Cara Menjawab Telefon Secara Profesional: Tingkatkan Penukaran

Telefon yang berdering di pejabat perdagangan boleh terasa mudah sehingga ia tidak lagi begitu. Pemanggil mungkin berdiri di dalam air, mendengar pemutus litar tersandung, atau memandang kebocoran bumbung, dan setiap deringan tambahan menolak kerja semakin jauh. Dalam kerja perdagangan, telefon bukan sekadar alat komunikasi, ia adalah pintu hadapan.

Itulah sebabnya cara menjawab telefon secara profesional begitu penting. Perniagaan yang menjawab dalam tiga deringan menukar 30 hingga 50% lebih banyak pemanggil berbanding mereka yang menjawab selepas lima deringan, dan pemanggil yang menunggu lebih daripada 20 saat jauh kurang berkemungkinan untuk menempah atau membeli, menurut statistik industri yang diringkaskan oleh penyelidikan telefon perniagaan Numa (Statistik telefon perniagaan Numa). Jika pasukan anda mahukan tempahan yang lebih baik, serahan yang lebih lancar, dan peluang yang kurang terlepas, telefon mesti dikendalikan seperti pembukaan tapak kerja, bukan sebagai pemikiran kemudian. Bagi pasukan yang mahukan pandangan pengendali praktikal tentang sistem pejabat hadapan, aliran kerja di Mercateer menunjukkan bagaimana penerimaan, sebut harga, dan penempahan boleh duduk lebih rapat bersama.

Jadual Kandungan

• Pengenalan kepada Menjawab Telefon Secara Profesional
• Buat Skrip Pembukaan yang Hangat
  • Bina ucapan dalam empat bahagian
  • Padankan nada dengan perdagangan
• Urus Aliran Panggilan dan Soalan Triage
  • Dengar dahulu, kemudian persempit kerja
  • Tanya hanya soalan yang penting
• Sampaikan Sebut Harga dan Kendalikan Serahan Penempahan
  • Sebut harga dari buku harga, bukan dari ingatan
  • Bergerak dari sebut harga kepada komitmen
• Bertindak Balas terhadap Panggilan yang Mencabar
  • Kendalikan kecemasan tanpa kedengaran panik
  • Pulihkan panggilan terlepas sebelum ia sejuk
  • Kurangkan geseran untuk pemanggil pelbagai bahasa
• Latih Pasukan Anda dengan Senarai Semak dan Main Peranan
  • Letakkan senarai semak sebelum panggilan balik
  • Latih kemahiran yang rosak di bawah tekanan
• Kesimpulan dan Langkah Seterusnya

Pengenalan kepada Menjawab Telefon Secara Profesional

Seorang pemilik rumah dengan paip pecah biasanya tidak peduli tentang kalendar anda. Mereka peduli bahawa seseorang mengangkat telefon, kedengaran tenang, dan memberitahu mereka apa yang berlaku seterusnya. Jika panggilan berdering terlalu lama, pemanggil sering mengandaikan tiada sesiapa yang tersedia dan bergerak, yang menjadikan pengambilan pantas sebagai isu hasil, bukan sekadar isu kesopanan.

Standard praktikal masih lagi peraturan 3 deringan yang lama. Panduan telefon perniagaan meletakkan tetingkap jawapan ideal pada 2 hingga 3 deringan, atau kira-kira 6 hingga 10 saat, mengatakan 4 deringan masih boleh diterima, dan mencatat bahawa 5 atau lebih mula mewujudkan kekecewaan yang ketara. Satu panduan telefon perniagaan juga mencatat bahawa melebihi 5 deringan, 85% pemanggil tidak akan meninggalkan mesej. Itu adalah masalah kehilangan petunjuk sebenar bagi mana-mana kedai perdagangan yang bergantung pada panggilan masuk. Untuk maklumat lanjut tentang mengendalikan panggilan dengan baik, lihat amalan terbaik menjawab telefon.

Bagi perniagaan perdagangan, pertukaran itu jelas. Anda boleh menumpukan perhatian kru dan membiarkan telefon menderita, atau anda boleh menganggap meja hadapan sebagai sebahagian daripada pengeluaran. Kedai yang mengekalkan kedudukan mereka biasanya melakukan perkara kedua, mereka menjawab dengan cepat, menyapa secara konsisten, dan bergerak terus ke kelayakan kerja. Itu lebih penting lagi pada panggilan perkhidmatan, di mana perbualan pertama sering menentukan sama ada pemanggil menempah dengan anda atau menelefon kontraktor seterusnya dalam senarai.

Peraturan praktikal: panggilan dimenangi dalam beberapa saat pertama. Jika pemanggil berasa didengar, mereka biasanya akan kekal di talian cukup lama untuk anda menempah langkah seterusnya.

Jawapan profesional juga melindungi reputasi. Pemanggil yang mendapat ucapan jelas dan laluan pantas ke hadapan cenderung mempercayai perniagaan lebih daripada pemanggil yang mendapat mel suara atau “hello?” yang berselerak. Jawapan yang mantap juga mewujudkan ruang untuk langkah seterusnya selepas panggilan, sama ada itu nota penempahan, panggilan balik, atau sebut harga yang diambil dari buku harga. Itulah sebabnya respons pertama yang bersih penting di kedai dan di meja, dan mengapa alat yang menyokong pengambilan dan susulan boleh membantu pasukan kekal konsisten, termasuk Mercateer.