Randevu Alma Botu: Nasıl Çalışır ve Hangisi Seçilmeli?

Cumartesi gecesi, bir ev sahibinin borusu patlamış ve siz başka bir işi bitirirken telefonunuz çalıyor. Arama sesli mesaja düşüyor. Siz mesajı dinleyene kadar ev sahibi çoktan bir sonraki tesisatçıyı aramış olabilir.

Bir randevu oluşturma botu bu ilk görüşmeyi yönetebilir, ancak telefonu açmak işin en zor kısmı değildir. Asıl mesele, işletmenizin doğru teknisyene, yeterli seyahat süresine ve acil bir durum için uygun zamana sahip olup olmadığıdır. Kullanışlı bir bot, bu görevlendirme kurallarına uyar ve randevu kaydetmeyi ne zaman durdurup sürece bir insanı dahil etmesi gerektiğini bilir.

İçindekiler

• Randevu Oluşturma Botu Nedir ve Teknik Hizmet İşletmeleri Neden Buna İhtiyaç Duyar?
  • Zaten bildiğiniz araçlardan nasıl ayrışır?
  • Yerine getirmesi gereken görevler
• Bir Randevu Oluşturma Botu Aramayı Nasıl Yönetir?
  • Aramayı yanıtlamaktan randevu aralığını kesinleştirmeye
  • Tamamlanmış bir randevu kaydı nasıl görünür?
• Botun Durması ve Süreci Bir İnsana Devretmesi Gereken Durumlar
  • Bu tetikleyicilerde otomatik randevu oluşturmayı durdurun
  • Konuşma tanımanın hata yapabileceğini göz önünde bulundurun
• Temel Özellikler ve Her Birinin İşlevi
  • Özellik etiketinin arkasında ne yatar?
  • Kullanılabilir konuşma zamanlamasına dikkat edin
• Hizmet ve Zanaat İşletmeleri İçin Ticari Avantajlar
  • Tamamlanmaya ulaşan işi ölçün
  • Daha fazla randevunun neden yanlış bir sonuç olabileceği
• Bir Randevu Oluşturma Botu Nasıl Seçilir?
  • Satış vaatlerini değil, davranışı puanlayın
  • Kanalı işe göre eşleştirin
• Botu Takviminize Bağlayın ve Canlıya Almadan Önce Kurulumu Doğrulayın
  • Canlıya alma kontrollerini gerçekleştirin
  • Onaylanan kurulumun kanıtlarını saklayın

Randevu Oluşturma Botu Nedir ve Teknik Hizmet İşletmeleri Neden Buna İhtiyaç Duyar?

Randevu oluşturma botu; telefon, web sitesi sohbeti, SMS veya e-posta yoluyla gelen bir servis talebini yöneten otomatik bir asistandır. Uygunluk belirleme soruları sorar, takvimi kontrol eder ve talep kurallarınıza uyduğunda bir randevu ayırır.

Saha ve zanaat hizmeti sunan bir işletme için bu, takvimde boş bir kutucuk sunmaktan çok daha fazlası anlamına gelir. Bir gider açma talebi; servis adresini, tıkanıklığın tanımını, aciliyet kontrolünü ve uygun bir varış zaman aralığını gerektirir. Botun ayrıca işletmenizin telefonda fiyat verilmesine izin verip vermediğini veya önceden bir keşif gerekip gerekmediğini bilmesi gerekir.

Arayan kişinin sorunu, henüz kimse takvimi açmadan önce başlar.

Zaten bildiğiniz araçlardan nasıl ayrışır?

Temel bir web randevu formu bilgileri ve tercih edilen bir günü toplar. Ek bir mantık ve entegrasyona sahip olmadığı sürece, gider açma ücretlerinizi açıklayamaz veya talebin acil bir müdahale gerektirip gerektirmediğine karar veremez.

Genel bir chatbot soruları sohbet havasında yanıtlayabilir, ancak tek başına sohbet teknisyen kapasitesini rezerve etmez. Güvenilir taahhütlerde bulunabilmesi için fiyat listenize, servis kurallarınıza ve planlama sisteminize kontrollü erişime ihtiyaç duyar.

Cevapsız kalmanın maliyeti büyüktür: Anthrova'nın araştırmaya ilişkin aktardığına göre, 411 Locals tarafından 85 işletme üzerinde yapılan bir çalışmada, 2023 yılında işletme aramalarının %62,2'si cevapsız kalmıştır. Bu, yalnızca teknik hizmetlere özel bir kıstas değil, genel bir işletme örneğidir; ancak aramaları yanıtlamanın neden operasyonel açıdan üzerinde durulması gereken bir konu olduğunu vurgulamaktadır.

Yerine getirmesi gereken görevler

• Aramayı karşılama: Arayanı bir mesaj bırakma döngüsüne sokmadan kimin aradığını ve neye ihtiyacı olduğunu belirlemek.
• Uygunluk ve fiyat belirleme: Hizmet bölgesini, aciliyeti ve iş tipini kontrol etmek; ardından onaylanmış fiyatlandırmayı uygulamak veya bir keşif organize etmek.
• Randevu oluşturma: İşletmenin yerine getirebileceği işi, görevlendirme için yeterli ayrıntıyla rezerve etmek.

Pratik kontrol: Mesai saatleri dışında kendi numaranızı arayın. Yanıt almanın ne kadar sürdüğüne, birinin aciliyeti kontrol edip etmediğine ve bir sonraki adımı ve geçerli ücretleri öğrenerek görüşmeden ayrılıp ayrılmadığınıza dikkat edin.

Bot, sahadaki teknisyenin teşhisinin yerini almaz. Arayanın yaptığı açıklamanın arızayı kesin olarak kanıtladığı varsayımına kapılmadan, işi hazırlar ve beklentileri netleştirir.

Bir Randevu Oluşturma Botu Aramayı Nasıl Yönetir?

Tamamlanan bir arama, doğaçlama bir sohbeti değil, kontrollü bir sırayı takip etmelidir. Her adım, talebi ya geçerli bir randevuya doğru ilerletir ya da sürece bir insanı dahil etmek için bir neden belirler.

Bu genel bakış ana aşamaları göstermektedir; görevlendirme kontrolleri aşağıda açıklanmıştır.

Aramayı yanıtlamaktan randevu aralığını kesinleştirmeye

1. Hemen yanıtlayın ve işletmeyi tanıtın. Karşılama anonsunu, işletmenin adını belirtecek ve arayan kişiye otomatik bir asistanla konuştuğunu açıklayacak şekilde yapılandırın. Hızlı bir yanıt, arayan kişinin bir teknisyenle konuştuğunu zannetmesine yol açmamalıdır.

2. Dili ve talep türünü doğrulayın. Arayanın tercih ettiği dili ve onarım, bakım, fiyat teklifi veya mevcut bir randevuyla ilgili yardıma mı ihtiyacı olduğunu belirleyin. Birinin aksanının, hangi dili tercih ettiğini gösterdiğini varsaymayın.

3. Rutin sorulardan önce aciliyeti kontrol edin. Isınmanın olmaması, gaz kokusu veya tavandan su akması gibi belirtilere işletmenin triyaj kurallarını uygulayın. En sık yapılan hata, standart randevu sürecinin durdurulması gerektiğini fark etmeden önce tüm müşteri bilgilerini toplamaya çalışmaktır.

4. İş ayrıntılarını toplayın ve doğrulayın. Adı, geri arama numarasını, adresi, daire/birim numarasını, sorun açıklamasını ve tercih edilen zaman aralığını kaydedin. İlerlemeden önce konumu tekrar okuyarak teyit edin; çünkü hatalı bir daire numarası teknisyeni yanlış kapıya gönderebilir.

5. Onaylanmış bir fiyat verin veya bir keşif organize edin. İşletmenin fiyat listesini yalnızca sözlü fiyatlandırma için yetkilendirilmiş işlerde kullanın ve tutarın bir sevk ücreti, keşif mi yoksa tanımlanmış bir servis bedeli mi olduğunu açıklayın. Arayanın belirttiği semptomlardan bir rakam uydurmak yerine, arama sırasında fiyat sorularını işletmenin fiyat listesine dayanarak yanıtlıyoruz.

6. Görevlendirme kurallarını karşılayan bir zaman aralığı bulun. Bir zaman aralığı sunmadan önce gerçek müsaitliği, hizmet bölgesini, iş süresini ve teknisyen uygunluğunu kontrol edin. Arayan kişi henüz hattayken, işletmenin gerçek takvim müsaitliğine göre randevuyu oluşturuyoruz.

7. Randevuyu takvime işleyin ve sonucu kontrol edin. Arayanın adını, adresini, iş türünü ve verilen fiyatı takvim kaydına ekleyin. Sistem yalnızca kayıt denemesi yaptı diye işlemin başarılı olduğunu bildirmeyin; randevunun gerçekten oluşturulmuş olması gerekir.

8. Onayı ve görevlendirme kaydını gönderin. Görüşme sona ermeden önce arayan kişiye SMS ile onay gönderiyoruz; nöbetçi teknisyen ise randevu ayrıntılarını ve görüşmenin tam dökümünü alıyor. Özel iş bilgilerinin başkasına gitmemesi için hedef numarayı doğrulayın.

Tamamlanmış bir randevu kaydı nasıl görünür?

Tamamlanmış bir randevu kaydı; doğrulanmış bir müşteri, servis konumu, iş açıklaması, varış zaman aralığı ve fiyat ya da keşif ziyareti koşullarını içerir. Müşterinin elinde bir onay bulunur ve teknisyen sadece birinin aradığına dair bir bildirim değil, üzerine işlem yapabileceği net bir kayda sahip olur.

Sağlayıcıların bu iş akışını nasıl sunduğunu karşılaştırırken, Mojolin'in yapay zekâ resepsiyonist seçimleri kısa bir liste oluşturmanıza yardımcı olabilir. Seçenekleri yalnızca karşılama kalitesine göre değil, her birini aynı servis talebi üzerinden test ederek değerlendirin.

Konuşma ile randevu planlama eylemi arasında neler olduğuna dikkat ederek, bu videoyu canlı bir testle birlikte inceleyin.

Botun Durması ve Süreci Bir İnsana Devretmesi Gereken Durumlar

Karşılama anonsu işletmeyi tanıtmalı ve arayan kişiye otomatik bir asistanla konuştuğunu açıklamalıdır. Ses kaydını etkinleştirmeden veya kişisel bilgileri toplamadan önce, nelerin kaydedileceğine dair net bir açıklama ve hizmet verdiğiniz pazarlara uygun bir rıza süreci yapılandırın.

Arayan kişi reddederse, mümkün olan durumlarda bir insana yönlendirme veya kayıtsız bir iletişim yolu sunun. Belirli bir onay metnini evrensel olarak uyumlu şeklinde tanımlamayın; ses kaydı ve gizlilik yükümlülükleri pazara özel inceleme gerektirir.

Bu tetikleyicilerde otomatik randevu oluşturmayı durdurun

1. Triyaj sırasında güvenlik açısından kritik belirtiler ortaya çıktığında. Gaz kokusu, kıvılcım çıkaran kablolar ve benzeri uyarı işaretleri, standart randevu sürecini kesmeli ve onaylanmış acil durum protokolü ile nöbetçi eskalasyonunu tetiklemelidir. Aktarma denemesi yanıt alındığının kanıtı değildir; bu nedenle kimse yanıt vermezse ne olacağını tanımlayın.

2. Arayan kişi bir insanla görüşmek istediğinde. Otomatik soru sormayı durdurun ve arayanı talebini gerekçelendirmek zorunda bırakmadan insan rotasını başlatın. Aktarılıp aktarılmadıklarını veya geri arama bekleyip beklemediklerini kendilerine bildirin.

3. Talep edilen taahhüt fiyatlandırma yetkisini aştığında. İşin kapsamı bir keşif gerektirdiğinde kesin fiyat taahhüdünde bulunmayı durdurun. Onaylanmış kurallar dahilinde bir keşif ziyareti ayarlayın veya müsaitlik ya da kapsam belirsizliğini koruduğunda talebi insan onayına bırakın.

4. Kritik bir ayrıntı belirsiz kaldığında. Tahmin edilen bir adres, telefon numarası veya ekipman kimliği üzerinden randevu oluşturmayın. Bilgiyi tekrar okuyun, harf harf kodlamasını isteyin veya SMS ya da insan desteğine geçin.

Konuşma tanımanın hata yapabileceğini göz önünde bulundurun

NIST'in OpenASR20 telefon konuşması değerlendirmesinde, ciddi şekilde kısıtlı eğitim koşulları altındaki en iyi sistemler, kaynakları kısıtlı on dilde 0,40 ile 0,65 arasında kelime hata oranları ortaya koymuştur. Bu sonuçlar her ticari asistan için bir kıstas değildir ancak akıcı duyulan bir konuşmanın neden doğru transkripsiyonun kanıtı olmadığını açıklar.

Kritik alanlar için açık onay isteyin. Tekrarlanan teyit denemeleri başarısız olursa, aynı soruyu daha yüksek sesle sormak yerine iletişim yöntemini değiştirin.

Bot, bir sonraki taahhüdü yerine getirmek için yetki, kesinlik veya kapasiteden yoksun olduğu her noktada randevu oluşturmayı durdurmalıdır.

Gece nöbeti kapsamı için, bir mesai sonrası yanıtlama iş akışı yalnızca bir yönlendirme numarası değil; belirlenmiş bir eskalasyon sorumlusu ve bir yedek plan gerektirir. Net bilgilendirme ve erişilebilir bir insan rotası, arayanların bu hatalar görevlendirme talimatlarına dönüşmeden önce yanlışlıkları düzeltmelerine olanak tanır.

Temel Özellikler ve Her Birinin İşlevi

Temel özellikler ve arayanlar için oluşturdukları deneyim

Bir demo sırasında bu kontrol listesini kullanın, ancak her özelliğin arkasında nelerin yattığını inceleyin. Çekici bir arayüz, taahhütlerinin kontrollü şekilde yerine getirilip getirilmediğini göstermez.

Özellik etiketinin arkasında ne var?

Gerçek zamanlı fiyatlandırma; onaylanmış hizmet kalemlerinizi, geçerli mesai saatleri dışı ücretleri ve net istisnaları kullanmalıdır. Kalem kalem dökümlü bir yanıt, yalnızca arayan kişi fiyatın neleri kapsadığını ve nelerin yerinde keşif gerektirebileceğini anladığında faydalıdır.

Takvim yazma, randevuyu gelen kutusuna bir talep olarak bırakmak yerine çalışma takviminde doğrudan rezerve etmelidir. Onay bekleyen bir mesaj farklı bir hizmettir ve bu şekilde tanımlanmalıdır.

Çok dilli karşılama, desteklenen tüm dillerde tutarlı hizmet kuralları gerektirir. Yalnızca çevrilmiş bir karşılama mesajını değil, adres onayını ve teknik terimleri de test edin.

Cevapsız çağrılara SMS ile dönüş, görüşmeyi sonlandıran arayanlara yanıt vermeleri için başka bir yol sunar. Gönderilen mesaj, bir işin zaten rezerve edildiğini ima etmek yerine işletmeyi tanıtmalı ve ilgili bir sonraki adımı önermelidir.

Mesai saatleri dışı triyaj, bekleyebilecek işleri nöbetçi teknisyen kararı gerektiren taleplerden ayırır. Çağrı sonrası kayıtlar, arayanın yaptığı açıklamayı doğrulanmış herhangi bir teşhisten ayırt etmelidir; böylece teknisyen ilk kayıt özetini bir inceleme sonucuyla karıştırmaz.

Doğal ve kullanılabilir konuşma zamanlamasına dikkat edin

PNAS'ın on dilde konuşma sırası alma üzerine yaptığı bir araştırma, yanıtların genellikle önceki sorudan yaklaşık 200 milisaniye sonra verildiğini ortaya koymuştur. Bu veri, her takvim sorgusunun bu kadar hızlı tamamlanması gerektiğine dair bir vaat değil, insan beklentilerini anlamak için bir bağlamdır.

Asistan talebi doğal bir şekilde teyit etmeli, ardından müsaitlik durumunu veya fiyatlandırmayı çekerken kısa bir durum güncellemesi vermelidir. Söz kesmeleri de test edin: Adresi düzelten bir arayan, asistan konuşmaya devam etmeden önce dinlenmelidir.

Her özellik arkasındaki bilgiye dayanır. Demoyu; müsait olmayan teknisyenler ve uzaktan fiyatlandırılamayan işler de dahil olmak üzere, kendi fiyat listeniz ve gerçekçi bir çalışma planı etrafında kurgulayın.

Teknik Hizmet İşletmeleri İçin Ticari Faydalar

Diyelim ki bir ev sahibi gece 23:00'te patlayan bir boru için arıyor. Telesekreter mesajıyla karşılaşmak yerine, aciliyeti kontrol eden ve uygun kişiyi uyaran bir asistana ulaşıyor. Acil durum kurallarınız ve kapasiteniz elveriyorsa, bu talep duyulmamış bir mesaj olmak yerine hemen işleme alınabilir bir işe dönüşür.

Riskler çok açık: Aircall tarafından alıntılanan ve Podium'un cevapsız çağrı analizinde açıklanan araştırmaya göre, 2023 yılında aramaları yanıtsız kalan müşterilerin %85'i tekrar aramamıştır. Bu bulgu çağrıların derhal yanıtlanmasını destekler, ancak yanıtlanan her çağrının karlı bir işe dönüşeceğini kanıtlamaz.

Bunlar, varsaymak yerine ölçülmesi gereken operasyonel kazanımlardır.

Tamamlanan iş hacmini ölçün

Hava koşullarından kaynaklanan yoğunluklarda, eşzamanlı yanıtlama ofis personeli teknisyenleri koordine ederken talepleri yakalayabilir. Ancak takvimin yine de acil durum paylarına, yol sürelerine ve gerçekçi iş sürelerine ihtiyacı vardır.

İdari kazanımları doğrudan incelemek daha kolaydır. Başlangıçtan önce ve sonra mesajlara dönmek, iş ayrıntılarını yeniden girmek ve eksik kayıtları çözmek için personelin ne kadar çaba harcadığını karşılaştırın.

• Mesai sonrası çağrı yakalama: Tamamlanmış işe dönüşen nitelikli gece taleplerini takip edin.
• Görevlendirme hızı: Yapılabilir bir işin atanan teknisyene ulaştırılmasının ne kadar sürdüğünü ölçün.
• Planlama kalitesi: Süre aşımlarını, gelinmeyen randevuları ve verilen ilk söz gerçekçi olmadığı için ertelenen randevuları inceleyin.
• Finansal sonuçlar: Ek yolculuk ve fazla mesai dahil olmak üzere, tamamlanan iş hacminin yanı sıra brüt kar marjını da inceleyin.

Bir yüklenici çağrı karşılama servisi, ekibin yerine getiremeyeceği daha büyük bir taahhüt yığını oluşturmak yerine görevlendirme sorumlusunun kararlarını desteklemelidir. Görevlendirme ücretlerinin ve keşif ziyaretlerinin tutarlı bir şekilde yönetilmesi, personelin çelişkili vaatleri açıklamak zorunda kalma ihtiyacını da azaltabilir.

Daha fazla randevu neden yanlış bir sonuç olabilir?

Küçük bir ekibe sahip varsayımsal bir HVAC (ısıtma-soğutma) işletmesini düşünün. Bot, her öğleden sonraki boşluğu rutin bakımlarla doldurur; ardından acil onarım çağrıları gelir ve görevlendirme sorumlusu müşterileri kaydırmak veya mesaiyi uzatmak zorunda kalır.

İşletme sahibi, acil durum kapasitesini korumak ve bunu yalnızca uygun olduğunda açmak için kuralları değiştirir. Buradaki faydalı karşılaştırma, revize edilen takvimin daha fazla randevu kaydı içerip içermediği değil; daha az süre aşımı ve kabul edilebilir bir kar marjıyla daha fazla tamamlanmış iş üretip üretmediğidir.

İşletme kuralı: Yalnızca randevu sayısını değil, tamamlanan işleri ve kar marjını hesaba katın.

Bir Randevu Oluşturma Botu Nasıl Seçilir?

Hangi asistanın en doğal sese sahip olduğuna değil, nelerin ters gidebileceğine odaklanarak başlayın. Akıcı bir konuşma, güvenli olmayan bir eskalasyon sürecini veya çalışma takvimine hiçbir zaman ulaşmayan bir randevuyu telafi edemez.

Bir randevu oluşturma botu seçme kriterleri

Satış vaatlerini değil, davranışı puanlayın

Her kriteri kanıtlandı, kısmen kanıtlandı veya kanıtlanmadı olarak işaretleyin. Eskalasyonda başarısız olan veya başarılı bir takvim yazma işlemi gösteremeyen bir doğrudan randevu kurgusunu reddedin; bu başarısızlıkları diğer alanlardaki yüksek puanlarla örtbas etmeyin.

Fiyat kontrolü, işletmenizin uzaktan fiyat verdiği bir hizmet ve yerinde keşif gerektiren başka bir hizmetle test edilmelidir. Kurulum sürecimizde işletme sahipleri tesisat şablonlarından başlayabilir veya kendi fiyat listelerini içe aktarabilir; ardından acil durum anahtar kelimelerini, nöbetçi sıralamasını ve randevu saatlerini yapılandırabilir.

Farklı sonuçları test etmek için bir çilingir senaryosu kullanın. Yönlendirme kurallarımız; mesai dışı kapıda kalma durumlarında nöbetçi çilingire çağrı gönderebilir, kasa veya anahtarlık işlerini keşif ziyareti olarak kaydedebilir ve diğer uygun işleri ilk açık randevu aralığına yönlendirebilir.

Kanalı yapılacak işe göre eşleştirin

HVAC için rutin bir bakım talebi ile ısınma arızası çağrısının farklı yollar izleyip izlemediğini test edin. Bir HVAC karşılama iş akışı, asistanın yorumunu kesin bir teşhis olarak kabul etmeden, görevlendirmenin ihtiyaç duyduğu ekipman ve arıza belirtisi bilgilerini toplamalıdır.

Yalnızca mesajlaşmaya dayalı seçenekler ayrı bir değerlendirmeyi hak eder. CodeWords'ün WhatsApp randevu asistanı oluşturma kılavuzu bu kanalı anlamak için yararlıdır, ancak bir mesajlaşma iş akışı tek başına telefon yanıtlama veya acil çağrı eskalasyonu becerisini kanıtlamaz.

Saha servis yazılımı olmayan bir işletme farklı bir kabul testine ihtiyaç duyar. İşletme sahibinin işi her zamanki gibi kaydetmesi için randevu ayrıntılarını işletmeye SMS ile göndeririz; bu manuel yol, doğrudan takvim entegrasyonu ile karıştırılmamalıdır.

Karar vermeden önce fiyat listenizi, zorlu bir talebi ve kasten müsait olmayan bir zaman aralığını içeren bir demo talep edin. Çözülmemiş sorunları tabloya kaydedin ve canlı çağrıları yönlendirmeden önce bunları giderin.

Botu Takviminize Bağlayın ve Canlıya Geçmeden Önce Kurulumu Onaylayın

Planlama yazılımı sayesinde bot, müsaitlik durumunu okuyabilir ve müşteri ile iş ayrıntılarını ekleyerek randevuyu takvime işleyebilir. Yönlendirilmiş bir hat ve yazılım olmaması durumunda, randevuyu işletme sahibine SMS ile göndeririz ve işletme sahibi işi kaydeder. Kağıt takvim kullanıldığında da işletme sahibinin randevuyu elle girebilmesi için aynı SMS yöntemini kullanırız.

Bir randevunun takvime ulaşmasının üç yolu

Doğrudan takvime yazma, verilerin yeniden girilme zahmetini ortadan kaldırır. SMS yöntemleri mevcut iş akışını korur; ancak doğrulanmamış bir kağıt takvim boşluğu kesinleşmiş bir randevu olarak kabul edilmeden önce işletme sahibi kapasiteyi onaylamalıdır.

Canlıya geçiş kontrollerini gerçekleştirin

1. Fiyat listesini hazırlayın. Onaylanmış kalemleri, görevlendirme ücretlerini ve mesai saatleri dışı kurallarını yükleyin. Keşif ziyareti gerektiren işleri işaretleyin ve geçerliliğini yitirmiş fiyatları kaldırın.

2. Eskalasyon sorumlularını belirleyin. Acil durum anahtar kelimelerini, nöbetçi sırasını ve mesai sonrası SMS alıcılarını ayarlayın. İlk kişi yanıt vermediğinde devreye girecek bir yedek plan ekleyin.

3. Randevu sınırlarını belirleyin. Çalışma saatlerini, iş sürelerini, seyahat paylarını ve korunan acil durum kapasitesini yapılandırın. İlk boş zaman aralığı kuralını yalnızca boş bir aralık olarak değil, ilk uygun zaman aralığı olarak tanımlayın.

4. Takvimi bağlayın veya SMS yönlendirmesini seçin. Randevular ve görevlendirme mesajları için hedef noktayı doğrulayın. Manuel bir takvim için her bir talebi onaylamaktan ve sisteme girmekten sorumlu kişiyi belirleyin.

5. Bir dizi test çağrısı yapın. Dışarıda kalma (kilitli kalma), patlamış boru, ısınma sorunu talebi, İspanyolca konuşan arayan, gürültülü hat, fiyat sorusu, randevu değişikliği, yeniden planlama, mesai saatleri dışı acil durum ve insana devretme talebini dahil edin. Bunları birer test senaryosu olarak ele alın ve aramadan önce beklenen sonuçları not edin.

6. Her test kaydını inceleyin. İsim, adres, daire/birim no, iş türü, varış zaman aralığı ve teklif veya keşif şartlarını arayanın söyledikleriyle karşılaştırarak kontrol edin. Hataları düzeltin ve iş akışını onaylamadan önce başarısız tekrar okuyarak teyit etme adımlarını tekrarlayın.

7. Mevcut numarayı yalnızca testler başarılı olduktan sonra yönlendirin. Hem müşteriye giden onay iletisinin hem de teknisyene iletilen kaydın hedeflendiği gibi ulaştığını teyit edin. Kritik bir sorun ortaya çıkarsa aramaları önceki yönlendirme düzenine döndürmek için bir yöntem hazır bulundurun.

Onaylanan kurulumun kanıtlarını saklayın

Bu kontrollerle birlikte karşılama mesajını, kayıt bildirimini, senaryoyu ve izinleri yapılandırın. Görevlendirme sürecini yöneten kişiden, seçilen bağlantı modelinin ofis dışında olunduğu durumlar da dahil olmak üzere aynı gün içinde teknisyene üzerinde işlem yapılabilir, onaylanmış bir zaman aralığı sunabildiğini göstermesini isteyin.

Başarılı bir test görüşme dökümünü ve bununla eşleşen randevuyu denetim izi olarak saklayın. Mercateer, fiyat listenizi ve kurallarınızı yükleme, hattınızı yönlendirme ve çağrıları bu kurallara göre yönetme temeline dayalı bir randevu oluşturma botu sunar.

---

Mercateer, servis taleplerini yanıtlar, fiyat listenizi kullanır ve randevuları mevcut takviminize yönlendirir veya planlama yazılımı kullanmadığınız durumlarda ayrıntıları SMS ile gönderir. Görevlendirme kurallarınızı görüşmek ve kendi fiyatlarınız, randevu zaman aralıklarınız ve eskalasyon senaryolarınızla bir tanıtım planlamak için Mercateer adresini ziyaret edin.