Ստեղծեք կատարյալ պրոֆեսիոնալ ձայնային փոստի ողջույնը․ 8 սցենարներ

Ձեր Ձայնային Պատասխանիչը. Վերջին Միջոց, թե՞ Չօգտագործված Նախադրյալներ Կերպարանիշ?

Տանտերն արտասանում է ջրի հոսքի ձայն պատի հետևից, ժամը 17:40-ին: Նրանք զանգահարում են ձեր խանութին, մինչդեռ ձեր տեխնիկը ավարտում է վերջին աշխատանքը, գրասենյակի գիծը փոխանցվում է, և ձայնային պատասխանիչը միանում է: Այդ մի քանի վայրկյանների ընթացքում ողջույնը կա՛մ պահում է զանգահարողին ձեզ մոտ, կա՛մ ուղարկում է նրանց ցուցակի հաջորդ կոնտրակտորին:

Ձայնային պատասխանիչը դեռ օգտագործվում է, երբ ուղիղ աջակցությունը հասանելի չէ: Verizon-ի սպառողական հետազոտությունը նշում է, որ ձայնային պատասխանիչը մնում է տարածված հետևյալ տարբերակը հաճախորդների համար, ովքեր չեն կարող անմիջապես հասնել բիզնեսին: Շինարարական ոլորտներում դա օգնում է միայն, եթե ողջույնը տալիս է զանգահարողներին գիծ մնալու պատճառ, բացատրում է, թե ինչ անել հրատապ իրավիճակում, և ասում է, թե երբ կարող են սպասել պատասխանին:

Ընդհանուր ողջույնը արագ ստեղծում է հակադրություն: Զանգահարողները լսում են ընդհանուր սուրճի սենյակի հաղորդագրություն, առանց ծառայության ժամերի, առանց հրատապ հրահանգների, առանց հետ զանգի սպասելիքի: Այդ պահին շատերը կախում են և շարունակում զանգահարել: Ես դա տեսնում եմ դաշտային սպասարկման գործողություններում միշտ: Խանութները ծախսում են շատ գումար, որպեսզի հեռախոսը զանգի, հետո կորցնում են աշխատանքը ձայնային պատասխանիչի հրահանգի պատճառով, քանի որ ոչ ոք չի վերաբերվել այդ հաղորդագրությանը որպես առաքման գործընթացի մաս:

Լավ պրոֆեսիոնալ ձայնային պատասխանիչի ողջույնը իրական աշխատանք է անում: Այն սահմանում է ծառայության սահմանները, զտում է իրական հրատապ դեպքերը սովորական խնդրանքներից, նվազեցնում է ցածր արժեքի հետ-առաջ շփումները, և տալիս է հաճախորդին պարզ հաջորդ քայլ: Այն նաև պետք է համապատասխանի ձեր խանութի աշխատանքին: Պղնձագործարան, որն ունի հեղեղման զանգեր ծառայության ժամերից դուրս, կարիք ունի տարբեր կարգավորումների, քան էլեկտրիկ կոնտրակտորը, որը պլանավորում է վահանակի թարմացումներ երեք օր հետո:

Դա դառնում է նույնիսկ ավելի կարևոր լեզվաբանական և բազմալեզու շուկաներում, որտեղ շփոթեցնող կամ չափից շատ երկար ողջույնը մեծացնում է հրաժարման տեմպը նախքան զանգահարողը թողնի որևէ մանրամաս:

Այս ուղեցույցի օրինակները կառուցված են շինարարական բիզնեսների համար, ոչ թե ընդհանուր գրասենյակային միջավայրերի: Նրանք ծածկում են պղնձագործությունը, HVAC-ն, էլեկտրիկը, հաշվապահությունը և այլ սպասարկման գործողություններ, որտեղ բաց թողնված զանգերը վերածվում են կորած եկամուտների: Նրանք նաև անդրադառնում են ավելի մեծ գործառնական հարցին. երբ խիստ սցենարի՞ց բավական է, և երբ ժամանակն է անցնել ձայնային պատասխանիչից դուրս AI ընդունիչով, ուղիղ հետ ընկնելով և ավելի խելացի զանգերի ուղղորդմամբ, որը կանգնեցնում է բաց թողնված զանգերը նախքան դրանք դառնան խնդիր:

Բովանդակության Ցանկ

• 1. Պրոֆեսիոնալ Հակիրճը ծառայության ժամերով
  • Ինչ ասել
  • Ինչն է աշխատում դաշտում
• 2. Հրատապ Ընդունումը Հսկայական Ճանապարհով
  • Ինչ ասել
  • Որտեղ խանութները սխալվում են
• 3. Բազմալեզու Ողջույնը
  • Ինչ ասել
  • Պատրաստեք ձեր իրական ծառայության տարածքի համար
• 4. Ծառայության Տեսակով Հատուկ Հետ Զանգի Ֆենստեր
  • Ինչ ասել
  • Սահմանեք ֆենստերներ, որոնք կարող եք իրականում հարվածել
• 5. WebSMS-Առաջին Ինքնասպասարկման Հրահանգ
  • Ինչ ասել
  • Երբ է այս մոտեցումը աշխատում
• 6. Տնային Ներկայացումը
  • Ինչ ասել
• 7. Գնահատված Սպասման ժամանակը Ուղիղ Հետ Զանգի Առաջարկով
  • Ինչ ասել
  • Շարասյունը կարիք ունի տիրոջ
• 8. Նախագիծ ժամերից դուրս Հրատապ Ուղղորդումը Ուղիղ Գործակալի հետ ընկնելով
  • Ինչ ասել
  • Պատրաստեք ուղղորդումը իրական փոխզիջումների շուրջ
• Պրոֆեսիոնալ Ձայնային Պատասխանիչի Ողջույնների 8-նքարաձև Համեմատություն
• Բեպից Ընդդեպ. Ձեր Նախագծի Օֆիսի Նախագիծը

1. Պրոֆեսիոնալ Հակիրճը ծառայության ժամերով

Հաճախորդը զանգահարում է ժամը 16:47-ին ջրատաքացուցիչի փոխարինում պլանավորելու համար: Ձեր օպերատորը ավարտում է ժամանակացույցի փոփոխությունը, երկու տեխնիկները զանգահարում են պահեստամասերի համար, և ոչ ոք չի բարձրացնում: Այդ պահը որոշում է, թե արդյոք զանգահարողը թողնում է օգտակար հաղորդագրություն, ուղարկում է տեքստ, պլանավորում է առցանց, թե կախում է և զանգահարում հաջորդ խանութին:

Շինարարական բիզնեսների համար, որոնք ունեն կանոնավոր գրասենյակային ժամեր, սա հիմնական ողջույնն է, որ ես խորհուրդ եմ տալիս: Այն հաստատում է բիզնեսի անունը, նշում է ձեր ժամերը և տալիս է մեկ պարզ հաջորդ քայլ: Այն հնչում է կազմակերպված առանց սցենարային հնչողության:

Պղնձագործության գրասենյակը, HVAC օպերատորը կամ էլեկտրիկ սպասարկման սեղանը կարող է օգտագործել այս ձևաչափը, երբ հեռախոսները զբաղված են, բայց գործողությունը դեռևս պետք է ցուցադրի վերահսկողություն: Այն նաև պատրաստում է անցումը նոր ալիքներին, ինչպես տեքստը, առցանց պլանավորումը կամ AI ընդունիչը, որը կարող է գրավել սովորական աշխատանքները բեպից հետո փոխարենը թողնել նրանց անհետացնել:

Ինչ ասել

«Շնորհակալություն [Ընկերության անունը] Պղնձագործության զանգի համար: Մեր գրասենյակը բաց է երկուշաբթիից ուրբաթ, ժամը 8:00-ից մինչև 17:00: Խնդրում ենք թողնել ձեր անունը, համարը, հասցեն և պահանջվող ծառայությունը, և մենք կվերադառնանք ձեր զանգին հնարավորինս շուտ: Եթե ավելի արագ օգնություն է պետք, ուղարկեք մեզ տեքստ [համար]-ին կամ այցելեք [վեբկայք] ծառայություն խնդրելու համար»:

Այդ սցենարը աշխատում է, քանի որ անմիջապես պատասխանում է զանգահարողի առաջին երկու հարցերին: Արդյո՞ք ես հասել եմ ճիշտ ընկերության: Ի՞նչ պետք է անեմ հիմա:

Պրակտիկ կանոն: Տեղադրեք ձեր ընկերության անունը և հաջորդ քայլը առաջին նախադասության մեջ: Զանգահարողները արագ որոշում են գիծ մնալու մասին:

Ինչն է աշխատում դաշտում

Խանութները սովորաբար սխալվում են կատարման մեջ, ոչ թե բառակապակցություններում:

Առաջին խնդիրը հնացած ժամերն են: Եթե ձեր HVAC ընկերությունը բաց է մնում ավելի ուշ ջերմային ալիքների կամ ցրտահարությունների ժամանակ, ողջույնը պետք է համապատասխանի գրասենյակի աշխատանքային ժամանակացույցին: Ներառեն ժամերը, հաճախորդները լսում են մեկ բան, ձեր CSR-ն ասում է մեկ ուրիշ, և վստահությունը իջնում է նախքան աշխատանքի պլանավորման:

Երկրորդ խնդիրը կեղծ հարմարավետությունն է: Եթե ողջույնը առաջարկում է տեքստ կամ վեբ պլանավորում, ինչ-որ մեկը պետք է հետևի այդ ալիքներին և պատասխանի նշված ֆենստերում: Ավելի լավ ձայնային պատասխանիչը վատ հետևյալ գործընթացով դեռ կորցնում է աշխատանք:

Պահեք այս տեսակի ողջույնը հակիրճ: Մոտ 20-30 վայրկյանը սովորաբար բավական է: Դա տալիս է զանգահարողներին ուղղություն առանց ստիպելու նստել ելույթի, և թողնում է տեղ հիմնական նպատակի համար, որը ամբողջական, օգտագործելի հաղորդագրության գրավելն է:

Այս ձևաչափը ամենաանվտանգ մեկնարկային կետն է ցանկացած խանութի համար, որը ցանկանում է հնչել պրոֆեսիոնալ այսօր և կառուցել դեպի ավելի լավ զանգերի մշակում վաղը: Եթե բաց թողնված զանգերը դառնում են օրինաչափություն, այսպիսի կարճ ձայնային պատասխանիչը պետք է լինի հատակը, ոչ թե վերջնական գիծը:

2. Հրատապ Ընդունումը Հսկայական Ճանապարհով

Ժամը 22:07 է: Տանտերը տեսնում է ջուր սենյակի առաստաղից, ձեր գրասենյակը փակ է, և ձեր ձայնային պատասխանիչը հիմա գործում է որպես գիշերային օպերատոր: Եթե ողջույնը անորոշ է, դանդաղ է կամ թաղված տարբերակների տակ, զանգահարողը կախում է և փորձում հաջորդ խանութը:

Հրատապ ձայնային պատասխանիչն ունի մեկ աշխատանք: Արագ տրիաժել զանգը, որպեսզի ճիշտ անձը կարողանա գործել դրա վրա:

Ինչ ասել

«Շնորհակալություն [Ընկերության անունը] Հրատապ Պղնձագործության զանգի համար: Եթե ունեք պայթած խողովակ, ակտիվ արտահոսք կամ կղանակի խցանում, խնդրում ենք ասել «հրատապ» և թողնել ձեր հասցեն, հետ զանգի համարը և խնդրի կարճ նկարագրությունը: Անհրատապ ծառայության համար թողեք ձեր հաղորդագրությունը, և մեր թիմը կվերադառնա ձեր զանգին բիզնես ժամերին»:

Այդ սցենարը աշխատում է, քանի որ վերացնում է ենթադրությունները: Սթրեսային իրավիճակներում մարդիկ ավելի լավ են անում օրինակներով, քան պիտակներով, ինչպես «հրատապ» կամ «գերակա»: Այն նաև տալիս է ձեր օպերատորին կամ հերթապահ տեխնիկին երեք կարևոր մանրամասները. որտեղ է խնդիրը, ինչպես հասնել հաճախորդին, և ինչի են մուտք գործում:

Փոխզիջումը պարզ է: Քանի ավելի շատ իրավիճակներ եք թվարկում, այնքան պարզ է հաղորդագրությունը զանգահարողների համար, բայց ողջույնը երկարանում է: Պահեք օրինակները խիստ և ձեր ոլորտին հատուկ:

Պղնձագործը կարող է նշել պայթած խողովակներ և կղանակի խցանումներ: HVAC ընկերությունը կարող է կանչել առանց ջերմության սառցակալ եղանակին: Էլեկտրիկը կարող է նշել այրվող հոտեր, կայծոտ վահանակներ կամ մասնակի էներգիայի կորուստ: Եթե ծառայում եք բազմաթիվ ոլորտներ, խուսափեք մեկ ընդհանուր հրատապ սուրճի սենյակից: Ուղղորդեք ծառայության գծով կամ օգտագործեք երկեզեռ լեզուներով պատասխանատու ծառայություն կոնտրակտորների համար կամ AI ընդունիչ, որը կարող է զտել զանգերը առանց ստիպելու զանգահարողին լսել երկար ձայնագրություն:

Որտեղ խանութները սխալվում են

Առաջին սխալը հրատապ զանգահարողին ստիպելն է ծննդավոր բիզնեսը մեկնաբանել դրսից: «Եթե սա հրատապ է, թողեք հաղորդագրություն» հնչում է պարզ գրասենյակում: Դաշտում այն թույլ է: Հաճախորդները միշտ չէ, որ գիտեն, թե արդյոք տաք ջրի բացակայությունը, անջատված ճառագայթիչը կամ տանիքի արտահոսքը հրատապ է հաշվվում: Նշեք իրավիճակները, որոնք առաքում եք ժամերից դուրս:

Երկրորդ սխալը սխալ տեղեկատվության խնդրումն է: «Խնդրում ենք թողնել մանրամասն հաղորդագրություն» սովորաբար առաջացնում է շահարկումներ առանց հասցեի: Խնդրեք դաշտային օգտակար մանրամասներ հերթականությամբ. հասցե, հետ զանգի համար, հետո կարճ նկարագրություն: Այդ հաջորդականությունը խնայում է ժամանակ, երբ հերթապահը լսում է բեռնատարից:

Երրորդ սխալը ձայնային պատասխանիչի կեղծելն է, որ դա մենակ լուծում է ժամերից դուրս ընդունումը: Այդպես չէ: Խիստ ողջույնը կարող է բարելավել տրիաժը, բայց եթե հրատապ զանգերը տարածված են, ավելի լավ շարժը ձայնային պատասխանիչը զուգավորելն է ուղիղ պատասխանատվության կամ AI-հիմնված զանգերի մշակման հետ, որը կարող է գրավել մանրամասները, ուղղորդել հրատապ աշխատանքները և նվազեցնել կորած եկամուտները: Ձայնային պատասխանիչը հետևյալն է: Այն չպետք է լինի ամբողջ պլանը:

Լավ հրատապ ողջույնը հնչում է վերահսկվող, տալիս է զանգահարողներին պարզ ճանապարհ, և օգնում է ձեր թիմին ավելի արագ պատասխանել, հաղորդագրությունը հերթում հասնելուց հետո:

3. Բազմալեզու Ողջույնը

Վարձակալը զանգահարում է արտահոսող ջրատաքացուցիչի մասին: Տիրակալը աշխատանքում է, վարձակալը ավելի հարմար է իրեն զգում իսպաներենով, և ձեր ձայնային պատասխանիչը սկսվում է միայն անգլերենով: Այդ զանգը հաճախ ավարտվում է նախքան բեպը:

Խառը լեզուներով ծառայության տարածքներում բազմալեզու ողջույնը գործնական ընդունման գործիք է: Այն նվազեցնում է կասկածները, բարելավում հաղորդագրության որակը և ազդանշան տալիս, որ ձեր խանութը գործում է գովազդատրող թաղամասերում: Պղնձագործության, HVAC-ի, էլեկտրիկի, հաշվապահության և գույքի սպասարկման ընկերությունների համար դա կարող է նշանակել ավելի քիչ թողնված զանգեր և ավելի քիչ հետ զանգեր հիմնական մանրամասները զտելու համար:

Ինչ ասել

«Շնորհակալություն [Ընկերության անունը] HVAC-ի զանգի համար: Անգլերենի համար խնդրում ենք թողնել ձեր հաղորդագրությունը տոնից հետո: Para español, por favor deje su mensaje. Salamat sa pagtawag. Pakiwan po ang inyong mensahe»:

Պահեք հակիրճ և արտասանեք ճիշտ: Կարճ ողջույնը լեզուներով, որոնք իրականում կարող եք աջակցել, ավելի շատ օգուտ է բերում, քան վատ կարդացված երկար սցենար:

Եթե ձեր գրասենյակին օգնություն է պետք երկու լեզուներով աշխատել հաղորդագրությունից հետո, զուգավորեք ողջույնը երկեզեռ լեզուներով պատասխանատու ծառայություն կոնտրակտորների համար-ի հետ: Ձայնային պատասխանիչը կարող է ընդունել զանգահարողին: Ուղիղ պատասխանատվությունը կամ AI գործիքները կարող են մշակել ընդունումը, ուղղորդումը և հետևյալը ավելի քիչ հրաժարմամբ:

Բազմալեզու ողջույնը պետք է հնչի այնպես, կարծես ձեր ընկերությունը ծառայում է տարածքը ամեն օր, ոչ թե կպցրել եք արտահայտություններ թարգմանչի մեջ հինգ րոպե առաջ:

Պատրաստեք ձեր իրական ծառայության տարածքի համար

Սխալը, որ ես տեսնում եմ, ընդհանուր «բազմալեզու» գաղափարի պատճենելն է առանց ստուգելու տեղական զանգերի օրինաչափությունները: Եթե գրեթե բոլոր երկրորդ լեզվով զանգերը իսպաներեն են, ձայնագրեք անգլերեն և իսպաներեն լավ: Եթե ձեր շուկան կանոնավոր բերում է տագալոգերեն, լեհերեն կամ պորտուգալերեն զանգահարողներ, ավելացրեք միայն այն, ինչ ձեր թիմը կարող է վստահորեն աջակցել:

Մի քանի վայրեր, որտեղ այս ձևաչափը հատկապես լավ է աշխատում.

• HVAC խանութներ խիտ քաղաքային թաղամասերում: Անգլերենը և իսպաներենը հաճախ ծածկում են մեծ բաժին մուտքային ծառայության զանգեր:
• Պղնձագործության և ջրահեռացման ընկերություններ բազմարտադրական տներին ծառայեցնող: Երկրորդ լեզվով գիծը կարող է արագ նվազեցնել զանգահարողի կասկածները:
• Գույքի սպասարկման թիմեր վարձակալների, վերամիավորիչների և տիրակալների հետ աշխատող: Պարզ լեզվի տարբերակները սովորաբար հանգեցնում են ավելի մաքուր, օգտագործելի հաղորդագրությունների:

Մի փոխեք ձայնային պատասխանիչը հինգ տարբերակով լեզվի մենյուի: Այդ պահին զանգահարողները չափից շատ սպասում են, և ձայնագրությունը սկսում է անել աշխատանք, որը ավելի լավ է իրականացնում ընդունիչը կամ AI առջևի սեղանը: Լավագույն փոխզիջումը պարզ է. ողջունեք զանգահարողին ճիշտ լեզուներով, հավաքեք հաղորդագրությունը մաքուր, և օգտագործեք ժամանակակից զանգերի մշակում ամեն ինչի համար, ինչը ձայնային պատասխանիչը չի կարող լավ անել:

4. Ծառայության Տեսակով Հատուկ Հետ Զանգի Ֆենստեր

Անորոշ խոստումը «շուտով կվերադառնանք ձեր զանգին» թվում է անվնաս, բայց խնդիրներ է ստեղծում: Հաճախորդը լրացնում է դատարկությունը իր սպասելիքով, և այն սովորաբար կրճատված է ձեր իրական պատասխանի ժամանակից: Ավելի խիստ սցենարը օգտագործում է ծառայության տեսակը իրատեսական հետ զանգի ֆենստեր սահմանելու համար:

Սա ամենաօգտակար պրոֆեսիոնալ ձայնային պատասխանիչի ձևաչափերից մեկն է աճող խանութների համար խառը պահանջով: Հրատապ զանգերը պահանջում են մեկ պատասխանի ստանդարտ: Սովորական տունինգները, գնահատականները և անհրատապ վերանորոգումները պահանջում են մեկ ուրիշ:

Ինչ ասել

«Շնորհակալություն [Ընկերության անունը] HVAC-ի զանգի համար: Եթե ունեք առանց ջերմության, առանց սառեցման ծայրահեղ եղանակին կամ այլ հրատապ խնդիր, թողեք ձեր հասցեն և ծառայության տեսակը գերակա հետ զանգի համար: Սովորական սպասարկման, գնահատականների կամ ստանդարտ վերանորոգումների համար թողեք հաղորդագրությունը, և մենք կհետևենք սովորական պլանավորման ժամերին»:

Այդ սցենարը խուսափում է կոշտ խոստումներից, եթե ձեր թիմը չի կարող պահել դրանք: Եթե բավականին լավ գիտեք ձեր գործողությունը, կարող եք ավելացնել կոնկրետ հետ զանգի ֆենստեր հրատապի դեպքում սովորական խնդրանքների դեմ:

Սահմանեք ֆենստերներ, որոնք կարող եք իրականում հարվածել

Լուծակայրը ակնհայտ է: Տիրակալները ձայնագրում են այն հաղորդագրությունը, որ ցանկանում էին, որ լիներ ճիշտ, ոչ թե այն, որին ժամանակացույցը կարող է աջակցել: Եթե ձեր տեխնիկները զբաղված են ամբողջ օրվա, «ժամի ընթացքում» խոստումը պարզապես ստեղծում է մեկ այլ ներողության զանգ հետո:

Հետ զանգի ֆենստերով ողջույնը լավագույնն է աշխատում, երբ կապված եք.

• Իրական առաքման կանոններ: Ինչն է հրատապ ձեր բիզնեսում:
• Սեզոնային իրականություն: Հուլիսին առանց սառեցման զանգերն ու հունվարին առանց ջերմության զանգերը սովորաբար պահանջում են տարբեր պատասխանի մոդել, քան ուսումնասիրական սեզոնի աշխատանքները:
• Ամբողջական հաղորդագրության գրավում: Խնդրեք հասցե, ծառայության տեսակ և լավագույն հետ զանգի համար:

Ես տեսել եմ, որ այս ձևաչափը մաքրում է շատ խառնաշփոթ փոքր սպասարկման խանութներում, քանի որ նվազեցնում է ենթադրությունները երկու կողմերից: Հաճախորդը գիտի, թե որ գոտում է: Գրասենյակը գիտի, թե ինչպես դասավորել տախտակը:

Օգտագործեք այն, եթե արդեն տրիաժեք հրատապությանով: Մի օգտագործեք, եթե յուրաքանչյուր զանգահարող դեռ ընկնում է նույն կույտի մեջ:

5. WebSMS-Առաջին Ինքնասպասարկման Հրահանգ

Հաճախորդը զանգահարում է ճաշի ժամին, ստանում ձայնային պատասխանիչ, և կախում է տոնից առաջ: Հինգ րոպե անց նույն հաճախորդը կուղարկեր տեքստ կամ պլանավորեր առցանց, եթե ողջույնը պարզ ուղղորդեր նրան այնտեղ:

Դա web/SMS-առաջին հրահանգի աշխատանքն է: Այն ուղղորդում է պարզ խնդրանքները այն ալիքներին, որոնք ձեր գրասենյակը կարող է մշակել ավելի արագ և հետևողական, քան ձայնային պատասխանիչը: Շատ շինարարական խանութների համար դա նշանակում է գնահատականների խնդրանքներ, սեզոնային սպասարկումներ, հիմնական ջրահեռացման խնդիրներ, ֆիլտրի ծառայություններ և այլ աշխատանքներ, որտեղ հաճախորդը կարող է մուտքագրել հիմունքները առանց հետ-առաջ զանգի:

Ինչ ասել

«Շնորհակալություն [Ընկերության անունը]-ի զանգի համար: Ամենաարագ ծառայության համար խնդրում ենք ուղարկել ձեր անունը, հասցեն և ծառայության խնդրանքը տեքստով [համար]-ին կամ այցելեք [վեբկայք] առցանց պլանավորելու համար: Եթե նախընտրում եք թողնել հաղորդագրություն, խնդրում ենք անել այդպես տոնից հետո, և մենք կվերադառնանք ձեր զանգին հնարավորինս շուտ»:

Եթե ցանկանում եք ավելի նվազեցնել բաց թողնված զանգերի կախվածությունը, AI ընդունիչ կոնտրակտորների համար-ը կարող է պատասխանել, հավաքել աշխատանքի մանրամասները և ուղղորդել զանգահարողին առանց ստիպելու նրանց նախ իջնել ձայնային պատասխանիչ:

Երբ է այս մոտեցումը աշխատում

Այս ձևաչափը օգնում է միայն, եթե տեքստը և վեբ ընդունումը ավելի արագ են ձեր կողմից: Ես տեսնում եմ, որ խանութները սխալվում են դրա հետ միշտ: Նրանք ձայնագրում են ժամանակակից հնչող ողջույն, բայց տեքստային գիծը գնում է հեռախոս, որը ոչ ոք չի հետևում, և պլանավորման ձևը ընկնում է նամակագրոց, որին գրասենյակը ստուգում է օրը երկու անգամ:

Հաճախորդները նկատում են:

Օգտագործեք այս ոճը, երբ կարող եք լավ անել երեք բան.

• Արագ պատասխանել տեքստերին: Եթե հրավիրում եք SMS, ինչ-որ մեկը պետք է հետևի դրան բիզնես ժամերին:
• Պահել ձևը կարճ: Անուն, հասցե, ծառայության տեսակ, նախընտրելի ժամանակ: Ամեն ինչ ավելին կկորցնի մարդկանց:
• Արտ/separate հեշտ աշխատանքները հրատապից: Առցանց պլանավորումը լավ է սովորական աշխատանքների համար: Այն վատ ընդունման ճանապարհ է ակտիվ արտահոսքերի, էներգիայի կորստի կամ վատ եղանակին առանց ջերմության զանգերի համար:

Փոխզիջումը պարզ է: Դուք նվազեցնում եք հեռախոսային խաղընիգը և հավաքում ավելի մաքուր տեղեկատվություն, բայց միայն աշխատանքների համար, որոնք համապատասխանում են ինքնասպասարկման ճանապարհին: Եթե յուրաքանչյուր զանգ դեռ կարիք ունի օպերատորի դատողությունից, այս ողջույնը կստեղծի ավելի շատ հակադրություն, քան պակաս:

Լավ օգտագործված, այս հրահանգը անում է ավելին, քան մաքրել ձայնային պատասխանիչը: Այն սկսում է տեղափոխել ձեր նախագիծ օֆիսը անուշադիր հաղորդագրությունների ընդունումից դեպի կառուցվածքային ընդունում, որը իրական կամուրջն է ավանդական ձայնային պատասխանիչի ողջույնից դեպի համակարգ, որը գրավում է պահանջը նախքան զանգահարողը շարժվի առաջ:

6. Տնային Ներկայացումը

Տանտերը զանգահարում է խոհանոցի լվացարանի տակ ջուր գտնելուց հետո: Նրանք լսում են հարթ, ընդհանուր սուրճի սենյակի ողջույն, կախում են և փորձում հաջորդ պղնձագործին: Դա տեղի է ունենում ավելին, քան գրասենյակային թիմերը կարծում են: Տնային շինարարական ոլորտներում ձեր ձայնային պատասխանիչի ձայնը ձևավորում է, թե արդյոք զանգահարողը բավականին վստահում է ձեզ հետ զանգ սպասելու համար:

Տնային թիմի ներկայացումը լավագույնն է աշխատում տիրակալ-ղեկավար խանութների և հեղինք վաճառող սպասարկման բիզնեսների համար: Պղնձագործությունը, էլեկտրիկը, HVAC-ն, հաշվապահությունը և ընդհանուր վերանորոգումները համապատասխանում են: Նպատակը պարզ է. հնչեք իրական բիզնեսի պես իրական թիմով, ոչ թե անանուն նամակագրոցի:

Ինչ ասել

«Ողջույն, սա Մայքն է [Ընկերության անունը] Էլեկտրիկից: Իմ թիմը հիմա ծառայում է հաճախորդներին: Խնդրում ենք թողնել ձեր անունը, համարը, ծառայության հասցեն և խնդրի կարկին նկարագրությունը, և մենք կվերադառնանք ձեր զանգին հնարավորինս շուտ»:

Այդ սցենարը աշխատում է, քանի որ անում է երկու աշխատանք միանգամից: Այն դնում է անձ [համար]-ի հետևում, և տալիս է զանգահարողին պարզ ընդունման ճանապարհ: Շինարարական բիզնեսների համար դա ավելի կարևոր է, քան փայլուն հնչելը:

Մանրամասները դարձնում են դա հավաստի: Եթե օգտագործում եք այս ձևաչափը, ներառեք տեղեկատվություն, որը օգնում է զանգահարողին վստահել ձեր գործընթացը և օգնում է գրասենյակին վերադառնալ պատրաստ զանգին:

Օգտակար մանրամասներ ներառելու համար.

• Ով է խոսում: Տիրակալ, սպասարկման ղեկավար կամ օպերատոր
• Ինչ տեսակի աշխատանք եք անում: Ջրատաքացուցիչներ, վահանակի թարմացումներ, առանց սառեցման զանգեր, տանիքի արտահոսքեր, ջրահեռացման մաքրում
• Ինչ պետք է թողնի զանգահարողը: Անուն, հետ զանգի համար, հասցե և կարճ խնդրի ամփոփում

Սա փոխզիջում ունի: Տնային ողջույնը կառուցում է վստահություն, բայց կարող է նաև դարձնել ձեր խանութը ավելի փոքր հնչող, եթե ձայնագրությունը չափից դուրս սովորական է կամ շատ կապված մեկ անձի հետ: Եթե տիրակալը ձայնագրում է յուրաքանչյուր հաղորդագրություն և դժվար հասնելի է, զանգահարողները կարող են ենթադրել, որ ամբողջ գործողությունը անցնում է մեկ հեռախոսով: Երկու բեռնատարային խանութի համար դա անձնական է թվում: Աճող ընկերության համար կարող է հնչել բարակ:

Իմ խորհուրդն է ձայնագրել ողջույնը այդ անձի ձայնով, ով տիրում է հետևյալին: Եթե օպերատորը վերադառնում է զանգերին, թող օպերատորը լինի ձայնը: Եթե տիրակալը դեռ մշակում է ընդունումը, տիրակալի ձայնն օգտագործելը տրամաբանական է: Համապատասխանեցրեք սցենարը ձեր նախագիծ օֆիսի իրական աշխատանքին:

Ձայնագրեք հանգիստ սենյակում: Խուսափեք բեռնատարի խցիկի աուդիոյից, աշխատանքային հրապարակի աղմուկից և երկար անձնական ներկայացումներից: Եթե ձեր զանգերի ծավալը բավականին բարձր է, որ ձայնային պատասխանիչը դառնում է խցանում, դա սովորաբար այն պահն է, երբ տնային ողջույնը դադարում է լինել վերջնական գիծը և դառնում է ժամանակավոր լուծում: Ավելի լավ պատասխանը հաճախ ուղիղ պատասխանատվության աշխատանքային հոսք է կամ AI- աջակցվող ընդունում, որը դեռ հնչում է տեղական, բայց գրավում է աշխատանքը նախքան զանգահարողը շարժվի առաջ:

7. Գնահատված Սպասման ժամանակը Ուղիղ Հետ Զանգի Առաջարկով

Երկուշաբթի, ժամը 8:07, երեք առանց սառեցման զանգ հարվածում են միանգամից, մեկ տեղադրողը զանգահարում է պահեստամասերի համար, և ձեր օպերատորը արդեն զբաղված է: Այդ պահին ստանդարտ ձայնային պատասխանիչի սենյակը կորցնում է աշխատանքներ: Շարասյունը հետ զանգի տարբերակով կարող է պահել գիծը, բայց միայն, եթե ինչ-որ մեկը աշխատում է այդ շարասյունի վրա:

Այս կարգավորումը համապատասխանում է խանութներին, որոնք ստանում են սուր զանգերի աճեր, բայց դեռ ցանկանում են գրավել հաճախորդին նախքան նա շարժվի առաջ: Այն տալիս է զանգահարողներին պարզ ընտրություն: Մնալ գծում, խնդրել հետ զանգ, կամ օգտագործել այլ կոնտակտային ճանապարհ, եթե առաջարկում եք մեկը: Ավելի բարձր ծավալով գրասենյակների համար դա նաև գործնական միջնադիր է հիմնական ձայնային պատասխանիչի և կոնտրակտորների նախագիծ ժամերից դուրս պատասխանատու ծառայության կամ AI-օգնությամբ առջևի սեղանի միջև, որը կարող է պահել ընդունումը շարժվելով, երբ հեռախոսները կուտակվում են:

Ինչ ասել

«Շնորհակալություն [Ընկերության անունը] HVAC-ի զանգի համար: Մեր թիմը հիմա օգնում է այլ հաճախորդներին: Կարող եք մնալ գծում հաջորդ հասանելի ներկայացուցչի համար, կամ թողնել ձեր անունը, հետ զանգի համարը, ծառայության հասցեն և խնդրի կարճ նկարագրությունը հետ զանգի համար»:

Պահեք կարճ: Զանգահարողը ուզում է ծառայության ճանապարհ, ոչ թե ներողություն զանգերի ծավալի համար:

Դաշտային նշում: Հետ զանգի խոստումը օգնում է միայն, եթե ձեր գրասենյակը կարող է մատակարարել այն հետևողականորեն: Թողեք մի քանիսը, և զանգահարողները սկսում են թվարկել հաջորդ ընկերությունը:

Շարասյունը կարիք ունի տիրոջ

Թույլ կետը հազվադեպ է ողջույնը: Դա անցումն է դրա հետևում:

Եթե հետ զանգերը նստում են ընդհանուր նամակագրոցում, ապրում են մեկ անձի ականջակալում կամ կախված են նրանից, ով առաջինը հիշում է, այս հաղորդագրությունը ստեղծում է ավելի շատ հիասթափություն, քան պարզ ձայնային պատասխանիչ: Զանգահարողը լսել է պարզ տարբերակ և սպասում է պարզ պատասխան: Եթե դա չի տեղի ունենում, ձեր գործընթացը հնչում է ավելի լավ, քան կատարում է:

Օգտագործեք մի քանի կոշտ կանոններ.

• Նշանակեք մեկ դեր հետ զանգերի տիրոջ համար: Օպերատոր, CSR կամ սպասարկման ղեկավար: Մեկ շարասյունի տերը ավելի լավ է, քան անորոշ թիմային պատասխանատվություն:
• Սահմանեք իրական հետ զանգի ֆենստեր: Եթե վերադարձի զանգերը 45 րոպե ուշացած են, ասեք դա սցենարում կամ հեռացրեք խոստումը:
• Հավաքեք ճիշտ մանրամասները: Անուն, համար, հասցե և խնդրի ամփոփում թույլ են տալիս ձեր թիմին զանգել պատրաստ պլանավորելու կամ տրիաժելու համար:
• Ստուգեք բաց թողնումները շաբաթական: Փնտրեք կորած ծանուցումներ, վատ ուղղորդումներ և օրվա ժամեր, երբ պահելը և հետ զանգը դադարում է աշխատել:

Այս ձևաչափը լավագույնն է աշխատում խանութների համար, որոնք արդեն գիտեն իրենց զանգերի օրինաչափությունները և անձնակազմի սահմանները: Եթե դեռ ապավինում եք ձայնային պատասխանիչին ամեն զբաղված առավոտյան գերբեռնվածությունը բռնելու համար, ողջույնը չէ հիմնական վերանորոգումը: Ավելի լավ ընդունման ծածկույթը, լինի դա ուղիղ ընդունում, թե AI-աջակցված պատասխանատվություն, սովորաբար ավելի շատ է անում կորած եկամուտները կանգնեցնելու համար, քան սցենարի մեկ այլ շրջան:

8. Նախագիծ ժամերից դուրս Հրատապ Ուղղորդումը Ուղիղ Գործակալի հետ ընկնելով

Ժամը 21:40, տանտերը տեսնում է ջուր տարածվելով ստորգետնյա հատակի վրա: Նրանք զանգահարում են ձեր խանութին, հարվածում ձայնային պատասխանիչի, և ունեն մոտ տաս վայրկյան սպասարկություն նախքան հաջորդ կոնտրակտորին փորձելը: Դա նախագիծ ժամերից դուրս ողջույնի վերջնական թեստն է:

Խիստ նախագիծ ժամերից դուրս հաղորդագրությունը արագ անում է երեք աշխատանք: Ասում է հրատապ զանգահարողներին, թե ինչն է որակվում հրատապ, տալիս է ուղիղ ճանապարհ ձեր հերթապահ գործընթացի մեջ, և պահում սովորական աշխատանքը գիշերային շարասյունից դուրս: Պղնձագործության, HVAC-ի և էլեկտրիկ խանութների համար այդ բաժանումը կարևոր է, քանի որ յուրաքանչյուր կեղծ հրատապ արթնացնում է տեխնիկին, և յուրաքանչյուր իրական հրատապ, որը մնում է նստած, վերածվում է կորած աշխատանքի:

Ինչ ասել

«Շնորհակալություն [Ընկերության անունը]-ի նախագիծ ժամերից դուրս զանգի համար: Եթե ունեք հրատապ խնդիր, ինչպես առանց ջերմության, պայթած խողովակ կամ ակտիվ էլեկտրական խնդիր, խնդրում ենք թողնել ձեր անունը, հասցեն, հետ զանգի համարը և խնդրի կարճ նկարագրությունը անմիջական հերթապահ վերանայման համար: Եթե ձեր կարիքը հրատապ չէ, թողեք հաղորդագրություն, և մեր գրասենյակը կկապվի ձեզ հետ հաջորդ բիզնես օրը»:

Եթե ձեր թիմը ցանկանում է գիշերային ծածկույթ առանց տեխնիկներին ստիպելու զտել յուրաքանչյուր զանգ, կոնտրակտորների նախագիծ ժամերից դուրս պատասխանատու ծառայություն-ը սովորաբար տալիս է ավելի լավ վերահսկողություն:

Պատրաստեք ուղղորդումը իրական փոխզիջումների շուրջ

Ողջույնը հեշտն է: Ավելի դժվար հարցն է, թե ով է ստանում զանգը, որքան արագ է ստանում այն, և ինչ տեղեկատվություն է ստանում նախքան հետ զանգը:

Ես սովորաբար խորհուրդ եմ տալիս շինարարական բիզնեսներին առաջինը որոշել մեկ բան: Ընդսպասդվե՞լ է հերթապահ տեխնիկը տրիաժել մուտքային հրատապները, թե՞ ուզում եք ուղիղ գործակալ, որը զտում է, հավաքում մանրամասներ և փոխանցում միայն որակյալ հրատապ զանգեր: Առաջին տարբերակը ավելի քիչ է արժեում և աշխատում է փոքր խանութների համար կարգապահ հերթապահ պտույտերով: Երկրորդը նվազեցնում է ընդհատումները և բաց թողնված մանրամասները, ինչը ավելի կարևոր է, երբ զանգերի ծավալը անհետևողական է դառնում կամ բազմաթիվ ծառայության գծեր կիսում են մեկ համար:

Պահեք այս կարգավորումը խիստ.

• Սահմանեք հրատապը պարզ լեզվով: Առանց սառեցման ջերմային ալիքի ժամանակ, ակտիվ ջրի արտահոսք, կղանակի խցանում, գազի հոտ, կարևոր սարքավորումների էներգիայի կորուստ: Ձեր սցենարը և թիմը պետք է օգտագործեն նույն սահմանումները:
• Պահանջեք մանրամասները, որոնք ձեր տեխնիկին պետք են: Անուն, ծառայության հասցե, հետ զանգի համար, խնդրի ամփոփում և մուտքի նշումներ:
• Արտ/separate հրատապը սովորական հետևյալից: Նոր տեղադրումներ, գնահատականներ և անհրատապ վերանորոգումներ պետք է գնան հաջորդ բիզնես օրվա շարասյուն:
• Փորձարկեք ծանուցումները նախագիծ ժամերից դուրս: Եթե հաղորդագրությունները հասնում են ուշ, գնում են սխալ անձին կամ հայտնվում առանց հասցեի, գործընթացը կհիասթափվի ճնշման տակ:

Սա նաև այն վայրն է, որտեղ ժամանակակից նախագիծ օֆիսի գործիքները սկսում են գերազանցել ստանդարտ ձայնային պատասխանիչը: Ավանդական սենյակը ձայնագրում է հաղորդագրություն: Ավելի լավ կարգավորումը կարող է զտել նպատակը, գրավել ամբողջական աշխատանքի մանրամասները և ուղղորդել հրատապ զանգերը անձին, ով կարող է գործել: AI-օգնությամբ ընդունումը կարող է ծածկել այդ բացքի մի մասը, հատկապես առաջին անցման ընդունման համար, բայց միայն, եթե հսկայական կանոնները պարզ են և ուղիղ հետ ընկնելը գոյություն ունի իրական հրատապների համար:

Լավագույն նախագիծ ժամերից դուրս պրոֆեսիոնալ ձայնային պատասխանիչի ողջույնը հնչում է հանգիստ, կոնկրետ և պատրաստ գործելու: Դա այն է, ինչ զանգահարողները ուզում են լսել օրվա ամենավատ ժամանակին:

Պրոֆեսիոնալ Ձայնային Պատասխանիչի Ողջույնների 8-նքարաձև Համեմատություն

Բեպից Ընդդեպ. Ձեր Նախագծի Օֆիսի Նախագիծը

Ժամը 16:47, ձեր գրասենյակի ղեկավարը փաթաթում է, մեկ տեխնիկը դեռ ուշ զանգի վրա է, և հեռախոսը զանգում է առանց ջերմության հրատապով: Եթե այդ զանգահարողը հասնում է ընդհանուր սենյակի, դուք կարող եք դեռ ստանալ հաղորդագրությունը: Կարող եք նաև կորցնել աշխատանքը հաջորդ ընկերությանը, որը պատասխանել է ուղիղ:

Պրոֆեսիոնալ ձայնային պատասխանիչի ողջույնը դեռ ունի աշխատանք անելու: Այն պաշտպանում է նախադրյալները գերբեռնվածության ժամանակ, տալիս հաճախորդներին պարզ հաջորդ քայլ, և պահում է ձեր բիզնեսը անկազմակերպ հնչելուց: Շատ շինարարական բիզնեսների համար այդ հաղորդագրությունը խստացնելը ամենաարագ նախագիծ օֆիսի վերանորոգումն է, որ կարող եք անել:

Եվ դեռ, ձայնային պատասխանիչը վերականգնման գործիք է: Այն օգնում է բաց թողնված զանգից հետո:

Դա գործառնական որոշում է: Բարելավե՛ք փորձը բաց թողնված զանգից հետո, թե՞ կառուցեք համակարգ, որը կանխում է ավելի շատ բաց թողնված զանգեր առաջին տեղում:

Լավ օպերատորները անում են երկուսն էլ: Նրանք այժմ դնում են մաքուր, ոլորտին հատուկ ձայնային պատասխանիչ, քանի որ դա արագ և էժան է: Հետո նվազեցնում են կախվածությունը ձայնային պատասխանիչից գործնական գործիքներով, ինչպես տեքստ-հետևյալ հոսքեր, առցանց պլանավորում, նախագիծ ժամերից դուրս տրիաժ, երկեզեռ կամ բազմալեզու պատասխանատվություն, և ընդունման համակարգեր, որոնք գրավում են աշխատանքի մանրամասները առանց սպասելու, որ ինչ-որ մեկը զանգի հետո:

Տարբերությունը երևում է օրական աշխատանքում: Օպերատորը ստանում է ավելի լավ տեղեկատվություն: Տեխնիկները հասնում են ավելի պարզ նշումներով: Տիրակալները ծախսում են ավելի քիչ ժամանակ խորացրած հաղորդագրությունները կրկնելու և ավելի քիչ ժամանակ կռահելու, թե արդյոք զանգահարողին պետք է տունինգ, արտահոսքի վերանորոգում կամ հրատապ այց: Հաճախորդները ստանում են պատասխան, մինչդեռ դեռ կարիք ունեն դրա, ինչը սովորաբար փոխարկման ժամանակն է:

Դա այն վայրն է, որտեղ հին ձայնային պատասխանիչի և ժամանակակից նախագիծ օֆիսի միջև բացքը պարզվում է: Ձայնագրությունը կարող է բացատրել ձեր ժամերը և սահմանել սպասելիքները: Այն չի կարող պատասխանել գնագոյացման հարցերին, որակել հրատապությունը, պլանավորել տեղ կամ պահել հաճախորդին ներգրավված, երբ նրանք զանգահարում են երեք խանութ հաջորդաբար:

Mercateer-ը մշակում է այդ հաջորդ շերտը: Այն պատասխանում է զանգերին, հաղորդագրություններին և վեբ հարցումներին շուրջօրյա, աշխատում ձեր գնացուցակից, ուղղակի պլանավորում նշանակումներ, և աջակցում բազմալեզու զրույցներ առանց ստիպելու զանգահարողներին անցնել անհարմար մենյուով: Պղնձագործության, HVAC-ի, էլեկտրիկի կամ գարաժի դռան ընկերության համար դա տեղափոխում է նախագիծ օֆիսը հաղորդագրությունների ընդունումից դեպի ակտիվ աշխատանքի գրավում:

Ձայնային պատասխանիչը դեռ արժե պահել: Գերբեռնվածությունը տեղի է ունենում: Նախագիծ ժամերից դուրս ծածկույթը կոտրվում է: Որո՞ք զանգահարողներ նախընտրում են թողնել մանրամասները իրենց բառերով: Բայց դերը պետք է լինի սահմանափակ և նպատակային:

Օգտագործեք ձայնային պատասխանիչը որպես հետևյալ, ոչ թե ձեր հիմնական ընդունման համակարգ: Դա այն եղանակն է, որով շինարարական բիզնեսները դադարում են վերաբերվել բաց թողնված զանգերին որպես անխուսափելի ծախս զբաղված լինելու համար: