Ի՞նչ է վիզուալ ձայնային փոստը? Ժամանակակից բիզնեսների համար ուղեցույց

Դուք ավարտում եք սպասարկման կանչը, նայում եք ձեր հեռախոսին և տեսնում voicemail-ի ծանուցում: Այն կարող է լինել խցանված հիմնական գիծ, ան凉ացման խնդիր կամ ինչ-որ մեկը, ով խնդրում է առաջարկություն վահանակի թարմացման համար: Դուք սեղմում եք, լսում եք ճանապարհային աղմուկ, բռնում եք հասցեի կեսը և կրկնում հաղորդագրությունը երեք անգամ միայն հասկանալու համար, թե արդյոք այն շտապողական է:

Դա այն առօրյա խնդիրն է, որ voicemail-ը պետք է լուծեր: Այն արձանագրում է կանչը, երբ դուք չեք կարող պատասխանել: Բայց առևտրային բիզնեսի համար սովորական voicemail-ը հաճախ վատ է արձանագրում հաղորդագրությունը և շատ ուշ: Մինչև դուք այն վերլուծում եք, հաճախորդը արդեն կարող է զանգել հաջորդ խանութին:

Սա է պատճառը, որ շատ տիրակալներ վերջապես տալիս են պարզ հարց. ինչ է Visual Voicemail-ը, և արդյոք այն օգտակար է իմ բիզնեսի համար? Կարճ պատասխանը՝ այո: Այն իրական թարմացում է հին voicemail-ի համեմատ: Բայց երբ դուք նայում եք, թե ինչպես են կանչերը դառնում աշխատանքներ, կտեսնեք, թե որտեղ է այն օգնում, որտեղ կարճադիմում է և ինչ պետք է անել ավելի լավ համակարգի համար:

Բովանդակության աղյուսակ

• Պատճառված կանչի թաքնված ծախսը
• Ինչ է հենց Visual Voicemail-ը
  • Պատկերացրեք այն ինչպես inbox
  • Սա最重要的 երեք հնարավորությունները
• Օգուտները և թերությունները սպասարկման բիզնեսների համար
  • Որտեղ է օգնում Visual Voicemail-ը
  • Որտեղ այն դեռևս կարճադիմում է
• Ինչպես կարգավորել Visual Voicemail-ը ձեր սարքում
  • iPhone-ի կարգավորում
  • Android-ի կարգավորում
  • Եթե այն անմիջապես չի հայտնվում
• Voicemail-ից դուրս. AI կանչերի մշակում առևտրային բիզնեսների համար
  • Ինչու է voicemail-ը մնում հաղորդագրության փուլում
  • Կանչերի մշակման մեթոդների համեմատություն
  • Ինչն է ավելի լավ կանչերի մշակումը
• ԉրսևորեք հաղորդագրությունների կառավարումը. սկսեք աշխատանքներ պլանավորել

Պատճառված կանչի թաքնված ծախսը

Խողովակահանության տիրակալը սանդղակի տակ է, ամբողջովին սրբված վերանորոգման մեջ, երբ հեռախոսը զանգում է երկու անգամ և դադարում: Հետո նա ստուգում է voicemail-ը և լսում է հետևյալը՝

«Ողջույն, ես Կարենն եմ, կարծում եմ, ունենք արտահոսք պատի մեջ, ջուրը գալիս է հիմնասյունից, զանգահարեք ինձ…»

Հետո բեռնատարը դուռը փակվում է: համարը շշուկով է: հասցեն բացակայում է: հաղորդագրությունը ավարտվում է:

Դա ոչ միայն անհարմարություն է: Դա խախտված փոխանցում է հաճախորդի խնդրից դեպի խանութ, որը կարող է լուծել այն: Տնային սպասարկման մեջ պատճառված կանչերը հազվադեպ են գալիս տեսքով փաթեթավորված: Նրանք գալիս են տեղադրման ժամանակ, վարելիս, աշխատանքից հետո, ընթրիքի ժամանակ կամ երբ գրասենյակային գիծը տեղափոխվում է, քանի որ բոլորը զբաղված են:

Սովորական voicemail-ը դա 악ացնում է: Դուք զանգում եք, մուտքագրում PIN, լսում հերթականությամբ և հույս ունեք, որ հաղորդագրությունը բավականին պարզ է գործելու համար: Եթե ունեք երեք պատճառված կանչ, դուք չեք կարող արագ սկանավորել դրանք և որոշել, թե որը պահանջում է առաջնային ուշադրություն: ամեն ինչ դառնում է հետ զանգելու խնդիր, նույնիսկ երբ մեկ հաղորդագրություն շտապ է, իսկ մյուսը՝ ցածր առաջնահերթության առաջարկության խնդիր:

Պրակտիկ կանոն: Եթե կանչը գնում է voicemail-ի, աշխատանքը արդեն վտանգի տակ է: Միակ հարցն այն է, թե որքան օգտակար տեղեկատվություն կարող եք վերականգնել այդ բացակայությունից:

Սա է պատճառը, որ շատ խանութներ ավելացնում են որոշակի ձևով աշխատանքից հետո covarage, ինչպես օրինակ after-hours answering service for contractors: Պատճառը պարզ է: Հաճախորդները չեն կազմակերպում իրենց խնդիրները ձեր գրասենյակային ժամերի շուրջ:

Visual Voicemail-ը բարելավում է այս իրավիճակը, քանի որ հեշտացնում է voicemail-ի վերանայումն ու տեսակավորումը: Փոխարենը աուդիո лабиринթի միջով փնտրելու, դուք սովորաբար տեսնում եք հաղորդագրությունները որպես ցուցակ, սեղմում եք ուզածդ և հաճախ կարդում տրանսկրիպտ: Զբաղված տիրակալի համար դա նշանակալի քայլ առաջ է:

Դեռ կարևոր է հիշել, թե ինչ է այն: Այն ավելի լավ եղանակ է պատճառված կանչերի կառավարման համար, ոչ թե դրանց կանխարգելման:

Ինչ է հենց Visual Voicemail-ը

Visual Voicemail-ը voicemail-ն է, որը ներկայացված է որպես էկրանային inbox-ի փոխարեն հեռախոսային մենյուի: Եթե երբևէ օգտագործել եք email, դուք արդեն հասկանում եք հիմնական գաղափարը: Դուք տեսնում եք հաղորդագրությունների ցուցակ, ընտրում եք ուզածդ և բացում ուղղակիորեն:

Պատկերացրեք այն ինչպես inbox

Սովորական voicemail-ով համակարգը վերահսկում է փորձառությունը: Դուք զանգում եք voicemail-ի համարին, մուտքագրում եք PIN-դ և անցնում եք հրահանգներով հերթականությամբ:

Visual Voicemail-ով դուք վերահսկում եք հերթականությունը: Դուք սովորաբար տեսնում եք, ով է զանգել, երբ է զանգել և որ հաղորդագրությունը բացել առաջինը: Այդ պարզ փոփոխությունը պատճառ է, որ այն այդքան արագ է զգացվում իրական օգտագործման ժամանակ:

Սա միշտ ստանդարտ չէր: Visual Voicemail-ը հայտնվեց որպես սահմանիչ մոբայլ UI նորարարություն original iPhone-ի մեկնարկի ժամանակ 2007 թվականին**, երբ Apple-ը ներկայացրեց scrollable էկրանային inbox, որը թույլ էր տալիս օգտատերերին տեսնել զանգողի անունները, ժամանակները, հաղորդագրությունների տևողությունը և նվագել հաղորդագրությունները ցանկացած հերթականությամբ առանց voicemail սերվերի զանգելու: 2015 թվականին Android 6.0-ը ինտեգրեց համակարգային Visual Voicemail framework, որը նշանակեց անցումը proprietary հնարավորությունից դեպի platform-level հնարավորություն, ինչպես նկարագրված է այս history of Visual Voicemail and Android integration-ում:

Սա مهمترین երեք հնարավորությունները

Շատ բիզնես տիրակալների համար Visual Voicemail-ը բխում է երեք պրակտիկ հնարավորությունից:

1. Հաղորդագրությունների ցուցակ
   Դուք չեք պետք լսել blindly ամենահինից ամեն նորին: Դուք բացում եք Phone app-ը և սկանավորում եք եկածները:

2. Tap-to-play մուտք
   Դուք կարող եք ընտրել ամենաշտապ հնչող հաղորդագրությունը և լսել առաջինը:

3. Transcription
   Շատ հեռախոսներ կամ կրիչների app-եր վերափոխում են voicemail-ը տեքստի, որպեսզի կարողանաք կարդալ հաղորդագրությունը, երբ վրա եք ցանկացել, crawlspace-ում կամ աղմկոտ condenser-ի կողքին կանգնած:

Դա «ինչ է Visual Voicemail-ը» հարցի պարզ հասկացողական պատասխանն է՝ այն voicemail է, որը տեսանելի, ընտրելի և հաճախ կարդալի:

Այն տարբեր տեսակի voicemail տուփ չէ: Այն տարբեր ինտերֆեյս է նույն պատճառված-կանչի իրադարձության համար:

Պարզ օրինակը պարզեցնում է տարբերությունը: Ենթադրենք ձեր խանութում երեք հաղորդագրություն է սպասվում՝

• «Չկա AC, տարեց ծնող տանը»
• «Պետք է առաջարկություն ջրապտուտակի փոխարինման համար»
• «Հետ զանգում եմ invoice-ի մասին»

Սովորական voicemail-ը ստիպում է լսել այն հերթականությամբ, որ տալիս է համակարգը: Visual Voicemail-ը թույլ է տալիս սկանավորել, որոշել և գործել: Դա չի լուծում բոլոր կանչերի խնդիրները, բայց հեռացնում է շատ շփում վերանայման գործընթացից:

Օգուտները և թերությունները սպասարկման բիզնեսների համար

Սպասարկման բիզնեսի համար Visual Voicemail-ը գտնվում է անհարմար միջանկյալ դիրքում: Այն շատ ավելի լավ է հին voicemail-ից: Այն դեռևս չի հավասարեցվում կենդանի պատասխանին:

Որտեղ է օգնում Visual Voicemail-ը

Ամենամեծ առավելությունը triage-ն է: Եթե դուք վարում եք HVAC, խողովակահանություն, էլեկտրիկ, հաստատում կամ ընդհանուր կոնտրակտորություն, ոչ յուրաքանչյուր պատճառված կանչ ունի նույն շտապողականությունը: Transcription-ը, որը ասում է « խողովակի պայթյուն», արժանի է ուշադրության նախքան այն, որը ասում է «որոնում եմ առաջարկություն հաջորդ ամսվա համար»:

Մի քանի բիզնես օգուտներ առանձնանում են՝

• Ավելի արագ տեսակավորում: Դուք կարող եք արագ սկանավորել մի քանի պատճառված կանչեր փոխարենը զանգելու և լսելու յուրաքանչյուրը հերթականությամբ:
• Ավելի լավ ներքին փոխանցում: Dispatcher-ը կարող է կարդալ transcription-ը և տեքստ ուղարկել տեխնիկին առանց աուդիո կրկնելու speakerphone-ով:
• Հիմնական գրավոր գրառում: Նույնիսկ անկատար transcription-ը տալիս է ձեր թիմին որոնելի ինչ-որ բան, ինչը ավելի լավ է հիշողության վրա հիմնվելուց:
• Փחות շփում ճանապարհին: Տիրակալներն ու դաշտային տեխնիկները կարող են վերանայել հաղորդագրությունները վայրերում, որտեղ աուդիո լսելը անհարմար է, խուսափելով հնչյունային նվագարկումից:

Որոշ խանութների համար դա բավական է այն միացնելու համար: Եթե դեռ օգտագործում եք դասական voicemail, անցումը contractor answering setup that supports better call workflows-ի կարող է դարձնել պատճառված կանչերը պակաս խառնաշփոթ:

Որտեղ այն դեռևս կարճադիմում է

Սահմանափակումները ավելի կարևոր են, քան ընդհանուր առմամբ ընդունված է:

Նախ, transcription-ը չի հավասարեցվում հասկացողությանը: Առևտրային կանչերը պարունակում են փողոցների անուններ, մոդելի համարներ, տեխնիկական տերմիններ, դարպասի կոդեր և հարևանության արտասանություններ: Նույնիսկ լավ transcription-ը կարող է «condenser fan motor»-ը դարձնել անիմաստություն կամ խեղաթյուրել հասցեն այնքան, որ ստիպի հետ զանգել:

Երկրորդ, Visual Voicemail-ը reactive է: Հաճախորդը արդեն զանգել է և չի հասել ձեզ: Դուք կառավարում եք հետնորդները:

Երրորդ, այն սովորաբար չի վերափոխում հաղորդագրությունը structured job record-ի: Դուք դեռ պետք է հանեք անունը, խնդիրը, շտապողականությունը, հասցեն և հետ զանգի մանրամասները, ապա տեղափոխեք դրանք ձեր օրացույց, CRM, dispatch board կամ quoting գործընթացի:

Խանութ տիրակալի իրականություն: Voicemail transcription-ը կարող է ասել, թե ինչ է տեղի ունեցել: Այն սովորաբար չի qualify lead-ը, չի գնահատում աշխատանքը կամ չի պլանավորում աշխատանքը ձեզ համար:

Այդ վերջին կետը հեշտ է բաց թողնել: Visual Voicemail-ը բարելավում է voicemail-ի մուտքը: Այն չի վերակառուցում ձեր front office-ը: Եթե ձեր թիմը ջրբուլակվում է հետ զանգերից, աշխատանքից հետո հաղորդագրություններից և «զանգահարեք մեզ հետ» պիտակներից, արմատական խնդիրը playback ինտերֆեյսը չէ: Արմատական խնդիրը այն է, որ շատ կանչեր դառնում են հաղորդագրություններ սկզբից:

Ինչպես կարգավորել Visual Voicemail-ը ձեր սարքում

Եթե ուզում եք փորձարկել Visual Voicemail-ը ձեր աշխատանքային հեռախոսում, կարգավորումը սովորաբար պարզ է: Ճշգրիտ էկրանները տարբերվում են կրիչից և սարքից, բայց ընդհանուր ուղին ուղիղ է:

iPhone-ի կարգավորում

iPhone-ում Visual Voicemail-ը սովորաբար ինտեգրված է Phone app-ում:

Փորձեք սա՝

1. Բացեք Phone app-ը:
2. Սեղմեք Voicemail:
3. Եթե հրահանգվում եք, սեղմեք Set Up Now:
4. Ստեղծեք voicemail գաղտնաբառ կամ PIN, եթե ձեր կրիչը պահանջում է:
5. Ընտրեք default կամ custom ողջույն:

Միացվածից հետո ձեր հաղորդագրությունները պետք է հայտնվեն որպես ցուցակ Voicemail ներդիրում: Դուք կարող եք սեղմել հաղորդագրությունը՝ նվագելու, ջնջելու կամ վերանայելու ցանկացած transcription-ի:

Եթե չեք տեսնում Voicemail ներդիրը այնպես, ինչպես սպասում էիք, խնդիրը հաճախ կրիչի ակտիվացումն է, ոչ թե հեռախոսը: Այդ դեպքում ստուգեք ձեր գծի կարգավորումները կամ կապվեք ձեր կրիչի աջակցության հետ:

Android-ի կարգավորում

Android-ը մի քիչ պակաս միատեսակ է, քանի որ տարբեր հեռախոս արտադրողներն ու կրիչները տարբեր կերպ են մշակում voicemail-ը: Պրակտիկայում շատ օգտատերեր հետևում են երկու ուղիներից մեկին՝

• Կրիչի app ուղի: Ձեր կրիչը տրամադրում է իր Visual Voicemail app-ը:
• Phone app ուղի: Ձեր հեռախոսի ներդրված dialer-ը ներառում է Visual Voicemail օպցիա settings-ում:

Ընդհանուր կարգավորումային հոսքն այսպիսին է՝

• Բացեք Phone app-ը: Սկսեք ձեր սովորական dialer-ից:
• Ստուգեք settings: Փնտրեք Voicemail կամ Visual Voicemail:
• Միացրեք այն: Եթե օպցիան կա, ակտիվացրեք:
• Ավարտեք account հրահանգները: Որոշ կրիչներ պահանջում են գաղտնաբառ, ողջույն կամ ակտիվացման քայլ:

Ահա արագ walkthrough, եթե ուզում եք տեսնել գործընթացը գործողության մեջ:

Եթե այն անմիջապես չի հայտնվում

Մի քանի տարածված խնդիրներ առաջացնում են շփոթություն:

• Ձեր կրիչը կարող է պետք լինի ակտիվացնել այն: Որոշ գծեր ներառում են voicemail, բայց ոչ visual ինտերֆեյսը, մինչև ակտիվացվի:
• Ձեր app-ը կարող է պետք լինի թարմացում: Հին հեռախոսային ծրագրությունը կարող է թաքցնել կամ խախտել voicemail հնարավորությունները:
• Բիզնես գծերը կարող են տարբեր վարվել: Եթե ձեր cellular-ը կապված է ավելի լայն հեռախոսային setup-ի, forwarding-ը կամ կրիչի կարգավորումները կարող են ազդել app-ում հայտնվողի վրա:

Արագ թեստ: Զանգահարեք ձեր աշխատանքային հեռախոսին այլ համարից, թողեք գնա voicemail-ի, թողեք կարճ հաղորդագրություն և ստուգեք, թե արդյոք այն հայտնվում է որպես ընտրելի ցուցակի տարր audio-only mailbox հրահանգի փոխարեն:

Եթե այո, դուք պատրաստ եք: Եթե ոչ, բացակայող կտորն սովորաբար կրիչի կողմից է, ոչ օգտատիրոջ սխալ:

Voicemail-ից դուրս. AI կանչերի մշակում առևտրային բիզնեսների համար

Visual Voicemail-ը լավ լուծում է նեղ խնդիրը: Այն օգնում է ավելի արդյունավետ վերանայել պատճառված կանչերը: Շատ առևտրային բիզնեսների համար դա օգտակար է, բայց անավարտ:

Ավելի մեծ խնդիրը այն է, ինչ տեղի է ունենում voicemail-ից առաջ: Սպասարկման բիզնեսները գործ ունեն կանչերի պիկերի, շտապ իրավիճակների աշխատանքից հետո, դաշտում գտնվող խմբերի և տիրակալների հետ, ովքեր չեն կարող պատասխանել ձեռքերը աշխատանքով զբաղված լինելիս: Այդ միջավայրում voicemail-ը ավելի շատ fallback է, քան workflow:

Ինչու է voicemail-ը մնում հաղորդագրության փուլում

Կա բաց, թե ինչպես է քննարկվում բիզնես voicemail-ը: Առկա բովանդակությունը Visual Voicemail-ի մասին կենտրոնանում է սպառողական հիմունքների վրա, ինչպես հաղորդագրություններ նվագելը, transcription-ներ կարդալը և հին voicemail-ները ջնջելը: Այն հազվադեպ է բացատրում, թե ինչպես կարող է խողովակահանության կամ HVAC ընկերությունը օգտագործել voicemail-ը job capture և dispatch workflow-ների ներսում: Կարևոր կրիչների support հոդվածները նույնպես վերաբերվում են այն որպես standalone inbox-ի, ոչ թե structured job records-ի աղբյուրի, ինչը թողնում է շատ փոքր առևտրային բիզնեսներ voicemail տվյալները անբավարար օգտագործելիս, ինչպես նկարագրված է այս Android voicemail documentation discussing the business workflow gap-ում:

Այդ կետը կարևոր է, քանի որ առևտրային խանութները չեն պահանջում ավելի գեղեցիկ inbox պատճառված հնարավորությունների համար: Նրանք պահանջում են եղանակ՝ հաճախորդի խնդիրը capture անելու, շտապողականությունը ճիշտ ուղղորդելու, job մանրամասները հավաքելու և կանչը տեղափոխելու booked appointment-ի:

Transcription-ը կարող է օգնել ինչ-որ մեկին ավելի արագ հետ զանգել: Այն սովորաբար չի կարող տալ հետևյալ հարցերը՝

• Սա շտապ իրավիճակ է, թե կարո՞ղ է սպասել վաղը:
• Ի՞նչ սարքավորում է ազդվում:
• Ի՞նչ է սպասարկման հասցեն:
• Ցանկանու՞մ եք առաջին հասանելի appointment:
• Հաստատու՞մ եք quoted service range-ը:

Այդ հարցերը վերափոխում են հեռախոսային կանչը իրական job record-ի:

Կանչերի մշակման մեթոդների համեմատություն

Սա պրակտիկ good, better, best առաջընթացն է՝

• Good: Traditional voicemail-ը առնվազն capture ինչ-որ բան:
• Better: Visual Voicemail-ը օգնում է ձեր թիմին ավելի արագ վերանայել և տեսակավորել պատճառված կանչերը:
• Best: Live AI receptionist-ը մշակում է կանչը նախքան այն voicemail դառնալը:

Ինչն է ավելի լավ կանչերի մշակումը

Առևտրային բիզնեսի համար ամենաուժեղ համակարգը չի սկսվում հաղորդագրությունների կառավարումից: Այն սկսվում է call capture-ից:

Դա նշանակում է, որ զանգողը ստանում է պատասխան, նկարագրում է խնդիրը պարզ լեզվով և առաջ է գնում առանց հետ զանգի սպասելու: Համակարգը հաստատում է, թե արդյոք շտապ է, հավաքում հասցեն ու կոնտակտները, կիսվում գներով, եթե համապատասխան է, և պլանավորում աշխատանքը կամ escalate անում on-call տեխնիկին:

Դա տարբեր կատեգորիա է voicemail-ից: Այն ոչ inbox է: Այն front-office operations է:

Եթե ձեր խանութը ակտիվորեն համեմատում է օպցիաները, AI receptionist built for contractors-ը ամենապարզ օրինակն է այդ փոփոխության: Հիմնական տարբերությունը ոչ կոսմետիկ է: Այն operational է: Դուք այլևս չեք հարցնում. «Ինչպե՞ս կառավարենք բաց թողնված հաղորդագրությունները?» Դուք հարցնում եք. «Ինչպե՞ս կանգնեցնենք կանչի կորստը սկզբից?»

Voicemail-ը կազմակերպում է մնացորդները: Live call handling-ը capture անում է պահանջը, երբ հաճախորդը պատրաստ է վարձել:

Solo operator-ի համար Visual Voicemail-ը կարող է բավականին լինել հիշենակ: Multi-tech խանութի կամ ցանկացած թիմի համար, որը փորձում է պաշտպանել after-hours եկամուտները, այն սովորաբար չէ վերջնակետը: Այն միջանկյալն է:

ԉրսևորեք հաղորդագրությունների կառավարումը. սկսեք աշխատանքներ պլանավորել

Visual Voicemail-ը խելացի թարմացում է: Եթե դեռ գործ ունեք հին dial-in voicemail-ի հետ, արժե այն միացնել, քանի որ այն հեշտացնում է պատճառված կանչերի վերանայումը, տեսակավորումը և հասկանալը:

Բայց դա այն սահմանափակումն է: Այն օգնում է աշխատել հաղորդագրություններով հետո, երբ հաճախորդը չի հասել ձեզ: Առևտրային բիզնեսի համար դա նշանակում է, որ դուք դեռ ծախսում եք ժամանակ intent-ի վերլուծության, հետ զանգերի և job մանրամասների վերակառուցման վրա աուդիո碎片երից ու անկատար transcription-ներից:

Որոշումը պարզ է: Ցանկանու՞մ եք համակարգ, որը օգնում է կառավարել պատճառված կանչերը, թե՞ համակարգ, որը օգնում է capture live demand:

Traditional voicemail-ը ան minimum-ն է: Visual Voicemail-ը ավելի լավն է, քանի որ տալիս է պարզություն և արագություն: Purpose-built AI receptionist-ը գնում է ավելի հեռու՝ վերափոխելով մուտքերն incoming կանչերը qualified, quoted և booked աշխատանքի, մինչ հաճախորդը դեռ գծի վրա է:

Եթե ձեր հեռախոսը հիմնականում անձնական սարք է, Visual Voicemail-ը կարող է բոլորը լինել, ինչ ձեզ պետք է: Եթե ձեր հեռախոսը եկամուտային ալիք է, դուք արագ կդուրս գաք voicemail մտածողությունից:

---

Եթե ուզում եք համակարգ, որը ավելին է անում, քան հաղորդագրություններ պահելը, Mercateer-ը տալիս է առևտրային բիզնեսներին եղանակ՝ պատասխանել կանչերին օրուրը շուրջ, մշակել հաճախորդների խնդրանքները real time-ում և տեղափոխել inbound demand-ը booked աշխատանքների, փոխարենը բաց թողնված հետ զանգերի: