כיצד להגדיר העברת שיחות לעסק המסחר שלך

לקוח מתקשר למספר הראשי שלך בשעה 18:14 לאחר כשל בהפעלת התנור. המשרד סגור, הטכנאי בנסיעה והמתקשר מגיע לתא קולי. עד שמישהו מחזיר את השיחה ייתכן שהלקוח כבר שכר חברה אחרת.

זו בדיוק הסיטואציה שהעברת שיחות נועדה למנוע. ההגדרה נראית פשוטה אך עסקי מסחר מאבדים שיחות לעיתים קרובות משום שההעברה פעילה ברמת הספק הלא נכונה מחוברת לכרטיס SIM הלא נכון מכוונת למספר בפורמט שגוי או שלא נבדקה מעבר לטון האישור הראשוני. הגישה האמינה היא לאמת את השרשרת המלאה מהטון של הלקוח ועד לאדם או למערכת המענה האוטומטי שמקבלת את השיחה.

תוכן עניינים

• למה העברת שיחות היא הדרך המהירה ביותר למענה 24/7
• הפעלת העברת שיחות בקו שלך
  • קווי ספק
  • אייפון
  • אנדרואיד ומערכות מאוחסנות
• בדיקת ההעברה מקצה לקצה
  • רצף הבדיקה המעשי
  • בדיקת תנאי הכשל
• הגדרת כללי שעות פעילות ואחרי שעות
  • התאמת הכלל לבעיה התפעולית
  • בניית לוח הזמנים סביב דחיפות השיחה
• פתרון תקלות בהעברות שקטות
  • כשהטלפון נראה תקין אך השיחות עדיין מועברות
  • כשהמכשיר הלא נכון עונה
  • כשהיעד דוחה את השיחה
• אימות שילוב מלא עם Mercateer

למה העברת שיחות היא הדרך המהירה ביותר למענה 24/7

חברת אינסטלציה בדרך כלל אינה זקוקה למספר טלפון חדש כדי לשפר כיסוי. הלקוחות כבר שמרו את המספר הקיים של החנות מודפס על חשבוניות ומקושר לאזור השירות המקומי. החלפת המספר יוצרת הפרעה מיותרת. העברת שיחות מאפשרת לעסק לשמור על המספר שהלקוחות מכירים תוך העברת השיחות ליעד זמין.

העברת שיחות היא תכונה סטנדרטית בטלפוניה צפון אמריקאית כבר זמן רב. בקווים רבים של ספקים *72 מפעילה העברה לכל השיחות ו-*73 מבטלת אותה כפי שמתועד בההיסטוריה והתפעול של העברת שיחות. היתרון המעשי הוא שהרשת מפנה את השיחה לפני שהמכשיר המקורי מצלצל ולכן העסק יכול להשתמש בקו ספק קיים מספר VoIP טלפון משרדי או טלפון סלולרי ללא הוספת חומרה.

שקול בעל חברת HVAC שרוצה ששיחות ביום יצלצלו אצל המתאם אך שיחות אחרי שעות יטופלו כשהמתאם עוזב. הבעלים יכול להעביר את המספר המפורסם לשירות מענה בסגירה ואז לשחזר את המסלול היומי בבוקר. הלקוח עדיין מחייג לאותו מספר והמערכת המקבלת יכולה לאסוף את הבעיה להחיל את כללי התמחור של החברה ולרשום את העבודה בלוח הזמנים.

הגשר ללא חומרה חדשה הוא הסיבה שהעברת שיחות נותרת שימושית גם בסביבות VoIP מודרניות. מערכות PBX וספקים ישנות השתמשו בכללי העברה הרבה לפני פלטפורמות טלפון בענן ומערכות ארגוניות יכולות לשמור יעדי העברה וחותמות זמן ברשומות היסטוריית שיחות. לעסק מסחר הערך אינו בקוד עצמו אלא ביכולת לחבר מספר מהימן לשירות מענה לקבלנים ללא העברת מספר או שינוי מערך הטלפונים היומי.

כלל מעשי: העבר את המספר שהלקוחות כבר מכירים ואז בדוק את היעד כאילו היית לקוח חדש עם בעיה דחופה.

הפעלת העברת שיחות בקו שלך

התחל בזיהוי היכן המספר נשלט. מכשיר נייד עשוי להציג הגדרת העברה אך מתג הספק עדיין יכול לשלוט במסלול בפועל. מספר VoIP בדרך כלל תלוי בפורטל אינטרנט ואילו PBX דיגיטלי עשוי להחיל כללים על שלוחה קבוצת ציד או קו ראשי.

קווי ספק

עבור קווי ספק צפון אמריקאים רבים תהליך ההעברה הלא מותנית הנפוץ הוא:

1. הרם את הטלפון העסקי וחייג *72.
2. הזן את היעד כמספר מלא בן 10 ספרות.
3. המתן לטון או להודעת אישור לפני שתנתק.
4. התקשר למספר הראשי מקו אחר ואשר שהיעד מצלצל.

האישור חשוב משום שחיוג הקוד לבדו אינו מוכיח שההעברה הגיעה למתג הספק. כדי לבטל את הכלל חייג *73 במקום שהספק תומך בדפוס זה. חלק מהספקים משתמשים בקודים שונים או דורשים שההעברה תופעל בחשבון ולכן אישור כושל צריך להוביל לבדיקת ספק ולא לניחושים חוזרים.

אייפון

באייפון פתח הגדרות בחר טלפון ואז בחר העברת שיחות. הפעל את התכונה והזן את מספר היעד. נתיב זה במכשיר שולט בדרך כלל בהעברה לא מותנית כלומר כל שיחה נכנסת נשלחת מהאייפון במקום לצלצל תחילה במכשיר.

אם האפשרות חסרה או לא זמינה ייתכן שהספק אינו חושף את התכונה דרך ממשק האייפון. במקרה כזה השתמש בקוד הנתמך של הספק או בפורטל החשבון.

אנדרואיד ומערכות מאוחסנות

תפריטי אנדרואיד משתנים לפי יצרן. פתח את אפליקציית טלפון היכנס להגדרות וחפש חשבונות שיחות שירותים נלווים או העברת שיחות. בחר את כרטיס ה-SIM הרלוונטי בחר את מצב ההעברה הזן את היעד ושמור. אל תגדיר את כרטיס ה-SIM הלא נכון בטלפון דו-כרטיסי כי קו העסק עלול להמשיך לנתב כרגיל בעוד קו אישי נושא את הכלל.

עבור פורטל VoIP היכנס ללוח הניהול של המנהל ופתח את אזור תכונות השיחה טיפול בשיחות או העברה. הזן את מספר היעד בדיוק כפי שנדרש לעיתים קרובות ספרות בלבד ללא רווחים או תווים מיוחדים ואז שמור את הכלל. PBX דיגיטלי משתמש בנתיב דומה דרך לוח הניהול שם בוחרים שלוחה או מסלול ראשי ומגדירים יעדים תמיד עסוק או ללא מענה.

המערכת מופעלת רק כאשר הכלל נשמר ברמה שמקבלת את השיחה הנכנסת. הגדרת מכשיר לא תתקן כלל PBX וכלל PBX לא יתקן מסלול ספק שעדיין מעביר למקום אחר.

בנה את לוח הזמנים סביב דחיפות השיחה

חברת HVAC המטפלת בקריאת אין חום בערב קר עשויה לרצות שהנתיב לאחר שעות העבודה יענה מיד, יאמת את מצב החירום, יצטט את התעריף הרלוונטי לאחר שעות ויסלים לפי מדיניות הכוננות. אינסטלטור המתמודד עם צינור שהתפוצץ זקוק לנתיב דומה, אך הנציג צריך להבחין בין חירום פעיל לבין תיקון ברז שגרתי שיכול להמתין לפגישה הבאה הזמינה.

בשעות היום, השתמש בכללי העברה בעסוק והעברה ללא מענה כהגנה על גלישה. בסגירה, עבור לכלל העברה תמידית או לנתיב מתוזמן לאחר שעות. שירות כגון שירות מענה לאחר שעות לעסקי מסחר יכול לשבת מאחורי הנתיב הזה, בעוד מספר המשרד הקיים נשאר ללא שינוי.

שימו לב היטב לסף הצלצול. אם הכלל ממתין יותר מדי, מתקשרים עלולים לנטוש את השיחה לפני שהגיבוי עונה. אם הוא מעביר מיד, המתאם מאבד את האפשרות לטפל בבקשות פשוטות ישירות. שמור את הסף במפורש בפורטל, ואז בדוק אותו עם שעון עצר וטלפון שני.

מודל הדיווח של Microsoft מראה מדוע תצורה זו זקוקה לבדיקה ולא להגדרה חד-פעמית. דוחות שימוש ב-Teams PSTN וב-SMS ניתנים לצפייה על פני 7 ימים, 28 ימים או טווח תאריכים מותאם אישית, עם עיכוב פוטנציאלי בראות הפעילות של 24 עד 48 שעות לפי תיעוד דוח השימוש ב-PSTN של Microsoft. שאילתות רשומות שיחות ב-Microsoft Graph משתמשות גם הן בטווח מקסימלי של 90 יום, לכן ייצא או סקור את היסטוריית השיחות הרלוונטית לפני שדפוסי ניתוב ישנים נעלמים מחלון השאילתה.

פתרון תקלות בהעברת שיחות שקטה

הטלפון אינו תמיד מקור האמת. העברת שיחות ברמת הספק יכולה להישאר פעילה במתג הרשת גם כאשר הגדרות הטלפון נראות כבויות. לכן לקוח עדיין עשוי להיות מופנה בעוד הבעלים אינו רואה סמל העברה ברור.

כאשר הטלפון נראה תקין אך השיחות עדיין מועברות

נקה את כלל ההעברה באמצעות שיטת הביטול הנתמכת של הספק, ואז החל מחדש את היעד המיועד. בצע שיחת בדיקה לאחר כל שינוי. אם היעד הישן ממשיך לקבל שיחות, בקש מהספק לבדוק או לאפס את התצורה ברמת המתג, כפי שמציין מדריך פתרון תקלות העברת שיחות של Bell שהגדרות בצד הספק עשויות לדרוש התערבות הספק.

כאשר המכשיר הלא נכון עונה

טלפונים Dual-SIM שומרים כללי העברה לכל קו. בחר את ה-SIM המחובר למספר העסקי לפני הפעלה או עריכה של הכלל. לאחר מכן בדוק את היעד עצמו לגבי חסימה, יירוט תא קולי או כלל העברה נוסף שעלול להפנות את השיחה פעם שנייה.

באייפון חדשים יותר, Live Voicemail עלול להפריע לנתיב הצפוי על ידי מענה מקומי לפני שהיעד המועבר מקבל את השיחה. השבת או התאם תכונה זו במהלך הבדיקה, ואז חזור על השיחה מטלפון נפרד.

כאשר היעד דוחה את השיחה

בדוק את פורמט מספר היעד, כולל קוד מדינה נדרש. פורטלים של PBX מארחים עלולים לדחות רווחים, סימני פיסוק או שלוחה פנימית שהוזנו במקום מספר חיצוני מלא. אם המספר תקין אך ההעברה עדיין נכשלת, אשר שהקו המקבל מקבל שיחות מהספק ושליעד יש תוכנית שיחות פעילה.

התיקון האמין הוא בידוד: הסר כל כלל קיים, החל יעד אחד, בדוק אותו והוסף לוגיקה מותנית רק לאחר שהנתיב הבסיסי עובד.

אימות שילוב מלא עם Mercateer

שיחה מועברת מצליחה רק כאשר זרימת העבודה המלאה פועלת. אשר שהנציגה הווירטואלית עונה, יוצרת סיכום שיחה ותמליל שניתן לחיפוש, פועלת לפי כללי ספר המחירים בפועל של החנות וכותבת הזמנות ליומן. ללוחות זמנים על נייר, ודא שפרטי ההזמנה והסיכום מגיעים לטכנאי האחראי בטקסט.

סקור שיעור מענה, עבודות שהוזמנו ונפח לאחר שעות במהלך תקופת ההפעלה הראשונה. השווה את לוח המחוונים של הקבלה עם היסטוריית השיחות של הספק. רשומת הספק מראה אם השיחה הגיעה ליעד, בעוד לוח המחוונים מראה מה קרה לאחר המענה. אפשר זמן עיכוב בדיווח לפני שיפוט הפעילות האחרונה.

בדוק גם את שאר השרשרת. בצע שיחה שלא נענתה ואשר שהשחזור בטקסט מופעל, ואז בדוק אם שיחת המעקב נשארת מחוברת לרשומת הלקוח. הרץ תרחיש עלייה במזג האוויר, בקשת אין חום דחופה והזמנה שגרתית. כל אחד מהם אמור להפיק את תוצאת המיון המיועדת.

פלטפורמת הקבלה לעסקי מסחר של Mercateer תומכת בהעברה מקיימים קיימים של ספק, VoIP ומכשירי סלולר, עם טיפול בשיחות, הצעות מחיר, הזמנות, סיכומים ותמלילים. אמת את הנתיב מטון החיוג של הלקוח דרך הספק, מכשיר היעד, הנציגה הווירטואלית וההודעה הסופית ליומן או לטכנאי. שיחה שמצלצלת כראוי אך נכשלת ביצירת הרשומה הבאה היא עדיין הגדרה לא שלמה.