के बारे में स्पष्ट स्पष्टीकरण और उन बाजारों के लिए उपयुक्त सहमति प्रक्रिया कॉन्फ़िगर करें जिनकी आप सेवा करते हैं।

यदि कॉलर इनकार करता है, तो जहां उपलब्ध हो मानव या गैर-रिकॉर्डेड मार्ग प्रदान करें। किसी विशेष सहमति स्क्रिप्ट को सार्वभौमिक रूप से अनुपालन योग्य के रूप में वर्णित न करें; रिकॉर्डिंग और गोपनीयता दायित्वों को बाजार-विशिष्ट समीक्षा की जरूरत है।

इन ट्रिगर्स पर स्वचालित बुकिंग रोकें

1. ट्राइएज के दौरान सुरक्षा-महत्वपूर्ण लक्षण दिखाई दें। गैस की गंध, चिंगारी वाली वायरिंग और समान चेतावनी संकेतों को सामान्य बुकिंग बाधित करनी चाहिए और स्वीकृत आपातकालीन प्रोटोकॉल और ऑन-कॉल एस्केलेशन ट्रिगर करना चाहिए। स्थानांतरण प्रयास प्रतिक्रिया का प्रमाण नहीं है, इसलिए परिभाषित करें कि अगर कोई जवाब नहीं देता तो क्या होता है।

2. कॉलर व्यक्ति के लिए पूछता है। स्वचालित पूछताछ बंद करें और कॉलर को उनके अनुरोध को उचित ठहराए बिना मानव मार्ग शुरू करें। उन्हें बताएं कि क्या उन्हें स्थानांतरित किया जा रहा है या कॉलबैक का इंतजार है।

3. अनुरोधित प्रतिबद्धता मूल्य निर्धारण प्राधिकरण से अधिक हो। जब दायरा निरीक्षण की आवश्यकता हो, अंतिम-मूल्य वादा बंद करें। स्वीकृत नियमों के भीतर अनुमान यात्रा व्यवस्थित करें, या जब उपलब्धता या दायरा अनिश्चित रहता है तो अनुरोध को मानव पुष्टि के लिए रोकें।

4. एक महत्वपूर्ण विवरण अनिश्चित रहता है। अनुमानित पता, टेलीफोन नंबर या उपकरण पहचानकर्ता के खिलाफ बुकिंग न लिखें। इसे दोहराएं, वर्तनी के लिए पूछें, या टेक्स्ट या मानव सहायता पर जाएं।

स्पीच रिकग्निशन को अविश्वसनीय मानें

NIST के OpenASR20 टेलीफोन-स्पीच मूल्यांकन में, गंभीर रूप से सीमित प्रशिक्षण स्थितियों के तहत सर्वश्रेष्ठ सिस्टम ने दस कम-संसाधन भाषाओं में 0.40 से 0.65 तक शब्द-त्रुटि दर उत्पन्न की। वे परिणाम हर वाणिज्यिक सहायक के लिए बेंचमार्क नहीं हैं, लेकिन वे समझाते हैं कि क्यों धाराप्रवाह लगने वाली बातचीत सटीक प्रतिलेखन का प्रमाण नहीं है।

महत्वपूर्ण क्षेत्रों की स्पष्ट पुष्टि की आवश्यकता है। यदि बार-बार दोहराव विफल होते हैं, तो एक ही प्रश्न जोर से पूछने के बजाय संचार विधि बदलें।

बुकिंग वहां रुकनी चाहिए जहां बॉट के पास अगला वादा करने के लिए अधिकार, निश्चितता या क्षमता की कमी हो।

रात भर कवरेज के लिए, एक आफ्टर-आवर्स आंसरिंग वर्कफ्लो के लिए नामित एस्केलेशन मालिक और फॉलबैक की आवश्यकता है, न कि केवल फॉरवर्डिंग नंबर। स्पष्ट प्रकटीकरण और सुलभ मानव मार्ग कॉलर को उन त्रुटियों को सुधारने की अनुमति देते हैं जो डिस्पैच निर्देशों में बदल जाती हैं।

मुख्य सुविधाएँ और प्रत्येक क्या करती है

मुख्य सुविधाएँ और कॉलर अनुभव जो वे बनाती हैं

डेमो के दौरान इस चेकलिस्ट का उपयोग करें, लेकिन जांचें कि प्रत्येक सुविधा का समर्थन क्या करता है। आकर्षक इंटरफेस आपको यह नहीं बताता कि इसकी प्रतिबद्धताएं नियंत्रित हैं या नहीं।

सुविधा लेबल के पीछे क्या बैठा है

रीयल-टाइम कोटिंग को आपके स्वीकृत सेवा आइटम्स, लागू आफ्टर-आवर्स चार्जेस और स्पष्ट बहिष्करणों का उपयोग करना चाहिए। आइटमाइज्ड उत्तर तभी उपयोगी है जब कॉलर समझे कि मूल्य क्या कवर करता है और क्या ऑन-साइट मूल्यांकन की आवश्यकता हो सकती है।

कैलेंडर राइट्स को कार्यशील शेड्यूल में अपॉइंटमेंट आरक्षित करना चाहिए, इनबॉक्स में अनुरोध नहीं रखना चाहिए। अनुमोदन की प्रतीक्षा वाला संदेश एक अलग सेवा है और उसे उसी तरह वर्णित किया जाना चाहिए।

मल्टीलिंगुअल हैंडलिंग को समर्थित भाषाओं में सुसंगत सेवा नियमों की आवश्यकता होती है। केवल अनुवादित अभिवादन नहीं, बल्कि पता पुष्टि और तकनीकी शब्दावली का परीक्षण करें।

मिस्ड-कॉल टेक्स्ट-बैक उन कॉलर्स को जो डिस्कनेक्ट करते हैं, जवाब देने का दूसरा तरीका देता है। इसका संदेश दुकान की पहचान करे और प्रासंगिक अगली कार्रवाई पेश करे, न कि यह संकेत दे कि जॉब पहले से बुक हो चुकी है।

आफ्टर-आवर्स ट्राइएज काम को अलग करता है जो इंतजार कर सकता है बनाम ऑन-कॉल निर्णय की आवश्यकता वाले अनुरोध। पोस्ट-कॉल रिकॉर्ड्स को कॉलर के विवरण को किसी भी पुष्ट निदान से अलग करना चाहिए, ताकि टेक्नीशियन इनटेक सारांश को निरीक्षण परिणाम के रूप में गलत न समझे।

उपयोग योग्य वार्तालाप टाइमिंग के लिए सुनें

दस भाषाओं में वार्तालाप टर्न-टेकिंग का PNAS अध्ययन पाया गया कि प्रतिक्रियाएं आमतौर पर पिछले प्रश्न के लगभग 200 मिलीसेकंड के भीतर होती हैं। यह मानवीय अपेक्षाओं के लिए संदर्भ है, न कि यह वादा कि हर कैलेंडर लुकअप इतनी जल्दी पूरा हो जाएगा।

असिस्टेंट को अनुरोध को स्वाभाविक रूप से स्वीकार करना चाहिए, फिर उपलब्धता या मूल्य निर्धारण प्राप्त करते समय संक्षिप्त स्थिति अपडेट देना चाहिए। इंटरप्शन का भी परीक्षण करें: कॉलर द्वारा पता सुधारने पर असिस्टेंट जारी रखने से पहले सुना जाना चाहिए।

हर सुविधा उसके पीछे की जानकारी पर निर्भर करती है। डेमो को अपनी खुद की मूल्य सूची और यथार्थवादी शेड्यूल के आसपास बनाएं, जिसमें अनुपलब्ध टेक्नीशियन और रिमोटली मूल्य निर्धारित न की जा सकने वाली जॉब्स शामिल हों।

ट्रेड कंपनियों के लिए व्यावसायिक लाभ

मान लें कि कोई गृहस्वामी रात 11 बजे फटे पाइप के बारे में कॉल करता है। वॉइसमेल ग्रीटिंग खोजने के बजाय, वे एक असिस्टेंट तक पहुंचते हैं जो तात्कालिकता जांचता है और उपयुक्त व्यक्ति को अलर्ट करता है। यदि आपकी आपात नियम और क्षमता अनुमति देते हैं, तो अनुरोध कार्रवाई योग्य काम बन जाता है न कि अनसुना संदेश।

दांव स्पष्ट हैं: 2023 में जिन कॉल्स का जवाब नहीं मिला उनके 85% ग्राहकों ने वापस कॉल नहीं किया, Aircall द्वारा उद्धृत शोध के अनुसार और Podium के मिस्ड-कॉल विश्लेषण में वर्णित। वह खोज तुरंत जवाब देने का समर्थन करती है, लेकिन यह साबित नहीं करती कि हर जवाब दी गई कॉल लाभदायक जॉब बनेगी।

ये वे परिचालन लाभ हैं जिन्हें मापना चाहिए, न कि मान लेना चाहिए।

पूर्णता तक पहुंचने वाले काम को मापें

मौसम से प्रेरित उछाल के दौरान, एक साथ उत्तर देना ऑफिस स्टाफ द्वारा टेक्नीशियनों के समन्वय के दौरान अनुरोधों को कैप्चर कर सकता है। लेकिन शेड्यूल को अभी भी आपात रिजर्व, यात्रा भत्ते और यथार्थवादी जॉब अवधि की आवश्यकता है।

प्रशासनिक लाभों का सीधे निरीक्षण करना आसान है। लॉन्च से पहले और बाद में संदेशों का जवाब देने, जॉब विवरण फिर से दर्ज करने और अधूरे इनटेक रिकॉर्ड्स को हल करने में स्टाफ प्रयास की तुलना करें।

• आफ्टर-आवर्स कैप्चर: योग्य रात के अनुरोधों को ट्रैक करें जो पूर्ण कार्य बन जाते हैं।
• डिस्पैच गति: असाइन किए गए टेक्नीशियन को कार्रवाई योग्य जॉब पहुंचाने में लगने वाले समय को मापें।
• शेड्यूलिंग गुणवत्ता: ओवररन, नो-शो और अपॉइंटमेंट्स की समीक्षा करें जो मूल वादे के अवास्तविक होने के कारण स्थानांतरित किए गए।
• वित्तीय परिणाम: पूर्ण-जॉब वॉल्यूम के साथ-साथ सकल मार्जिन की जांच करें, जिसमें अतिरिक्त यात्रा और ओवरटाइम शामिल है।

कॉन्ट्रैक्टर आंसरिंग सर्विस को डिस्पैचर के निर्णयों का समर्थन करना चाहिए, न कि क्रू द्वारा पूरा न किए जा सकने वाले वादों का बड़ा ढेर बनाना चाहिए। डिस्पैच फीस और अनुमान यात्राओं की सुसंगत हैंडलिंग स्टाफ को परस्पर विरोधी वादों को समझाने की आवश्यकता भी कम कर सकती है।

अधिक बुकिंग्स गलत परिणाम क्यों हो सकती हैं

एक छोटे दल वाली काल्पनिक एचवीएसी दुकान पर विचार करें। इसका अपॉइंटमेंट बुकिंग बॉट हर दोपहर की रिक्ति को नियमित रखरखाव से भर देता है, फिर अत्यावश्यक मरम्मत कॉल आते हैं और डिस्पैचर को ग्राहकों को स्थानांतरित करना पड़ता है या कार्य दिवस बढ़ाना पड़ता है।

मालिक आपातकालीन क्षमता की रक्षा के लिए नियम बदलता है और केवल उपयुक्त होने पर ही इसे जारी करता है। उपयोगी तुलना यह है कि संशोधित शेड्यूल कम ओवररन और स्वीकार्य मार्जिन के साथ अधिक पूर्ण कार्य उत्पन्न करता है या नहीं, न कि इसमें अधिक अपॉइंटमेंट प्रविष्टियाँ हैं या नहीं।

ऑपरेटिंग नियम: पूर्ण नौकरियों और मार्जिन की गणना करें, केवल बुकिंग्स की नहीं।

अपॉइंटमेंट बुकिंग बॉट कैसे चुनें

सबसे पहले इस बात से शुरू करें कि क्या गलत हो सकता है, न कि किस सहायक की आवाज सबसे स्वाभाविक है। एक परिष्कृत वार्तालाप असुरक्षित एस्केलेशन पथ या ऐसी बुकिंग की भरपाई नहीं करेगा जो कभी कार्यकारी कैलेंडर तक नहीं पहुंचती।

अपॉइंटमेंट बुकिंग बॉट चुनने के मानदंड

व्यवहार को स्कोर करें, बिक्री उत्तरों को नहीं

प्रत्येक मानदंड को प्रदर्शित, आंशिक रूप से प्रदर्शित, या अप्रमाणित के रूप में चिह्नित करें। किसी भी प्रत्यक्ष-बुकिंग सेटअप को अस्वीकार करें जो एस्केलेशन में विफल रहता है या सफल कैलेंडर राइट्स नहीं दिखा सकता; उन विफलताओं को अन्यत्र मजबूत स्कोर से औसत न करें।

मूल्य नियंत्रण का परीक्षण आपकी दुकान द्वारा दूरस्थ रूप से उद्धृत की जाने वाली सेवा और दूसरी जिसके लिए निरीक्षण की आवश्यकता होती है, के साथ किया जाना चाहिए। हमारे सेटअप प्रक्रिया में, मालिक प्लंबिंग टेम्पलेट्स से शुरू कर सकते हैं या अपनी स्वयं की मूल्य पुस्तक आयात कर सकते हैं, फिर आपातकालीन कीवर्ड्स, ऑन-कॉल क्रम और बुकिंग घंटे कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

विशिष्ट परिणामों का परीक्षण करने के लिए लॉकस्मिथ परिदृश्य का उपयोग करें। हमारे डिस्पैच नियम आफ्टर-आवर्स लॉकआउट्स के लिए ऑन-कॉल लॉकस्मिथ को पेज कर सकते हैं, सुरक्षित या फॉब कार्य को उद्धरण के लिए यात्रा के रूप में बुक कर सकते हैं, और अन्य योग्य कार्य को पहली खुली स्लॉट में भेज सकते हैं।

चैनल को नौकरी से मिलाएं

एचवीएसी के लिए, परीक्षण करें कि क्या नियमित रखरखाव अनुरोध और नो-हीट कॉल अलग-अलग पथों का अनुसरण करते हैं। एक HVAC reception workflow को उपकरण और लक्षण जानकारी कैप्चर करनी चाहिए जिसकी डिस्पैच को आवश्यकता है बिना सहायक की व्याख्या को निदान के रूप में मानते हुए।

मैसेजिंग-केवल विकल्पों का अलग मूल्यांकन deserve है। create a WhatsApp booking assistant के लिए CodeWords' गाइड उस चैनल को समझने के लिए उपयोगी है, लेकिन मैसेजिंग वर्कफ्लो स्वयं टेलीफोन उत्तर या अत्यावश्यक-कॉल एस्केलेशन को प्रदर्शित नहीं करता।

फील्ड-सर्विस सॉफ्टवेयर के बिना दुकान को अलग स्वीकृति परीक्षण की आवश्यकता होती है। हम बुकिंग विवरण व्यवसाय को टेक्स्ट करते हैं ताकि मालिक नौकरी को सामान्य रूप से लिख सके; उस मैनुअल मार्ग को प्रत्यक्ष कैलेंडर एकीकरण के रूप में गलत नहीं समझा जाना चाहिए।

प्रतिबद्ध होने से पहले, अपनी मूल्य सूची, एक कठिन अनुरोध और जानबूझकर अनुपलब्ध स्लॉट का उपयोग करके प्रदर्शन की मांग करें। तालिका के विरुद्ध अनसुलझे मुद्दों को रिकॉर्ड करें और लाइव कॉल अग्रेषित करने से पहले उन्हें ठीक करें।

बॉट को अपने शेड्यूल से कनेक्ट करें और गो-लाइव से पहले सेटअप की पुष्टि करें

शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर के साथ, अपॉइंटमेंट बुकिंग बॉट उपलब्धता पढ़ सकता है और ग्राहक तथा नौकरी विवरण संलग्न करके अपॉइंटमेंट लिख सकता है। फॉरवर्डेड लाइन और बिना सॉफ्टवेयर के, हम बुकिंग मालिक को टेक्स्ट करते हैं, जो नौकरी लिखता है। पेपर कैलेंडर के साथ, हम उसी टेक्स्ट मार्ग का उपयोग करते हैं ताकि मालिक अपॉइंटमेंट हाथ से दर्ज कर सके।

तीन तरीके जिनसे बुकिंग शेड्यूल तक पहुंचती है

प्रत्यक्ष राइट्स री-कीइंग को हटाते हैं। टेक्स्ट मार्ग मौजूदा वर्कफ्लो को संरक्षित रखते हैं, लेकिन मालिक को किसी भी के द्वारा अनवेरिफाइड पेपर-कैलेंडर ओपनिंग को गारंटीड अपॉइंटमेंट के रूप में मानने से पहले क्षमता की पुष्टि करनी चाहिए।

गो-लाइव जाँचें चलाएँ

1. मूल्य पुस्तक तैयार करें। स्वीकृत आइटम, डिस्पैच शुल्क, और आफ्टर-आवर्स नियम लोड करें। अनुमान यात्रा की आवश्यकता वाले काम को चिह्नित करें, और अप्रचलित मूल्यों को हटाएं।

2. एस्केलेशन स्वामित्व परिभाषित करें। आपातकालीन कीवर्ड, ऑन-कॉल क्रम, और आफ्टर-आवर्स टेक्स्ट के प्राप्तकर्ता सेट करें। जब पहला व्यक्ति जवाब न दे तो फॉलबैक शामिल करें।

3. बुकिंग सीमाएँ सेट करें। कार्य घंटे, जॉब अवधि, यात्रा भत्ते, और संरक्षित आपातकालीन क्षमता कॉन्फ़िगर करें। पहला-खुला-स्लॉट नियम को पहला पात्र स्लॉट के रूप में परिभाषित करें, न कि केवल खाली एक।

4. कैलेंडर कनेक्ट करें या टेक्स्ट रूट चुनें। बुकिंग और डिस्पैच संदेशों के लिए गंतव्य सत्यापित करें। मैनुअल शेड्यूल के लिए, प्रत्येक अनुरोध को स्वीकार करने और दर्ज करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का नाम बताएं।

5. टेस्ट-कॉल सेट चलाएँ। लॉकआउट, बर्स्ट पाइप, नो-हीट अनुरोध, स्पेनिश बोलने वाला कॉलर, शोरगुल वाली लाइन, मूल्य प्रश्न, बुकिंग परिवर्तन, रीशेड्यूल, आफ्टर-आवर्स इमरजेंसी, और मानव के लिए अनुरोध शामिल करें। इन्हें टेस्ट परिदृश्यों के रूप में मानें, कॉल करने से पहले अपेक्षित परिणाम लिखकर।

6. प्रत्येक टेस्ट रिकॉर्ड का निरीक्षण करें। नाम, पता, यूनिट, जॉब प्रकार, विंडो, और कोट या अनुमान शर्तों को कॉलर ने जो कहा उसके विरुद्ध जाँचें। त्रुटियों को सुधारें और वर्कफ़्लो स्वीकार करने से पहले असफल रीड-बैक दोहराएं।

7. टेस्ट पास होने के बाद ही मौजूदा नंबर फॉरवर्ड करें। पुष्टि करें कि ग्राहक-सामना करने वाली पुष्टि और तकनीशियन-सामना करने वाला रिकॉर्ड दोनों इरादे के अनुसार आते हैं। यदि कोई महत्वपूर्ण समस्या आती है तो कॉल को पिछले रूट पर वापस करने का तरीका रखें।

स्वीकृत सेटअप का प्रमाण रखें

इन जाँचों के साथ ग्रीटिंग, रिकॉर्डिंग डिस्क्लोजर, स्क्रिप्ट, और अनुमतियाँ कॉन्फ़िगर करें। डिस्पैच का मालिक जो भी हो उससे पूछें कि चुना गया कनेक्शन पैटर्न उसी दिन तकनीशियन को एक कार्रवाई योग्य, पुष्ट स्लॉट डिलीवर कर सकता है, जिसमें कोई ऑफिस से दूर हो।

एक सफल टेस्ट ट्रांस्क्रिप्ट और उसकी मिलान बुकिंग को ऑडिट ट्रेल के रूप में सहेजें। Mercateer एक अपॉइंटमेंट बुकिंग बॉट प्रदान करता है जो आपकी मूल्य पुस्तक और नियम लोड करने, आपकी लाइन फॉरवर्ड करने, और उन नियमों के माध्यम से कॉल हैंडल करने के आसपास बनाया गया है।

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Mercateer सेवा पूछताछ का जवाब देता है, आपकी मूल्य पुस्तक का उपयोग करता है, और बुकिंग को आपके मौजूदा शेड्यूल पर रूट करता है या जब आप शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग नहीं करते तो टेक्स्ट द्वारा विवरण भेजता है। अपने डिस्पैच नियम चर्चा करने और अपनी कीमतों, बुकिंग विंडो, और एस्केलेशन परिदृश्यों का उपयोग करके डेमो की व्यवस्था करने के लिए Mercateer पर जाएं।